Un grupo para cada proyecto: cómo utiliza Sandøy Byggservice Ziik en la obra

Acerca de la empresa

Sandøy Byggservice es una empresa constructora noruega especializada en nuevas construcciones, reformas y ampliaciones. La empresa se encarga de todo el proceso, desde los trabajos de cimentación hasta la entrega de las viviendas terminadas, a menudo actuando como contratista general para todos los oficios. La empresa cuenta con unos 18 empleados, entre los que se incluyen carpinteros, ingenieros y personal administrativo. En cualquier momento dado, suelen tener entre cinco y ocho proyectos de construcción en marcha al mismo tiempo. Como parte de la cadena de empresas Mesterhus, también se benefician de recursos técnicos compartidos, apoyo en marketing y acceso a conceptos de vivienda prediseñados, al tiempo que operan como una empresa independiente.

Retos a los que se enfrenta Ziik

Antes de adoptar Ziik, Sandøy Byggservice utilizaba Telegram como su principal herramienta de comunicación.

«Funcionó, pero no era lo ideal», explica Erlend Sandøy.

Señala dos motivos principales de preocupación: «Siempre he sido un poco escéptico respecto a su seguridad», afirma.«Y no contaba con todas las funciones que necesitábamos».

Dado que se llevaban a cabo varios proyectos a la vez y los equipos trabajaban desde diferentes sedes, la comunicación debía ser fiable y estructurada, y eso era algo que, en su opinión, su sistema anterior no les permitía conseguir plenamente.

Requisitos para una nueva solución

En Sandøy Byggservice sabían que no necesitaban un sistema complejo. Lo que necesitaban era algo que mejorara su comunicación diaria. Pero no tenía por qué sustituir al sistema obligatorio de documentación y control de calidad para proyectos de construcción que ya tenían implantado. 

En resumen, buscaban una solución que:

- se sentía más seguro

- ofrecía una mejor funcionalidad

- facilitó la comunicación entre los distintos proyectos

- podría ser utilizado fácilmente por todos los empleados de la empresa

Resultados

Un espacio compartido para cada proyecto 

El cambio más importante ha sido la forma en que funciona la comunicación dentro de los proyectos. Para cada nuevo encargo, se crea un grupo específico en Ziik, donde todas las personas implicadas pueden comunicarse.

«Si alguien está trabajando en la obra y tiene alguna duda, puede hacer una foto, escribir un mensaje breve y publicarlo en el grupo del proyecto», explica Erlend Sandøy.

Eso se traduce en menos interrupciones y una comunicación más clara: «No hace falta llamar a nadie para explicárselo todo. Basta con enseñárselo».

Mejor visión general de varias sedes 

Cuando se llevan a cabo varios proyectos al mismo tiempo, contar con un método estructurado de comunicación marca la diferencia. Todas las conversaciones relacionadas con un proyecto se recopilan en un solo lugar, lo que facilita el seguimiento de las decisiones y del trabajo en curso.

Una forma sencilla de mantener a todo el mundo informado

Sandøy Byggservice también utiliza Ziik para la comunicación en toda la empresa. Todos los viernes, Erlend envía un resumen semanal a todos los empleados.

«Comparto el plan para la semana que viene, para que todos sepan dónde va a trabajar cada uno. Y a veces añado algún dato sobre la semana que acaba de terminar», explica Erlend Sandøy.

Esto permite a todos tener una visión general clara y ayuda a coordinar el trabajo entre los distintos proyectos.

Funciona con diferentes grupos de edad

Sandøy Byggservice cuenta con empleados de edades comprendidas entre la adolescencia y los 60 años. No todos utilizan el sistema de la misma manera.

«Algunos de los más mayores siguen prefiriendo llamar por teléfono», afirma Erlend Sandøy. «Puede que no siempre respondan en la aplicación».

 Pero, aun así, la información llega: «Ven los mensajes, y lo sabemos porque el trabajo se hace».

Funciones favoritas

Grupos de proyecto para la comunicación en la obra

Crear un grupo para cada proyecto permite a los equipos comunicarse de forma rápida y clara.

«Solo tienes que hacer una foto y publicarla. Así resulta mucho más fácil explicar las cosas».

Novedades en toda la empresa 

Las actualizaciones semanales ofrecen a todos los empleados una visión general clara de las tareas pendientes y de las últimas novedades.

«Es una forma sencilla de mantener a todo el mundo informado».

Manuales y preguntas frecuentes

Ziik se utiliza para almacenar los manuales de los empleados e información práctica, como normas, rutinas y preguntas frecuentes.

«Es bueno poder acceder fácilmente a esa información».

Accesos directos a herramientas y servicios

Los enlaces a sistemas externos, como servicios internos o proveedores externos, se recogen en un único lugar.

«Eso nos va muy bien», concluye Erlend Sandøy.