De cero a cien en ocho días: cómo Fartskriver volvió a encarrilar su comunicación con Ziik

Acerca de la empresa

Fartskriver forma parte del sector del transporte noruego desde la década de 1950. En sus inicios, la empresa se especializó en la instalación de tacógrafos, los sistemas que registran la actividad de conducción en el transporte pesado. En la actualidad, la empresa ofrece muchos más servicios, entre los que se incluyen la asistencia técnica, talleres, cursos de seguridad y asesoramiento a empresas de transporte. La empresa cuenta con unos 50 empleados y opera en toda Noruega, con proyectos que se extienden hasta el extremo norte, en Svalbard, en el Ártico.

«Nuestro objetivo es convertirnos en un centro de referencia para el sector del transporte por carretera en Noruega, centrándonos en el conocimiento, la calidad y el servicio», afirma la coordinadora de marketing, Siri Enoksen.

Retos a los que se enfrenta Ziik

Cuando Siri Enoksen se incorporó a Fartskriver, la empresa acababa de perder su plataforma anterior y aún no contaba con una alternativa. «Cuando empecé, en realidad no teníamos una intranet», recuerda Siri Enoksen. Workplace se había ido retirando progresivamente y nadie se había hecho cargo por completo de buscar un sustituto. A nivel interno, la comunicación se distribuía entre diferentes canales, documentos y soluciones puntuales. Además, había otro reto: no todo el mundo sabía qué era un sistema de intranet.

«Hice a la gente preguntas sencillas como: “¿Sabes qué es una intranet?”. Alrededor del 50 % no lo sabía».

Todo ello significaba que la nueva solución tendría que ser extremadamente intuitiva, fácil de explicar y fácil de adoptar por parte de todos los grupos de edad.

Requisitos para una nueva solución

Siri Enoksen analizó entre 10 y 15 posibles proveedores. Lo más importante no era el reconocimiento de marca, sino la facilidad de uso y la rapidez de la asistencia. «Tenemos empleados de grupos de edad muy diferentes. Necesitaba algo que supiera que todo el mundo pudiera usar». La interfaz familiar y de estilo social de Ziik fue un factor decisivo. «Pensé: ¿qué es lo que la mayoría de la gente ha utilizado alguna vez en su vida? Si les resulta familiar, lo usarán». Pero hubo algo que destacó incluso antes que el propio producto: la rapidez de respuesta del equipo de Ziik. «Me registré para una prueba y creo que me contactaron en menos de media hora. ¡Eso es algo poco habitual!».

Resultados

De la idea a la puesta en marcha en 8 días laborables
Desde el primer contacto hasta que toda la empresa pudo iniciar sesión transcurrió poco más de una semana de días laborables efectivos. Esto incluyó la preparación de una demostración, el diseño de la estructura y la configuración de los permisos, todo ello a tiempo para un lanzamiento a nivel de toda la empresa en un evento excepcional en el que participaron todos los empleados. El proceso fue intenso, colaborativo y gratificante. «Sin la colaboración que recibimos de Ziik, nunca habría ido tan rápido».

Adopción inmediata en toda la empresa
El lanzamiento se llevó a cabo en directo durante una reunión con todo el personal, que incluyó una sesión de formación en tiempo real. Los empleados descargaron la aplicación, iniciaron sesión y comenzaron a utilizarla durante la sesión. Hoy en día, Ziik se utiliza a diario en todos los equipos, y el 82 % de los usuarios accede a la intranet desde su móvil.

Un único lugar donde centralizar el conocimiento fundamental de la empresa
Aunque se podía consultar el Manual del empleado, este no tenía una ubicación fija.«Llevábamos cinco años intentando encontrar un lugar donde publicar el manual del empleado», afirma Siri Enoksen. «Dos o tres semanas después del lanzamiento, el manual ya estaba disponible en línea y siempre actualizado».

Más que una simple herramienta de comunicación
Lo que más sorprendió a Siri no fue solo la rapidez con la que se llevó a cabo la implantación, sino la naturalidad con la que se integró en el día a día del trabajo. «No es solo una herramienta de comunicación. Es el lugar donde realmente trabajamos juntos, compartimos ideas, nos felicitamos y nos ayudamos unos a otros». Para una empresa que antes carecía de una plataforma interna clara, ese cambio supuso un gran avance. «Probablemente, lo más importante es que hemos pasado de no tener nada a contar con algo que realmente funciona para todos».

Funciones favoritas

Manuales
: para que las políticas y los procedimientos sean accesibles y estén siempre actualizados. «Los manuales son, sin duda, uno de mis favoritos».

Canal de noticias
: todas las comunicaciones operativas diarias en un solo canal. «El canal, el simple hecho de tener las actualizaciones diarias en un solo lugar, es algo fantástico».

Calendario / Eventos
Se utiliza para todo, desde eventos de la empresa hasta el anuncio de los horarios laborales durante las vacaciones con años de antelación.