Una organización, muchas sedes: cómo los Servicios Sanitarios del Oeste de Islandia crearon un espacio para conectar

Acerca de la empresa

West Iceland Health Services es una organización pública de asistencia sanitaria que presta servicios sanitarios en toda la zona occidental de Islandia. Cuenta con más de 600 empleados que trabajan en ocho centros, entre los que se incluyen el hospital principal de Akranes, así como centros de salud, residencias de ancianos y otros servicios repartidos por toda la región. Las considerables distancias geográficas y una plantilla muy diversa —que incluye médicos, enfermeros, personal de ambulancias, empleados administrativos, personal de limpieza y otros colectivos profesionales— hacen que la comunicación interna sea especialmente importante. Los empleados deben sentirse parte de la misma organización, pero no es necesario que tengan acceso exactamente a la misma información.

Retos a los que se enfrenta Ziik

Antes de Ziik, West Iceland Health Services utilizaba Workplace para la comunicación interna. Cuando quedó claro que Workplace iba a dejar de estar disponible, la organización comenzó a analizar detenidamente qué había funcionado y qué quería mejorar. Uno de los mayores retos era la cantidad de trabajo manual que suponía mantener la estructura de comunicación: cuando se incorporaba un nuevo empleado, había que añadirlo manualmente a los grupos correspondientes. Dada la gran variedad de sedes, departamentos y puestos profesionales, mantener esa estructura alineada con la organización requería una labor administrativa constante.

Al mismo tiempo, querían mejorar la forma en que los empleados recibían la información. Era necesario que algunas comunicaciones llegaran a todo el mundo. Otra información, en cambio, solo podía ser relevante para el personal de enfermería, el personal de ambulancias, los directivos, un departamento concreto del hospital o los empleados de un centro específico. La organización también quería algo más que un canal de información: la participación de la comunidad y de los empleados era importante desde el principio. Dado que los empleados se encontraban repartidos por una amplia zona geográfica, se necesitaba un espacio compartido donde las personas también pudieran experimentar el aspecto social de pertenecer a la misma organización.

Requisitos para una nueva solución

Un requisito fundamental era que la nueva plataforma reflejara la forma en que la organización está estructurada realmente. Los departamentos y los puestos profesionales ya existían en el sistema de recursos humanos de la organización, y el objetivo era crear la misma estructura en Ziik, de modo que los empleados pudieran formar parte automáticamente del entorno de comunicación adecuado.

«Probablemente eso fue lo más importante que hicimos al principio», afirma Sigurður Þór Sigursteinsson.

La organización también quería poder comunicarse a distintos niveles: en toda la organización, por sede, por departamento y por función profesional. Al mismo tiempo, la plataforma debía respaldar el objetivo inicial de la comunidad.

«Cuando estábamos decidiendo qué queríamos, una de las cosas en las que hicimos hincapié fue que queríamos crear una comunidad», afirma Sigurður Þór Sigursteinsson. «Queríamos algo social y un lugar donde pudiéramos reunirnos independientemente de dónde estuviéramos».

Resultados

Una comunicación más relevante

Ziik permite a los Servicios Sanitarios del Oeste de Islandia dirigir la información en función de la ubicación, el departamento y la función profesional. Por ejemplo, hay más de 90 enfermeras registradas en el sistema bajo una misma función. Si la información es relevante específicamente para las enfermeras, la organización puede comunicarse directamente con ese grupo en lugar de enviar el mensaje a todo el mundo.

Este mismo enfoque puede aplicarse a otras profesiones. Si se organiza una formación específica para el personal de ambulancias, se puede crear rápidamente un grupo para los empleados correspondientes, en el que puedan recibir información, compartir archivos y comentar la formación. El principio es sencillo: solo reciben la información aquellas personas que la necesitan.

Una incorporación más sencilla y menos tareas administrativas manuales

Los Servicios Sanitarios del Oeste de Islandia han configurado Ziik para que refleje la estructura de la organización en su sistema de recursos humanos.

Antes, había que añadir manualmente a los nuevos empleados a los grupos correspondientes de Workplace. Hoy en día, los nuevos empleados se pueden crear automáticamente en Ziik como parte del proceso de incorporación. Esto significa que la estructura de comunicación es mucho más sistemática y fácil de mantener a medida que los empleados se incorporan a la organización o cambian de puesto.

Un lugar de encuentro común en ocho sedes

Aunque la comunicación puede estar muy orientada a un público específico, los empleados siguen conectados a través de un canal compartido de la empresa. Esto proporciona a la organización un espacio común tanto para la información de toda la empresa como para los aspectos más sociales de la vida laboral.

Por ejemplo, Ziik se utiliza en el marco de eventos y actividades para empleados, lo que contribuye a generar expectación y compromiso en toda la organización. Para West Iceland Health, esta combinación es importante: los empleados pueden recibir la información relevante para su propio trabajo sin dejar de sentirse parte de una comunidad más amplia.

«Eso crea un ambiente realmente positivo», afirma Sigurður Þór Sigursteinsson.

‍Una mejor comprensión de la aceptación por parte de los empleados

La introducción de una nueva plataforma no implica automáticamente que todo el mundo cambie sus hábitos de la noche a la mañana. En el momento de la entrevista, alrededor de tres cuartas partes de los empleados de los Servicios Sanitarios del Oeste de Islandia se habían descargado la aplicación Ziik, pero el grado de adopción variaba según las sedes y los departamentos. Las estadísticas de Ziik proporcionan a Sigurður Þór Sigursteinsson información sobre dónde se utiliza activamente la plataforma y dónde podría ser necesario un apoyo adicional. Basándose en estos datos, ha visitado diferentes centros, ha hablado con los empleados y ha colaborado con los responsables locales para comprender qué podría estar impidiendo que la gente utilice la plataforma. Esto contribuye a impulsar su adopción. En un departamento hospitalario con unos 45 empleados, el índice de uso ha superado el 90 por ciento.

«Es muy importante que hablemos con los responsables locales y les expliquemos por qué deberían utilizarlo», afirma Sigurður Þór Sigursteinsson. «Cuando toman la iniciativa y empiezan a utilizarlo, funciona muy bien».

Funciones favoritas

Grupos y funciones

Los grupos y las funciones permiten a West Iceland Health Services estructurar la comunicación en torno a la propia organización. Se puede contactar con los empleados según su ubicación, departamento o función profesional, lo que facilita la distribución de información relevante sin necesidad de enviar todos los mensajes a toda la organización.

Estadísticas

Las estadísticas de uso ayudan a Sigurður Þór Sigursteinsson a conocer cómo se está implantando Ziik en las distintas sedes y departamentos. Esto permite identificar dónde el uso es más intenso y dónde los responsables o los empleados pueden necesitar apoyo adicional.

Archivos y accesos directos

Ziik también es un punto de partida muy útil para encontrar información relacionada con el trabajo.

Los Servicios Sanitarios del Oeste de Islandia cuentan con una intranet y sistemas especializados ya existentes, y no todo se ha trasladado a Ziik. En su lugar, los archivos y los accesos directos ayudan a los empleados a encontrar la información y los sistemas que necesitan. Sigurður Þór Sigursteinsson describe Ziik como una capa de comunicación móvil y fácil de usar que se superpone a la intranet existente.

Chat

Sigurður Þór Sigursteinsson utiliza mucho el chat en su trabajo relacionado con los recursos humanos. Le permite comunicarse fácilmente y de forma directa con empleados y directivos de toda la organización, independientemente de dónde se encuentren.