Cientos de profesionales sanitarios conectados bajo un mismo techo gracias a Ziik

Acerca de la empresa

Orkuhúsið es un centro sanitario del sector privado de Islandia especializado en ortopedia y servicios especializados relacionados, con un enfoque especial en la cirugía y los tratamientos que permiten a los pacientes volver a casa el mismo día.

Entre cirugía, fisioterapia, radiología y servicios relacionados, la organización en su conjunto cuenta ahora con entre 250 y 300 profesionales: médicos, enfermeros, fisioterapeutas, técnicos de rayos X, personal administrativo y otros. El rápido crecimiento de Orkuhúsið ha hecho que la coordinación sea cada vez más importante.

Retos a los que se enfrenta Ziik

Antes de Ziik, Orkuhúsið utilizaba Workplace. Cuando se dejó de ofrecer esa plataforma, la organización tuvo que replantearse su configuración. Sin embargo, sustituir Workplace no era el único problema.

Tal y como explica Dagný Jónsdóttir, directora general de Orkuhúsið, necesitaban algo más seguro y más adecuado para el sector sanitario: «Queríamos una plataforma más segura en la que trabajar. Sobre todo porque ahora estamos colaborando con las autoridades sanitarias para obtener la autorización necesaria para intercambiar información relacionada con los pacientes dentro del sistema».

En el ámbito sanitario, la comunicación no es solo operativa, sino que puede implicar información de carácter altamente confidencial. Y en el caso de Orkuhúsið, el recorrido de los pacientes suele pasar por distintos departamentos. A menudo, un paciente pasa de fisioterapia a radiología y luego a cirugía, todo ello en el mismo día. Esto requiere una estrecha coordinación entre especialistas y un sistema que permita el intercambio rápido y seguro de información confidencial.

Requisitos para una nueva solución

Cuando Orkuhúsið empezó a buscar una plataforma alternativa, esta debía cumplir varios criterios. Tenía que ser:

• Familiar e intuitivo
• Cumple con la normativa europea en materia de protección de datos
• Diseñado para la colaboración en equipo
• Apto para uso móvil

«Prohibimos el uso de Facebook y otras plataformas privadas para la comunicación laboral», explica Dagný Jónsdóttir. «Los asuntos de trabajo deben quedarse en el ámbito laboral». Pero, al mismo tiempo, no querían algo complicado. La interfaz de Ziik, que se parece a la de las plataformas de redes sociales más populares, hizo que no fuera necesaria ninguna formación específica para los empleados. El personal simplemente empezó a utilizarla, sin programas de incorporación ni manuales.

«Se parece a las redes sociales. Funciona como las redes sociales. Por eso, la gente ya sabe cómo utilizarlo», afirma Dagný Jónsdóttir.

Resultados

Una herramienta operativa diaria, especialmente para el personal de enfermería

Una de las mayores sorpresas ha sido descubrir quiénes son los que más utilizan Ziik, ya que no se pasan todo el día sentados delante del ordenador. «Las enfermeras y los médicos, sobre todo las enfermeras, son quienes más lo utilizan», afirma Dagný Jónsdóttir.«Tienen sus teléfonos móviles. Esta plataforma se creó pensando en ellas».

En lugar de depender del correo electrónico, que muchos miembros del personal clínico apenas consultan durante sus turnos, Ziik se ha convertido en el principal canal para las actualizaciones operativas diarias. «Si alguien avisa de que está enfermo a las siete de la mañana, utilizamos el chat de grupo. El equipo de quirófano lo ve inmediatamente y se adapta a la situación». En la práctica, esto se traduce en menos retrasos y una coordinación más fluida a lo largo del día.

Colaboración estructurada entre tres empresas

Con tres empresas independientes que operan bajo un mismo paraguas, la estructura del grupo es esencial. La capacidad de crear grupos específicos para los equipos quirúrgicos, de fisioterapia, de gestión y administración, etc., permite a Orkuhúsið comunicarse de forma eficiente sin saturar a nadie con información que no sea relevante. Esta estructura ha ayudado a gestionar el crecimiento sin perder la visión general de las operaciones. «Los grupos son realmente importantes para nosotros. Así es como trabajamos en equipo, tanto dentro de una misma empresa como en todo el grupo», explica Dagný Jónsdóttir.

Fácil gestión y asistencia local

Para Dagný Jónsdóttir, otro factor clave ha sido la facilidad de administración. Gestionar el acceso, migrar a los usuarios y estructurar los permisos ha resultado más sencillo de lo esperado. «Creo que Ziik es más completo y mucho mejor de lo que Workplace llegó a ser jamás». Cuando surgió un problema técnico, la respuesta fue inmediata. «Hice una captura de pantalla del problema y les envié un vídeo. Lo solucionaron muy rápido. Eso me hizo sentir que puedo confiar en ellos», recuerda Dagný Jónsdóttir.«El simple hecho de saber a quién dirigirse en tu propio idioma, eso es importante».

Funciones favoritas

Chat grupal para las operaciones diarias
La función de chat es la más utilizada, sobre todo para la coordinación práctica del día a día. Los mensajes matutinos sobre bajas por enfermedad, los ajustes en los quirófanos y las actualizaciones prácticas se pueden compartir al instante con el equipo adecuado.

«Es más rápido que el correo electrónico. Y sé que la gente lo verá».

Grupos estructurados en toda la organización
Dado que varias empresas operan conjuntamente, la capacidad de organizar la comunicación por funciones y equipos es fundamental. Los grupos permiten a los cirujanos, fisioterapeutas, equipos directivos y administrativos colaborar de forma eficaz, al tiempo que mantienen las conversaciones centradas y relevantes.‍

La comunicación laboral se queda en el trabajo
Al prohibir el uso de Facebook y otras plataformas de mensajería privada para la comunicación laboral, Orkuhúsið se ha asegurado de que las conversaciones de trabajo se desarrollen ahora en un entorno profesional.

«Para nosotros, eso fue muy importante», afirma Dagný Jónsdóttir.

El hecho de que Ziik sea un producto escandinavo con presencia local en Islandia también contribuyó a reforzar la confianza de la organización.‍

Administración sencilla
La gestión de usuarios, grupos y derechos de acceso ha resultado ser muy sencilla, incluso en una organización en rápido crecimiento.

«Fue más fácil de lo que esperaba».