Copenhague, Dinamarca
Moda y decoración del hogar
400+
Bahne es una cadena minorista danesa especializada en estilo de vida que cuenta con 22 tiendas repartidas por todo el país y ofrece moda, decoración del hogar y una amplia variedad de productos de estilo de vida de marcas danesas e internacionales. La empresa se caracteriza por un fuerte compromiso de los propietarios locales con las tiendas y por el rápido ritmo operativo que se ha convertido en un rasgo característico del comercio minorista moderno.
Para Benjamin Røpke, la comunicación está estrechamente ligada al éxito en la ejecución:«Para nosotros, la comunicación es muy importante desde el punto de vista operativo. Si funciona, las tiendas obtienen mejores resultados. Si no funciona, se nota enseguida».
Demasiados canales y muy poca estructura
Antes de Ziik, la comunicación interna en Bahne se realizaba a través del correo electrónico, archivos compartidos y grupos de Facebook. El creciente número de herramientas, unido a la falta de una estructura clara, suponía un reto cada vez mayor.
«Teníamos mezclada la información imprescindible con la que era bueno conocer. Eso hace que a la gente le resulte difícil saber qué es lo que realmente requiere una acción», recuerda Benjamin Røpke.
Los mensajes también pasaban por varios niveles organizativos antes de llegar a las tiendas.
«La información circulaba por toda la organización y, a veces, se modificaba por el camino. Eso no es lo ideal cuando se gestionan operaciones de venta al por menor».
Cuando Bahne empezó a interesarse por Ziik, pronto quedó claro que el proyecto iba más allá de la simple elección de una plataforma: se trataba de reducir la complejidad.
«Trabajar con Ziik nos obligó a replantearnos por completo nuestra comunicación interna: qué comunicamos, cómo lo hacemos y quién debe ver qué», explica Benjamin Røpke.
Comunicación fragmentada
Organización descentralizada
Flujo de mensajes lento
Facilidad de uso
Flexibilidad de integración
Fuerte apoyo
Bahne se dio cuenta de que tenían que reducir la complejidad de sus comunicaciones internas para mantener unas líneas de comunicación claras y coherentes.
La implantación de Ziik brindó a Bahne la oportunidad de rediseñar la comunicación en función de cómo funciona realmente la empresa. Un principio clave fue separar lo que es necesario saber (comunicación operativa y orientada a la acción, como las actualizaciones semanales basadas en tareas) de lo que es bueno saber (como la inspiración, el conocimiento de los productos y las visitas a proveedores). «Esa separación parece sencilla, pero ha supuesto un gran cambio. Ahora la gente nunca tiene dudas sobre cuándo algo requiere su atención inmediata». El equipo directivo de Bahne es ahora capaz de comunicarse de forma rápida y precisa con toda la organización gracias a Ziik. «Elimina las distancias. Puedes dirigirte directamente a las tiendas y a los empleados sin que la información se vea filtrada».
Una respuesta más rápida en múltiples ubicaciones
«Si un código de barras es incorrecto o un pedido tiene algún error, hay que detenerlo de inmediato. De lo contrario, 22 tiendas podrían encontrarse con el mismo problema».
Una relación más estrecha entre la sede central y las tiendas
«Antes, la información circulaba paso a paso. Ahora podemos comunicarnos de forma directa y rápida. Eso elimina las fricciones innecesarias».
Un servicio de asistencia que se percibe como una auténtica colaboración
El servicio de atención al cliente de Ziik ha resultado ser un factor diferenciador más importante de lo esperado.
«La asistencia de Ziik ha sido, sinceramente, excelente».
«Cada vez que preguntamos algo, nos dan una respuesta rápidamente, y se trata de una ayuda práctica, no solo técnica».
«Da la sensación de estar trabajando con gente que quiere que la solución funcione en la vida real».
Usabilidad lista para su comercialización
El mayor punto fuerte de Ziik es muy sencillo: la gente realmente lo utiliza. En una empresa minorista con muchos destinatarios y relativamente pocos remitentes, la facilidad de uso es lo que determina si la comunicación funciona.
«Si la gente no lo usa, nada más importa. Por eso la sencillez es lo más importante».
Gracias a su interfaz móvil, tan familiar para los usuarios, el personal de las tiendas puede empezar a utilizarla de inmediato sin necesidad de formación.
Flujos de comunicación estructurados
Separar la comunicación operativa de la inspiradora ha aportado claridad y ha reducido el ruido en todas las tiendas. «Distinguir entre lo que es imprescindible saber y lo que es bueno saber ha hecho que la comunicación sea mucho más clara».
Las tiendas pueden estar seguras de que las actualizaciones urgentes son realmente urgentes y de que la inspiración sigue siendo fuente de inspiración.
Capa de comunicación que facilita la integración
En lugar de obligar a Bahne a sustituir los sistemas existentes, Ziik funciona en paralelo a ellos, actuando como punto de acceso a la información, los flujos de trabajo y las herramientas operativas.
«Podemos integrar Ziik en nuestra forma de trabajar actual, en lugar de tener que empezar de cero».
«Esa flexibilidad es muy valiosa para nosotros».
«Ziik nos proporcionó el marco necesario para replantearnos cómo nos comunicamos en toda la organización».
Benjamin Røpke
Director general
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