De herramientas dispersas a un espacio compartido: cómo Language for Fun unificó su red de franquicias con Ziik

Acerca de la empresa

Language for Fun es una franquicia con sede en el Reino Unido que ofrece clases de conversación en francés, español e italiano. Fundada por Jessica Bonnard, su concepto se basa en una idea sencilla: ayudar a los adultos a hablar un idioma con confianza en un ambiente relajado y social, sin la presión del aprendizaje tradicional en el aula.

En la actualidad, su red cuenta con un gran número de profesores independientes y 72 franquiciados en todo el Reino Unido, lo que la convierte en una de las redes de franquicias de estilo de vida más grandes de la Asociación Británica de Franquicias. Al igual que en todas las operaciones de franquicia, lograr el equilibrio adecuado entre la independencia y un enfoque común es algo que hace que la comunicación sea especialmente importante.

Retos a los que se enfrenta Ziik

Antes de Ziik, la comunicación y los recursos estaban dispersos en varias plataformas: «Utilizábamos Dropbox, Google Drive, WhatsApp, boletines informativos, correo electrónico, grupos de Facebook… todo estaba en sitios diferentes», explica el equipo, formado por la directora de RR. HH., Lucy Martin, y la directora de apoyo a las franquicias, Bethan Thompson, ambas encargadas del apoyo y la formación a las franquicias.

No se trataba solo de recibir información, sino de saber dónde volver a buscarla: «Puede que te preguntes: “¿Dónde estaba ese documento?” o “¿Dónde tuvo lugar esa conversación?”».

Con el tiempo, esto generó algunos problemas. No porque la información no existiera, sino porque no estaba recopilada en un solo lugar. Para una red de franquicias basada en el aprendizaje compartido y la coherencia, eso hacía que el trabajo diario resultara más complicado y confuso de lo necesario.

Requisitos para una nueva solución

El objetivo no era introducir algo complejo. De hecho, era todo lo contrario: «Queríamos un único lugar donde cupiera todo: comunicación, recursos, conversaciones, todo lo necesario para enseñar y gestionar un negocio como el nuestro».

Al mismo tiempo, la solución tenía que ser adecuada para un amplio abanico de usuarios. Algunos franquiciados se sienten muy cómodos con las herramientas digitales, pero otros no tanto, por lo que la facilidad de uso se convirtió en un requisito fundamental: «Tenía que resultar familiar. Algo que la gente entendiera sin necesidad de formación».

Resultados

Un único lugar para todo

El cambio más inmediato fue, sencillamente, disponer de un único lugar al que acudir. 

«Ahora ya lo sabemos: si buscamos algo, está en Ziik».

Los recursos, las novedades, las conversaciones y los anuncios ya no están dispersos por diferentes plataformas. Esto ha hecho que el trabajo diario sea más sencillo y menos estresante, sobre todo para los franquiciados que necesitan acceder rápidamente a los materiales.

Fácil implementación en toda la red

Una de las preocupaciones iniciales era si todo el mundo adoptaría la nueva plataforma. En la práctica, eso no supuso ningún problema.

«Me resulta familiar. Es intuitivo. La gente ya ha empezado a utilizarlo».

Lanzamos la plataforma en una conferencia de la empresa, lo cual fue un factor importante, pero también lo fue la sencillez de la propia plataforma. Incluso aquellos que se sentían menos seguros con las herramientas digitales pudieron empezar a utilizarla sin necesidad de una formación inicial específica.

Un mayor sentido de comunidad

Más allá de la comunicación, Ziik se ha convertido en un espacio donde los franquiciados interactúan entre sí.

«No se trata solo de que la sede central publique información. La gente hace preguntas, comparte ideas y se ayuda mutuamente».

El apoyo entre compañeros es importante en un modelo de franquicia, en el que muchas personas trabajan de forma independiente en el día a día. En lugar de resolver los problemas por su cuenta, los franquiciados disponen ahora de un espacio común en el que pueden aprovechar la experiencia de los demás.

Mayor visibilidad y seguimiento

Desde el punto de vista de la sede central, otra ventaja es, sencillamente, saber si la información ha llegado a la gente.

«Podemos ver quién ha leído algo y, si es necesario, podemos hacer un seguimiento».

Esto ha facilitado que no se pierdan las actualizaciones importantes y que todo el mundo esté al corriente de lo mismo.

Parte de la oferta de la franquicia

Con el paso del tiempo, Ziik también se ha convertido en parte de la imagen que Language for Fun ofrece a los nuevos franquiciados.

«Esto demuestra que contamos con una red bien estructurada y que nos brinda apoyo».

Más que ser una mera herramienta interna, la plataforma ahora también sirve para mostrar cómo funciona la empresa.

Funciones favoritas

Foro

Uno de los aspectos más valiosos de Ziik es la posibilidad que tienen los franquiciados de plantear preguntas y obtener respuestas de toda la red.

«No somos solo nosotros los que respondemos, sino que también se suman otros franquiciados».

Esto genera un sentimiento de implicación compartida y facilita la resolución de los retos cotidianos.

Todo en un solo lugar

El hecho de tener la comunicación, los recursos y las conversaciones reunidos en una sola plataforma ha eliminado muchas dificultades.

«Antes había que acordarse de dónde estaban las cosas. Ahora ya no hace falta».

En cualquier red distribuida, esa simplicidad marca una gran diferencia.

Fácil de usar

La interfaz intuitiva de la plataforma ha facilitado su implantación en toda la red.

«La gente capta al instante cómo funciona».

Esto significa dedicar menos tiempo a explicar el funcionamiento de las herramientas y más tiempo a centrarse en la enseñanza y el apoyo a los alumnos.

Confirmaciones de lectura

El hecho de poder ver quién ha leído las actualizaciones permite a la sede central realizar un seguimiento cuando sea necesario.

«Nos ayuda a asegurarnos de que la información importante llegue realmente a la gente».

Es un detalle menor, pero que mejora la coherencia en toda la franquicia.