Ziik mantiene a Ren Cykel en marcha

Acerca de la empresa

Ren Cykel es una cadena danesa de talleres de reparación de bicicletas fundada en 2015. Además de tres talleres y tiendas con acceso directo para bicicletas repartidos por Copenhague, la empresa cuenta con cuatro talleres móviles y ofrece un servicio de recogida, en el que recogen las bicicletas a domicilio y las devuelven al día siguiente, completamente reparadas y revisadas. El servicio de recogida es especialmente popular entre las numerosas familias de Copenhague que poseen bicicletas de carga. Los talleres móviles son furgonetas adaptadas, construidas especialmente para albergar un taller de bicicletas totalmente funcional en la parte trasera.

Se han convertido rápidamente en un elemento habitual en los edificios de oficinas de Copenhague y sus alrededores, donde las empresas los contratan para ofrecer un servicio de reparación de bicicletas durante el horario laboral como una ventaja práctica para sus empleados. Hablamos con Nikolaj Riis, propietario de Ren Cykel, sobre los retos que supone gestionar una empresa a distancia, y sobre cómo Ziik les ha facilitado mucho la vida a él, a sus tres socios y a sus más de 20 empleados.

Retos a los que se enfrenta Ziik

«Probamos a usar Skype durante un tiempo, pero necesitábamos algo más eficaz. Necesitábamos alguna forma de saber si la gente había visto información importante, como invitaciones a reuniones de personal o cambios en nuestros precios. Básicamente, a medida que crecíamos, necesitábamos una plataforma en la que pudiéramos reunir a todo el mundo en un mismo sitio. Seguimos probando nuevas soluciones y nuevas plataformas, al tiempo que seguíamos utilizando mensajes de texto. La situación se volvió simplemente demasiado caótica. Dedicábamos demasiado tiempo a problemas de comunicación. Y se convirtió en un tema que nuestros empleados empezaban a plantear: «Necesitamos una forma mejor de comunicarnos».

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Requisitos para una nueva solución

«Básicamente, necesitábamos una intranet. En mi anterior trabajo teníamos una que podíamos utilizar para presentar a los nuevos compañeros y compartir noticias importantes de la empresa. Así que necesitábamos algo parecido. Era importante que contara con una función que permitiera a los empleados confirmar que habían leído determinados mensajes y, dado que gran parte del funcionamiento diario de la empresa se lleva a cabo por escrito, tenía que facilitar la comunicación en ambos sentidos. Por último, tenía que ser móvil y estar basada en una aplicación, dada la naturaleza de nuestro trabajo: muchos de nuestros empleados trabajan en unidades móviles, ¡y en un taller de bicicletas no hay espacio para ordenadores ni tiempo para sentarse delante de ellos!».

Resultados

Una elección sencilla, un comienzo fácil

«De hecho, descubrí Ziik buscando en Google “intranet móvil”, y enseguida tuve claro que esta plataforma podía ofrecer todo lo que necesitábamos, y además a un precio razonable. Anunciamos la nueva plataforma a principios de enero de 2022 y dimos a todo el mundo una semana para instalarla y empezar a usarla. Había creado un evento al que todo el mundo tenía que apuntarse para demostrar que estaba listo. Una vez que todos lo hicieron, cerramos nuestra cuenta de Skype y, desde entonces, todo se ha hecho a través de Ziik».

«Enseguida quedó claro que Ziik podía hacer todo lo que necesitábamos».

Una acogida estupenda‍

«Todo el mundo se ha mostrado muy positivo respecto al inicio del uso de Ziik. Ha facilitado mucho la comunicación, y nuestros empleados opinan que es ingenioso y fácil de usar. Por supuesto, todos tienen entre 21 y 40 años, así que están muy acostumbrados a usar aplicaciones y redes sociales. Pero es muy intuitivo y de fácil acceso».

Todo trabajo y nada de diversión

«Para nosotros, Ziik es una herramienta de trabajo»

«En realidad, no utilizamos Ziik como herramienta social ni por diversión. Para nosotros, es una herramienta de trabajo, y queremos que siga siéndolo. Si empezamos a desviarnos del trabajo hacia la diversión, será más difícil distinguir entre lo que es trabajo y lo que no lo es. Queremos que se mantenga la seriedad, para que sepas que, si recibes una notificación de Ziik, es importante. Así es más fácil y menos estresante».

¿Qué más hace?

Como administrador, también me parece que Ziik es bastante fácil de usar. Ahora que lo pienso, me gustaría hacer un curso de formación para descubrir qué otras funciones tiene, ya que sé que Ziik ofrece mucho más de lo que nosotros le sacamos partido.

Consejos para ahorrar tiempo cada día

Como responsable, Ziik me ahorra mucho tiempo. El simple hecho de que los empleados puedan aceptar o rechazar invitaciones a eventos desde un mismo lugar me ahorra la molestia de llevar un control de los asistentes en un documento aparte. Además, poder buscar en la aplicación información sobre temas como la ropa de trabajo me ahorra el tiempo que me lleva responder una y otra vez a las mismas preguntas.