Difundir el mensaje con Ziik

Acerca de la empresa

Subway Suecia forma parte de una cadena mundial de restaurantes especializados en bocadillos. Subway Suecia, que funciona mediante un sistema de franquicias, cuenta con unos 170 restaurantes gestionados por franquiciados. Subway Suecia se divide en cuatro regiones, cada una de ellas a cargo de un operador regional. Las cuatro regiones utilizan Ziik para comunicarse y compartir información de forma ágil.

Retos a los que se enfrenta Ziik

«Una de las principales razones por las que buscábamos un sistema como Ziik era que queríamos poder hacer llegar mensajes importantes a todos nuestros franquiciados y preparadores de bocadillos a la vez. Antes enviábamos correos electrónicos a los franquiciados, que luego tenían que transmitir la información, pero uno de los problemas de los SMS o los correos electrónicos era que no se recibían confirmaciones de lectura. No sabes si los franquiciados los han recibido, ni si los han leído o han descargado los archivos adjuntos. Y en nuestro sector, a veces hay información de la que es imprescindible saber que ha sido recibida por todo el mundo, como las actualizaciones sobre seguridad alimentaria o la situación de la COVID-19».

Requisitos para una nueva solución

Contar con una solución móvil sólida era un requisito imprescindible para la nueva plataforma de comunicación e intercambio de información. La mayoría de nuestros franquiciados y todos nuestros «artistas del sándwich» dependen de sus teléfonos inteligentes para mantenerse al día; no pasan mucho tiempo sentados en sus escritorios durante sus turnos.

Otro requisito era que el sistema fuera fácil de aprender a utilizar, tanto para los usuarios finales como para los responsables de su configuración. Queríamos que los operadores regionales y los franquiciados pudieran configurar el sistema sin necesidad de una gran infraestructura informática ni de contratar a consultores que nos ayudaran.

También queríamos crear un foro en el que la gente pudiera comunicarse entre sí. Y un lugar al que siempre pudiéramos recurrir si alguien necesitaba información.

Resultados

Muy fácil de usar

Lo que tiene Ziik es que se parece y funciona como algunas de las plataformas de redes sociales más populares. Eso significa que todo el mundo sabe ya cómo utilizarlo en cuanto lo prueba por primera vez. Nunca he conocido a nadie que no supiera utilizarlo. El único problema que tenemos es que la gente se olvida de sus contraseñas. La gente no ha mostrado ninguna reticencia a la hora de utilizarlo. Antes, la gente utilizaba diferentes redes sociales para crear chats grupales. Ahora basta con usar Ziik.

Muy ágil

La mayoría de los empleados que trabajan en los restaurantes Subway tienen entre 20 y 21 años, así que se les da muy bien usar aplicaciones. Les resulta fácil empezar a utilizar la aplicación Ziik. De hecho, dan por hecho que este tipo de sistemas de comunicación modernos estarán disponibles cuando vayan a trabajar a cualquier sitio.
Aunque yo, personalmente, prefiero usar la versión de escritorio. Durante el día hablo con mucha gente a través del chat de Ziik. Y para mí es más cómodo usar el teclado cuando tengo que escribir tanto. ¡Aunque probablemente alguno de nuestros «artistas de los sándwiches» me ganaría en velocidad escribiendo con el móvil!

Funciona nada más sacarlo de la caja

Los franquiciados esperan que un sistema de franquicias como el nuestro cuente con un sistema de comunicación que funcione desde el primer momento. Esa es la esencia de la franquicia: pagas por un concepto en el que todo está ya preparado, y solo tienes que ponerlo en marcha. Ziik funciona así. Se lo he mostrado a algunos de mis colegas operadores de Subway en otros países, y ellos también están muy impresionados.

Todo lo que necesitas saber en un solo lugar

Una franquicia como la nuestra funciona gracias a los manuales, o «rutinas operativas», como los llamamos. Los tenemos todos almacenados en la sección «Manuales» de Ziik, junto con todas las normativas más recientes. Lo guardamos todo en Ziik: al menos un par de gigabytes de información. Todos los manuales que necesitas para gestionar una franquicia o trabajar un turno en un restaurante los puedes encontrar aquí.

Fácil de instalar

Yo mismo configuré el sistema en mi región. Todos los operadores regionales de Subway Suecia asistimos a una reunión formativa con Ziik en Dinamarca; después, volvimos a casa y configuramos los sistemas por nuestra cuenta para nuestras respectivas regiones. La reunión solo duró un par de horas, no fue como un seminario de todo el día. Configurarlo es realmente fácil. La jerarquía es descendente, así que lo hemos configurado para que los franquiciados puedan crear sus propios grupos y rutinas para sus franquicias. Tenemos un grupo global, en el que se puede encontrar a cualquier persona que trabaje con y para Subway en Suecia.