La información adecuada, independientemente de dónde se realice el trabajo: cómo Hurtigruta Carglass® conecta a sus equipos de primera línea

Acerca de la empresa

Hurtigruta Carglass®, que forma parte del Grupo Belron, es una de las empresas líderes en Noruega especializada en la reparación y sustitución de lunas de automóviles. Cuenta con 370 empleados que trabajan en más de 100 centros repartidos por toda Noruega, desde Alta, en el extremo norte, hasta Kristiansand, en el sur.

Una gran parte de su plantilla está formada por técnicos cuya jornada laboral se centra en atender a los clientes y a los vehículos en la carretera. Por eso, el acceso móvil a la información de la empresa reviste una importancia especial.

Retos a los que se enfrenta Ziik

El mayor reto en materia de comunicación interna para Hurtigruta Carglass® era llegar a los empleados que no pasan todo el día delante de un ordenador. Por ello, se necesitaba un nuevo canal en el que la información importante fuera fácilmente accesible y estuviera a disposición de todos, independientemente de dónde, cuándo o cómo trabajaran.

Anteriormente, Workplace se encargaba de este canal. Pero cuando quedó claro que iba a dejar de estar disponible, fue necesario buscar una nueva solución. En esta ocasión, la prioridad era clara para el equipo directivo: la información importante debía llegar a los empleados a los que les concernía, incluidos los técnicos que trabajan fuera de la oficina.

Requisitos para una nueva solución

La nueva plataforma debía ser fácil de usar y estar diseñada pensando primero en los dispositivos móviles, para facilitar el contacto con los empleados de toda la organización. También debía permitir orientar fácilmente la información según la región, el departamento y el área profesional, en lugar de enviarlo todo a todo el mundo. Además, se necesitaba una función que permitiera saber si la información especialmente importante se había leído realmente.

Pero su requisito más importante era encontrar un socio, no solo una plataforma técnica. Durante el proceso de selección, la empresa se reunió con varios proveedores. Ziik destacó por su enfoque cercano y personal.

«Tuvimos la sensación de que nuestros contactos en Ziik realmente querían comprender nuestra organización y nuestras necesidades», afirma Bente Birkeland. «Su objetivo era ayudarnos a tener éxito, no solo proporcionarnos una plataforma».

Resultados y momentos destacados

La información importante llega a los técnicos a través del móvil

El cambio más importante es muy sencillo: ahora los técnicos pueden recibir información de la empresa directamente en sus teléfonos. Ya no necesitan estar sentados delante de un ordenador para mantenerse informados. Esto hace que la comunicación sea mucho más accesible para los empleados que se pasan la jornada laboral reparando y sustituyendo lunas de automóviles, en lugar de consultar el correo electrónico desde un escritorio.

La comunicación puede dirigirse a los empleados adecuados

Hurtigruta Carglass® ha creado una estructura de grupos clara en Ziik. Existen grupos para las regiones y las funciones centrales, así como para áreas especializadas como RR. HH., TI, operaciones, salud, seguridad y medio ambiente, finanzas, ventas y marketing. Esto permite compartir la información con los empleados a los que realmente les concierne, al tiempo que la comunicación a nivel de toda la empresa sigue llegando a todo el mundo cuando es necesario.

Las confirmaciones de lectura aportan una valiosa visibilidad

En el caso de los mensajes importantes, Hurtigruta Carglass® puede activar las confirmaciones de lectura. Esto permite a la organización tener una visión general de cuántos empleados han visto la información y, cuando sea necesario, quién la ha leído. Para una plantilla en la que muchos empleados no trabajan con un ordenador, esa visibilidad resulta especialmente valiosa. Ayuda a que la comunicación pase de ser una mera publicación de información a saber si el mensaje ha llegado realmente a su público.

Cada vez son más las áreas de la organización que se están convirtiendo en comunicadores activos

Tras aproximadamente un año con Ziik, Hurtigruta Carglass® también se ha centrado en conseguir que sus departamentos centrales utilicen la plataforma de forma más activa. Se anima cada vez más a los equipos de RR. HH., TI, operaciones y otros a publicar información relevante directamente para los empleados. Este trabajo ha reforzado una lección importante: una buena comunicación interna requiere una atención constante. Ziik ha respaldado este desarrollo con formación práctica, lo que incluye trabajar directamente con los departamentos centrales para demostrar cómo se puede utilizar la plataforma en la práctica.

«Cuanto más contenido relevante y útil se publique, mayor será el valor que Ziik aporte a nuestros empleados», afirma Bente Birkeland.

Funciones favoritas

Aplicación móvil

Para los técnicos y demás empleados que no trabajan a diario frente a un ordenador, el acceso móvil es fundamental. La aplicación pone la información de la empresa directamente en el dispositivo que los empleados ya llevan consigo.

‍Grupos

Los grupos permiten a Hurtigruta Carglass® estructurar la comunicación en función de las regiones, las funciones centrales y las áreas profesionales. Esto contribuye a que la comunicación sea más relevante y evita que se envíen innecesariamente todos los mensajes a toda la organización.

‍Confirmaciones de lectura

Las confirmaciones de lectura permiten a Hurtigruta Carglass® saber si la información importante se ha visto realmente. Esto resulta especialmente útil en aquellos casos en los que no basta con publicar el mensaje.

‍Chat

El chat se utiliza ampliamente en toda la organización y ofrece a los empleados una forma rápida y sencilla de comunicarse entre equipos y sedes.