Mantener una comunicación profesional y sencilla con Ziik

Acerca de la empresa

Barbarinn, una cadena islandesa de peluquerías, necesitaba una forma más eficaz de gestionar la comunicación interna. Con dos establecimientos en Reikiavik y un equipo pequeño pero comprometido de diez empleados, sus operaciones diarias dependían de los SMS, Messenger, los correos electrónicos y las llamadas telefónicas: un sistema desestructurado que difuminaba los límites entre la vida laboral y la personal. En su búsqueda de una solución profesional y fácil de usar, la directora de operaciones, Fjóla Valdís Árnadóttir, encontró en Ziik la opción perfecta.

¿A qué retos se enfrenta Ziik?

Antes de implantar Ziik, la comunicación interna en Barbarinn carecía de estructura. Las novedades importantes se difundían de forma dispersa a través de distintos canales, desde mensajes de texto hasta redes sociales, lo que provocaba que se perdiera información y que el intercambio de conocimientos fuera inconsistente.

«Era frustrante recibir mensajes de trabajo en Facebook a las seis de la tarde de un viernes. Era como tener una visita inesperada en casa», afirma Fjóla Valdís Árnadóttir.

Además, Barbarinn analizó diversas herramientas de intranet y comunicación, pero la mayoría de las soluciones estaban diseñadas para empresas más grandes y tenían un elevado coste por usuario. Dado que Workplace de Facebook cerrará en 2025, necesitaban una alternativa económica y fácil de usar.

Requisitos para una nueva solución

Cuando empezaron a buscar una nueva plataforma de intranet, las principales prioridades de Barbarinn eran:


• Mensajería y feed de redes sociales: un espacio específico para la comunicación profesional.

• Almacenamiento de manuales: una forma sencilla de crear, actualizar y compartir manuales.

• Experiencia intuitiva: una herramienta que los empleados puedan utilizar sin necesidad de formación.
• Basado en el móvil: los empleados de Barbarinn deben poder acceder a la plataforma en cualquier momento y desde cualquier lugar
• Independiente de la plataforma: la solución no debería exigir a los usuarios disponer de cuentas en servicios de correo electrónico concretos

Ziik cumplía todos los requisitos. Gracias a su interfaz, muy similar a la de las redes sociales, los empleados sabían intuitivamente cómo utilizarla desde el primer día. Sin configuraciones complicadas ni largos procesos de incorporación: simplemente, se podía empezar a usar al instante.

«Ziik es tan fácil de usar como cualquier aplicación de redes sociales. Nuestro equipo se familiarizó con ella enseguida y ahora todo está en un solo sitio, al alcance de todos y en cualquier momento», afirma Fjóla Valdís Árnadóttir. 

Resultados

Desde que se implantó Ziik, Barbarinn ha experimentado importantes mejoras en la comunicación interna y en la eficiencia de los flujos de trabajo:

• Una comunicación más clara: se acabaron los mensajes dispersos por diferentes aplicaciones.

• Mejor equilibrio entre la vida laboral y personal: las conversaciones de trabajo se mantienen en Ziik, no en mensajes privados.

• Un intercambio de conocimientos más estructurado: los manuales son fáciles de crear, almacenar y actualizar.

• Flujo de información garantizado: funciones como los acuses de lectura garantizan que las actualizaciones importantes, como los cambios en los precios y los ajustes salariales, lleguen a todo el mundo.

«Creo que la gente se sorprenderá de lo fácil y cómodo que resulta crear, actualizar, almacenar y compartir manuales con Ziik. Simplemente funciona, y a diferencia de otros servicios como Google Docs o SharePoint, no exige a nuestros usuarios que se creen cuentas adicionales en ellos», explica Fjóla Valdís Árnadóttir.