Suecia
Cuidado dental
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Fundada en 2023 por dos dentistas y antiguos compañeros de clase que habían adquirido experiencia en el extranjero antes de decidir abrir juntos sus propias clínicas, Tor Dental ha crecido rápidamente, pasando de una única clínica en Uppsala a tres clínicas repartidas por la región de Estocolmo-Uppsala.
La clínica está especializada en odontología general, ortodoncia y tratamientos con implantes, y concede especial importancia a la atención al paciente y a crear un ambiente acogedor, sobre todo para los pacientes que sufren ansiedad dental.
En la actualidad, unas 15 personas trabajan repartidas entre las tres clínicas, y los dentistas se desplazan habitualmente de un centro a otro para atender a los pacientes y apoyar a sus compañeros.
Al principio, la comunicación no suponía ningún problema. Al haber solo dos fundadores y un equipo reducido, todos sabían lo que se les había comunicado a los demás. Pero, a medida que la empresa crecía, eso no tardó en cambiar.
«Se hizo difícil llevar un control de quién había recibido qué información», explica Mira Florin.
Al mismo tiempo, los documentos estaban dispersos por diferentes plataformas.
«Teníamos un poco de Dropbox por aquí, un poco de Drive por allá, enviábamos mensajes de texto, correos electrónicos...»
La organización, en plena expansión, necesitaba una forma más estructurada de compartir procedimientos, documentos y novedades importantes, así como una forma de garantizar que todo el mundo trabajara con la misma información.
Uso de varias plataformas
Mantener la coordinación entre los equipos
Grupos y chats
Documentos y autorizaciones
Sección de noticias
Tor Dental no buscaba un sistema informático complicado. Lo único que querían era una plataforma única en la que pudieran:
La facilidad de uso era especialmente importante, y esa es una de las razones clave por las que se decidieron por Ziik.
«Nos recordaba un poco a Facebook», dice Mira Florin. «Y la gente ya sabía cómo usar algo así».
Un lugar para cada cosa
Hoy en día, Tor Dental cuenta con una única plataforma compartida en lugar de varias plataformas inconexas. Los documentos, los chats, los grupos, la información de los empleados y la comunicación interna se encuentran todos en un mismo lugar. Esta visión general ha cobrado cada vez más valor a medida que la empresa sigue creciendo.
«Sustituye al correo electrónico, a Dropbox, a Drive y a otras muchas herramientas».
Asegurarse de que todo el mundo reciba la misma información
Para Mira Florin, una de las mayores ventajas es la coherencia. En lugar de preguntarse a quién se le ha comunicado qué, ahora la información importante se puede compartir una sola vez y todo el mundo recibe el mismo mensaje. La plataforma también permite ver fácilmente quién ha leído las actualizaciones importantes.
«Nos ofrece una forma mucho mejor de estandarizar nuestras rutinas».
Una plataforma social y, al mismo tiempo, una herramienta de trabajo
Aunque Ziik es, ante todo, una plataforma de trabajo, también se ha convertido en parte de la cultura de Tor Dental. Los empleados se felicitan mutuamente por sus cumpleaños, comparten fotos de eventos y se mantienen en contacto entre las distintas clínicas.
«De hecho, creo que eso también es una parte importante de una herramienta de trabajo», afirma Mira Florin. «Fomenta la implicación y contribuye a crear un buen ambiente».
Fácil desde el primer día
Empezar resultó más fácil de lo esperado: junto con Ziik, Tor Dental importó su manual de empleados y sus procedimientos habituales a la plataforma, lo que permitió empezar a utilizar el sistema sin tener que empezar de cero.
«Eso facilitó mucho dar los primeros pasos».
Grupos y chats
Tor Dental utiliza a diario tanto los grupos de chat como los chats individuales, lo que facilita la comunicación con todo el mundo o, si se prefiere, solo con las personas que necesitan información específica.
Documentos y autorizaciones
Los manuales para empleados, los procedimientos, los contratos y los documentos internos se recopilan en un único lugar, mientras que los permisos garantizan que los empleados solo vean la información que les concierne.
«Todo está reunido en un solo lugar».
Sección de noticias
El feed se utiliza tanto para la comunicación diaria como para compartir novedades en las redes sociales, lo que ayuda a los compañeros de las tres clínicas a mantenerse en contacto.
«Anima a la gente a participar».
Diseño intuitivo
Una de las principales razones por las que Tor Dental se decantó por Ziik fue su interfaz intuitiva y familiar. Dado que los empleados ya conocían el funcionamiento de la plataforma, su implantación se produjo rápidamente en toda la organización.
«Cuando solo éramos dos personas, sabíamos exactamente quién había oído qué. Pero en cuanto empezamos a crecer, necesitábamos un lugar en el que todos pudieran recibir la misma información».
Mira Florin
Dentista, cofundador y copropietario
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