Una sola voz, una sola plataforma: descubre cómo Ziik ayuda a una franquicia en expansión a mantener la coherencia

Acerca de la empresa

Fundada en 2007, Little Voices ofrece formación en artes escénicas —como canto, interpretación y danza— a niños de entre 4 y 18 años. Sus clases reducidas, la atención personalizada y el entorno acogedor ayudan a los niños a ganar confianza mientras se preparan para obtener titulaciones reconocidas, todo ello en un ambiente divertido y de apoyo.

Dado el creciente número de franquiciados que gestionan sus propias franquicias locales, Jane James y su equipo en la sede central de Little Voices necesitaban una forma más eficaz de mantenerse conectados, mantener la coherencia y tener todo bajo control.

¿A qué retos se enfrenta Ziik?

A medida que la red Little Voices se iba ampliando, resultaba cada vez más difícil compartir novedades, recursos y procedimientos, sobre todo con la incorporación de nuevos licenciatarios.

«Cada vez era más difícil llegar a todo el mundo», afirma Jane James. «Publicábamos cosas en la página web, en Facebook, en correos electrónicos… y aun así siempre había alguien que decía: “¡No me había enterado de eso!”».

No solo era ineficaz. Era agotador y, además, arriesgado. El crecimiento de la franquicia suponía que había más personas que necesitaban orientación, más materiales que distribuir y más posibilidades de que algo se pasara por alto.

«Recuerdo que pensé: “Solo quiero un espacio donde quepa todo”. Y eso es exactamente lo que nos ha dado Ziik», recuerda Jane James.

Requisitos para una nueva solución

Jane James descubrió Ziik casi por casualidad.

«Fue pura casualidad», dice riendo. «Lo vi mencionado en un correo electrónico de marketing dirigido a franquiciadores en el que se hablaba de la importancia de una comunicación optimizada, y pensé: “Eso es exactamente lo que estaba buscando”».

Se puso en contacto con Ziik para solicitar una demostración y la respuesta no se hizo esperar.

«Al poco rato recibí una respuesta de alguien de Ziik. Me quedé realmente impresionado. Y cuanto más exploraba la plataforma, más claro veía cómo nos ayudaría a resolver nuestros problemas».

«Por supuesto, como propietario de una pequeña empresa, hay que tener en cuenta el coste que supone implantar un nuevo sistema como este. Pero el precio de Ziik se justifica fácilmente por el valor que aporta tanto a ti como a tu negocio», afirma Jane James, y añade: «¡Sinceramente, es una decisión obvia!». 

«Además, ya no tienes ese nerviosismo que te produce utilizar servicios gratuitos. Las plataformas como Facebook y otras redes sociales cambian tan rápido que quedas a merced de Meta a la hora de tomar decisiones importantes sobre tus canales de comunicación. Podrían decidir de la noche a la mañana: “Ya no vamos a tener grupos más”, y entonces, ¿qué pasaría con toda tu información allí, con todas tus preguntas y respuestas, y todo lo demás? Ziik garantiza que tu comunicación esté preparada para el futuro», añade Jane James.

Jane y su equipo empezaron a poner en marcha Ziik con un grupo de Little Voices, y la acogida fue abrumadoramente positiva.

«El sistema es muy intuitivo. Todo el mundo lo ha entendido enseguida. Nadie ha necesitado formación. Ha sido un gran alivio».

Resultados

Todo en un solo lugar

Todos los documentos importantes y toda la información esencial para la gestión de Little Voices o de una franquicia de Little Voices se encuentran ahora en Ziik. Desde manuales de operaciones hasta planes de eventos, kits de herramientas de marketing y recursos para los tutores. 

«Todo está ahí, y es muy fácil mantenerlo actualizado. Ya no tengo que preocuparme de que alguien utilice un documento antiguo o no haya visto una nueva actualización».

Una comunicación clara y concisa

En lugar de enviar mensajes masivos a través de diferentes plataformas, Jane utiliza ahora los grupos basados en roles de Ziik para dirigirse a las personas adecuadas en el momento oportuno.

«Puedo enviar mensajes solo a los titulares de licencia, solo a los tutores o a todo el mundo a la vez, y sé que lo verán. Eso es fantástico».

Una incorporación más sólida para los nuevos titulares de licencias

Todos los nuevos franquiciados tienen acceso a Ziik desde el primer día, con todo lo que necesitan para ponerse en marcha.

«Me siento orgulloso cuando le doy acceso a Ziik a alguien. Tiene un aspecto estupendo y transmite profesionalidad, así que marca la pauta para todo lo demás».

Confianza y tranquilidad para el equipo

Al trabajar todos desde la misma plataforma, hay menos confusión, menos dudas y más confianza.

«Simplemente ha hecho que todo sea más tranquilo. La gente ya no pregunta: “¿Dónde encuentro esto?” o “¿Con quién tengo que hablar?”. Simplemente saben dónde están las cosas».

Siguiente paso: invitar a los padres a utilizar la plataforma

Uno de los próximos y ambiciosos objetivos de Jane James para el futuro de Little Voices es utilizar Ziik no solo para la comunicación interna, sino también para conectar directamente con los padres.

«También estamos empezando a utilizar Ziik para comunicarnos con los padres, compartir horarios, información sobre exámenes, cancelaciones… todas esas cosas que saturan nuestras bandejas de entrada. Si conseguimos trasladar todo eso a Ziik también, será aún más útil. Eso sí, eso significa añadir cientos, si no miles, de nuevos usuarios».