Dinamarca
Construcción: instalación técnica y mantenimiento
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Petrowsky Gruppen es una empresa danesa familiar dedicada a la instalación y el mantenimiento, especializada en agua, aire y energía. Fundada en Vejle en 1973, la empresa ha pasado de ser un negocio tradicional de fontanería a convertirse en un proveedor especializado en instalaciones técnicas y servicios. En la actualidad, el grupo cuenta con sedes en Vejle, Horsens y Kolding, y da empleo a unos 65 instaladores, técnicos, aprendices, jefes de proyecto, ingenieros y personal administrativo. Para Petrowsky Gruppen, ese crecimiento también ha supuesto un reto en materia de comunicación.
«Rara vez estamos todos juntos», explica Anne Lyngholm Trant. «Tenemos tres sedes diferentes y nuestros instaladores suelen ir directamente al cliente. No nos cruzamos en el pasillo ni nos encontramos junto a la máquina de café».
Encontrar una forma mejor de llegar a todo el mundo
Petrowsky Gruppen ya contaba con una página para empleados en su sitio web, donde estos podían acceder a noticias, manuales para empleados, información sobre seguridad y otros documentos. El problema era conseguir que la gente la utilizara. Para un montador o un técnico que trabajaba sobre el terreno, visitar el sitio web e iniciar sesión en el área de empleados desde el móvil suponía una barrera innecesaria.
«Teníamos la sensación de que nuestros mensajes no se leían y de que la página web para empleados no recibía suficientes visitas», afirma Anne Lyngholm Trant.
Además, se trataba en gran medida de una comunicación unidireccional. Petrowsky Gruppen podía publicar información, pero los empleados no podían interactuar fácilmente con ella ni responder a sus compañeros de toda la organización. Y a medida que la empresa seguía creciendo, Petrowsky Gruppen quería algo más inmediato: una aplicación que pudiera llegar a las personas dondequiera que estuvieran trabajando, al tiempo que creara una comunidad digital más sólida entre todas las sedes.
«Para muchos de nuestros instaladores y técnicos, el teléfono es su herramienta principal, aparte de una llave de tubos y cualquier otra cosa que tengan entre las manos».
Por qué elegir Ziik
Petrowsky Gruppen analizó varias soluciones antes de decidirse por Ziik. Los requisitos eran claros: la plataforma debía funcionar como una aplicación, enviar notificaciones, ser intuitiva y permitir a la empresa comunicarse tanto con toda la organización como con sedes o grupos concretos. Las confirmaciones de lectura eran otro requisito importante.
«Nos tranquiliza mucho saber que la gente ha recibido la información adecuada en el momento oportuno», afirma Anne Lyngholm Trant.
La interfaz intuitiva también fue un factor importante. Para los empleados que no pasan todo el día delante del ordenador, la plataforma debía resultar accesible de inmediato, en lugar de parecer otro sistema informático más que tuvieran que aprender a manejar.
Implementar una nueva herramienta junto con las ya existentes
Apoyo durante la incorporación
Cómo dividir un proyecto grande en pasos más manejables
Para Anne Lyngholm Trant, uno de los aspectos más destacados de la incorporación a Ziik ha sido su estructura. Empezar a utilizar una nueva plataforma de comunicación al mismo tiempo que se realiza el trabajo diario podría resultar fácilmente abrumador. En cambio, el proceso se dividió en una serie de pasos claros y manejables. Cada reunión en línea contaba con un orden del día. El equipo de implementación de Ziik de Petrowsky sabía qué había que preparar antes de la siguiente reunión, y el equipo volvía una y otra vez a la plataforma para asegurarse de que todo resultara familiar antes de seguir adelante.
«Ha sido un proceso muy estructurado», afirma Anne Lyngholm Trant. «Siempre ha quedado claro lo que teníamos que hacer y lo que teníamos que tener preparado para la siguiente reunión».
Si había algo que no quedaba del todo claro, simplemente volvían sobre ello.
«Podíamos probar cosas por nuestra cuenta, volver en la siguiente reunión y evaluar cómo había ido. Nos hemos sentido apoyados durante todo el proceso».
No te quedes desamparado después de todo ese esfuerzo
La puesta en marcha de la plataforma también supuso trasladar una cantidad considerable de información ya existente. Petrowsky Gruppen cuenta con extensos manuales para empleados y de seguridad, así como directrices y descripciones de los procedimientos de trabajo. En lugar de dejar que la propia empresa se encargara de transferir y organizar todo ese contenido, Ziik ayudó a dividir el material en capítulos y a subirlo siguiendo una estructura diseñada para facilitar la navegación a los empleados.
«No nos han dejado que nos las apañemos solos ni que nos las arreglemos por nuestra cuenta», afirma Anne Lyngholm Trant. «Todo el proceso se ha gestionado muy bien desde el principio».
El hecho de haber tenido siempre a la misma persona de contacto de Ziik durante todo el proceso de incorporación también ha ayudado a establecer una relación y ha facilitado la obtención de ayuda cada vez que algo ha ralentizado el proceso.
Preparación de los empleados
A medida que ha ido avanzando la configuración técnica y de contenidos, Petrowsky Gruppen ha comenzado a presentar Ziik a los empleados centro por centro. En lugar de limitarse a enviar por correo electrónico un enlace de descarga a todo el mundo, la empresa está reuniendo a los empleados de cada centro para ofrecerles una presentación informal por la tarde. Los empleados instalan la aplicación allí mismo, de modo que Petrowsky puede asegurarse de que todos empiecen a utilizarla y tengan la oportunidad de probarla; y la respuesta inicial ha sido alentadora.
«Creo que entienden para qué sirve», afirma Anne Lyngholm Trant. «Es fácil de usar, reciben notificaciones y les resulta familiar porque funciona como otras aplicaciones que ya utilizan».
La capacidad de comunicarse en toda la organización también ha despertado interés. Esto es importante para Petrowsky Gruppen, ya que su objetivo no es simplemente distribuir la información de forma más eficiente, sino también ayudar a los empleados de distintos puestos y ubicaciones a sentirse parte de la misma empresa.
«Cuando no ves a tus compañeros todos los días, puedes perder un poco esa sensación de cercanía», afirma Anne Lyngholm Trant. «Para nosotros es importante que todos se sientan parte de una comunidad y de una misma organización».
Listos para el primer día
Una vez que Ziik entre en funcionamiento, los empleados de Petrowsky Gruppen tendrán a su disposición, directamente en sus teléfonos, noticias de la empresa, manuales de empleados, manuales de seguridad y otra información importante. Anne Lyngholm Trant también está deseando probar la función de búsqueda basada en inteligencia artificial de Ziik, que permitirá a los empleados formular preguntas sobre los documentos subidos y ser redirigidos al material original. Para una plantilla que necesita acceder rápidamente a amplias directrices de seguridad e información práctica mientras trabaja sobre el terreno, ella ve un potencial considerable.
«Hemos establecido una relación sólida y de confianza, y el proceso ha sido profesional, estructurado y tranquilizador», afirma Anne Lyngholm Trant. «Esto nos da confianza de cara a la colaboración que tenemos por delante y nos ilusiona empezar a utilizar la plataforma. Cuando ponemos en marcha algo, tiene que funcionar sin falta. Nos sentimos bien preparados para ello porque la incorporación ha sido excelente».
Lo que Petrowsky Gruppen valora especialmente del proceso de incorporación:
Un proceso claro y estructurado
Todas las reuniones han tenido un objetivo claro, con tareas factibles entre sesiones y un proceso transparente hasta el lanzamiento.
Ayuda práctica con el contenido
Ziik ayudó a organizar y subir los extensos manuales y directrices de Petrowsky, lo que redujo la carga de trabajo del equipo interno del proyecto.
Continuidad y apoyo personal
El hecho de haber trabajado con la misma persona de contacto durante todo el proceso ha permitido a Petrowsky establecer una relación y obtener ayuda rápida cada vez que han surgido dudas.
Es hora de ganar confianza
En lugar de limitarse a entregar la plataforma, el proceso de incorporación ha incluido repetidas oportunidades para repasar las funciones, probarlas y comentar la experiencia en la siguiente reunión.
«Cuando lanzamos algo, tiene que funcionar sin más. Nos sentimos bien preparados para ello porque la incorporación ha ido muy bien».
Anne Lyngholm Trant Lyngholm Trant
Responsable de Recursos Humanos
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