Reino Unido, Australia
Educación
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Trafalgar Education es la empresa matriz de dos marcas internacionales dedicadas a la enseñanza de las artes escénicas: Stagecoach Performing Arts y Drama Kids.
Stagecoach se fundó en el Reino Unido en 1987 y ofrece clases extraescolares de canto, interpretación y baile para niños de entre tres y 18 años. La propia Lisa fue una de sus primeras alumnas, antes de labrarse una carrera en el sector de las franquicias y acabar convirtiéndose en directora general.
Drama Kids tiene su origen en Australia y utiliza el teatro para ayudar a los niños a desarrollar sus habilidades lingüísticas, su confianza y sus habilidades comunicativas. En conjunto, ambas marcas llegan a más de 170 000 alumnos en varios países. Sus clases se imparten a través de amplias redes de franquicias, cuyos propietarios gestionan negocios locales independientes bajo las dos marcas consolidadas.
La red de franquicias ya se comunicaba antes de Ziik, pero las conversaciones eran fragmentadas. Había correos electrónicos, relaciones individuales y numerosos grupos de WhatsApp. Algunos franquiciados formaban parte de varios grupos a la vez, en los que a menudo se debatían temas similares con combinaciones de personas ligeramente diferentes.
«Una franquiciada me contó que formaba parte de siete grupos diferentes de WhatsApp», recuerda Lisa Stead. «A menudo hablaban de lo mismo, pero con gente diferente en cada grupo».
Limitarse a juntarlas en un único chat grande no era la solución. Los franquiciados querían espacios separados para diferentes conversaciones, desde cómo hacer crecer un negocio y mejorar la facturación hasta los retos de ser padres primerizos o pasar por la menopausia.
«Querían todas esas conversaciones», explica Lisa Stead. «Pero no querían que estuvieran repartidas en siete sitios diferentes».
Trafalgar Education necesitaba una plataforma que permitiera unificar la red sin prescindir de las comunidades más pequeñas ni de las conversaciones específicas que tanto valoraban los franquiciados.
Conversaciones fragmentadas
Diversas herramientas de comunicación
Desactivar los canales de comunicación
Sección de noticias
Manuales de instrucciones con función de búsqueda
Herramientas y recordatorios de cumplimiento normativo
La plataforma debía dar cabida a dos marcas distintas, cada una con su propia identidad, tono y comunidad. Además, debía cumplir los siguientes requisitos:
Ziik ofreció a Trafalgar Education una combinación poco habitual: un único sistema subyacente y dos entornos con marcas distintas.
«La plataforma de Drama Kids se percibe como Drama Kids, y la de Stagecoach, como Stagecoach», afirma Lisa Stead. «Pero en la sede central solo tenemos que aprender a manejar un único sistema».
Los franquiciados ya no tienen que gestionar sus negocios solos
Ziik ofrece a los franquiciados un espacio compartido en el que pueden plantear preguntas, debatir sobre los retos a los que se enfrentan y aprender unos de otros. A veces, la sede central proporciona la respuesta. En otras ocasiones, puede que otro franquiciado ya se haya enfrentado al mismo problema y pueda ofrecerle un consejo inmediato.
«Se animan y se motivan mutuamente, y comparten aquello de lo que se sienten orgullosos», afirma Lisa Stead.«Puede que alguien publique un logro de sus alumnos, y la gente responda, les felicite y les pregunte cómo lo han conseguido».
Este apoyo entre iguales ha contribuido a crear un mayor sentido de comunidad entre distintos países y zonas horarias.
Una red con espacio para diferentes conversaciones
En lugar de numerosos grupos de WhatsApp inconexos, los franquiciados disponen ahora de un único espacio en el que las conversaciones pueden seguir organizándose en función de los distintos intereses y necesidades. La plataforma resulta familiar porque funciona de forma muy similar a las redes sociales que la gente ya conoce, pero sigue siendo un entorno privado y centrado en el trabajo.
«Es colorido, llamativo e interactivo», afirma Lisa Stead. «Da la sensación de ser algo que la gente quiere usar. No parece un trabajo».
Para la sede central, también ofrece un canal claro para boletines, noticias y actualizaciones importantes.
El conocimiento está disponible siempre que se necesita.
Ambas marcas han incorporado sus manuales de operaciones y la información de asistencia en Ziik. En lugar de tener que buscar en carpetas o esperar a que la sede central responda, los franquiciados pueden buscar la información que necesitan en el momento en que surge la duda, incluso fuera del horario habitual de oficina.
«Si ellos están trabajando a las diez de la noche, nosotros no tenemos por qué hacerlo», afirma Lisa Stead. «La aplicación hace el trabajo por nosotros».
Los manuales, en los que se pueden realizar búsquedas, abordan cuestiones operativas, así como contactos importantes en ámbitos como la protección, el bienestar y el apoyo a los niños con necesidades educativas especiales.
El cumplimiento normativo es más fácil de gestionar
Los franquiciados deben mantener la documentación relativa a aspectos como los seguros, la verificación de antecedentes, las políticas de salud y seguridad y las evaluaciones de riesgos. Algunos documentos deben renovarse anualmente, mientras que otros siguen plazos diferentes. Anteriormente, gran parte de este proceso se gestionaba por correo electrónico, donde las solicitudes y los recordatorios podían perderse fácilmente entre las consultas de los futuros alumnos. Con Ziik, los franquiciados reciben recordatorios claros y pueden completar las tareas necesarias directamente desde sus teléfonos.
«Una vez que se ha programado todo, se encarga en gran medida de gestionar el proceso por ti», explica Lisa Stead.
En el caso de actualizaciones especialmente importantes, la sede central puede exigir a los usuarios que lean el mensaje completo y confirmen que lo han visto. A continuación, el equipo puede ponerse en contacto directamente con quienes no hayan respondido.
Rápida adopción sin una implantación prolongada
Lisa Stead conoció Ziik por primera vez en la Feria Internacional de Franquicias, donde accedió a una demostración de diez minutos tras insistir en un primer momento en que no quería que le vendieran nada.
«En esos diez minutos, me di cuenta de lo sencillo y fácil que era», afirma. «Pensé: esto es lo que necesitamos».
La puesta en marcha reforzó esa impresión. Tras haber vivido otras implantaciones de sistemas que se prolongaron durante meses, Lisa Stead consideró que la incorporación a Ziik fue inusualmente sencilla. En el primer mes, alrededor del 80 % de la red de franquicias de Stagecoach ya se había registrado, sin incentivos ni un programa de formación exhaustivo.
«Simplemente les mostramos dónde estaba y cómo configurar una contraseña», explica. «Enseguida se dieron cuenta de su utilidad».
Sección de noticias
Para los franquiciados, el feed de noticias es el núcleo de la comunidad. Ofrece un espacio familiar en el que pueden publicar preguntas, celebrar los logros de los alumnos, compartir ideas y pedir consejo a sus compañeros. Dado que las conversaciones permanecen visibles para toda la red, una respuesta puede beneficiar a muchas más personas además de a quien planteó la pregunta inicialmente.
«Permite que todo el mundo se implique y eche una mano, ya sea alguien de la sede central o otro franquiciado».
Manuales de instrucciones con función de búsqueda
Los manuales de operaciones permiten a los franquiciados acceder a asistencia siempre que la necesiten. En lugar de buscar en carpetas o ponerse en contacto con la sede central, pueden introducir una pregunta y localizar rápidamente la sección correspondiente. Esto resulta especialmente útil en una red global, en la que los franquiciados pueden seguir trabajando mucho después de que la sede central del Reino Unido haya cerrado.
Herramientas y recordatorios de cumplimiento normativo
Ziik ofrece a Trafalgar Education un espacio único y estructurado para gestionar la documentación periódica y los requisitos de cumplimiento normativo. Los recordatorios automáticos reducen la carga administrativa tanto para la sede central como para los franquiciados, mientras que la posibilidad de ver qué se ha completado permite que el seguimiento sea más específico y eficiente.
Roles y controles de acceso
A medida que Trafalgar Education se prepara para incorporar directores generales, directores de centro y profesores, la capacidad de definir funciones y permisos cobrará cada vez más importancia. Cada franquiciado podrá conceder a los miembros de su equipo acceso a la información que necesiten sin revelar datos confidenciales o irrelevantes. Al mismo tiempo, la sede central mantiene el control y puede retirar el acceso de forma inmediata cuando sea necesario.
Confirmaciones de lectura
En el caso de información crucial, Trafalgar Education puede exigir a los franquiciados que lean íntegramente una actualización y confirmen que lo han hecho. Esto proporciona a la sede central una visión clara de quiénes han recibido la información importante y permite realizar un seguimiento directo con el número relativamente reducido de personas que no lo han hecho.
«Si nuestros franquiciados están trabajando a las diez de la noche, nosotros no tenemos por qué hacerlo. La aplicación hace el trabajo por nosotros».
Lisa Stead
Director general
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