Una comunicación y coordinación claras con Ziik

Acerca de la empresa

Sólar es una empresa de limpieza islandesa que cuenta con 500 empleados que trabajan sobre el terreno y unas 30 personas en la administración. La empresa ofrece servicios de limpieza profesionales a empresas, instituciones y espacios residenciales compartidos, principalmente en la zona de Reikiavik, pero también en todo el país.

Aunque la mayoría de los empleados trabajan in situ con los clientes, el equipo administrativo desempeña un papel fundamental a la hora de coordinar las operaciones, gestionar las relaciones con los clientes y garantizar una calidad de servicio constante.

Muchos de estos empleados se desplazan con frecuencia para visitar las instalaciones, reunirse con los equipos y encargarse de la coordinación diaria entre las distintas sedes.

Retos a los que se enfrenta Ziik

Un problema habitual: demasiado ruido, muy poca claridad

Antes de incorporarse a Solar, Stefania Ragnarsdóttir había trabajado con diversas herramientas de comunicación interna, entre ellas Workplace by Meta —que ya ha dejado de estar disponible— y soluciones basadas en Microsoft. Gracias a esa experiencia, sabía lo rápido que las plataformas podían volverse caóticas y difíciles de manejar.

«No es que no funcionen», explica. «Pero pueden estar pasando muchas cosas a la vez, y no todas son necesarias».

La información importante puede perderse fácilmente entre los correos electrónicos o quedar oculta en distintos sistemas, sobre todo en el caso de los empleados que no pasan todo el día sentados en un escritorio.

Requisitos para una nueva solución

Una herramienta que se adapta a la forma en que la gente trabaja realmente

En Sólar, el equipo administrativo, formado por unas 30 personas que trabajan tanto en la oficina como sobre el terreno, utiliza Ziik. Una gran parte de ese grupo está compuesta por responsables de servicios que pasan gran parte de su tiempo fuera de sus puestos de trabajo.

«Son unas personas muy activas», explica Stefania Ragnarsdóttir. «No se pasan todo el día sentados delante del ordenador».

En ese contexto, la comunicación debe ser sencilla, accesible y fácil de seguir entre una tarea y otra. Y ahí es donde Ziik encaja de forma natural en el flujo de trabajo.

Resultados

Sencillo, intuitivo y limpio

Una de las primeras cosas que llamó la atención de Stefania Ragnarsdóttir cuando empezó a trabajar con Ziik en Sólar fue lo sencilla que le pareció la plataforma.

«Tienes lo que necesitas y no tienes que ir a buscarlo», dice ella. «Y si no está ahí, sabes que no existe».

Al venir de sistemas más complejos, esa sencillez hace que Ziik destaque.

«No es que sea demasiado sencillo, es solo que no está lleno de cosas que no necesitas. Da una sensación de limpieza».

Desde su perspectiva como profesional de las tecnologías de la información, eso es una ventaja:«No hace falta ser un experto en tecnología para usar Ziik. Puedes ser una persona normal y corriente y, aun así, utilizarlo como herramienta».

Mantener a todo el mundo al corriente, estén donde estén 

En el día a día, Ziik sirve como espacio de comunicación compartido para el equipo administrativo. 

Los anuncios, las novedades y la coordinación diaria se gestionan en un mismo lugar, lo que facilita mantenerse informado, incluso cuando las personas se desplazan de un lugar a otro.

Stefania Ragnarsdóttir prefiere utilizar la versión de escritorio de Ziik y, para asegurarse de que no se le escapa nada desde su mesa en la sede central de Sólar, ha configurado las notificaciones de forma que se adapten a su propio flujo de trabajo. 

«Me llega un correo electrónico cuando se publica algo», dice. «Es como un recordatorio: “Mira, hay algo que deberías ver”».

Esta combinación flexible de acceso desde el ordenador y desde el móvil, junto con las notificaciones personalizadas, facilita que todos los empleados, independientemente de sus funciones y preferencias, se mantengan conectados sin tener que consultar activamente varios sistemas.

Un pequeño detalle con un gran impacto en la cultura 

Más allá de la comunicación práctica, Ziik también se ha convertido en un espacio para reconocer el buen trabajo. Cada vez que un cliente envía un comentario positivo, este se comparte en la plataforma.

«Si alguien recibe un cumplido, nos aseguramos de que todo el mundo lo sepa», afirma Stefania Ragnarsdóttir.

Los elogios no solo son importantes para el individuo: «No solo suponen un estímulo para la persona que recibe el cumplido, sino que realmente levantan la moral de todos».

Lo mismo ocurre con momentos cotidianos como los cumpleaños, las pequeñas novedades o simplemente mantener a la gente al corriente de lo que ocurre en la oficina.

 «Nunca he visto nada negativo en ello», añade. «Es una comunicación cotidiana, pero es un buen estímulo. ¡Te levanta el ánimo!».

Comunicación adecuada para las personas adecuadas 

Otro aspecto importante del uso que hace Sólar de Ziik es garantizar que la comunicación se dirija a los destinatarios adecuados. Dada la diversidad de funciones y responsabilidades que hay en el equipo, no es necesario compartir toda la información con todo el mundo. Gracias a los grupos, resulta fácil dirigir los mensajes a las personas a las que les conciernen.

«Si publico algo, puedo elegir si va dirigido a todo el mundo o solo a mi departamento», explica Stefania Ragnarsdóttir.

Eso ayuda a que la comunicación se centre en lo esencial y evita el ruido innecesario.

Funciones favoritas

Chat para la comunicación diaria

La función de chat ocupa un lugar central en el uso diario, desde anuncios prácticos hasta compartir comentarios positivos.

«Es donde ocurre todo: novedades, mensajes y también las buenas historias», afirma Stefania Ragnarsdóttir.

Notificaciones flexibles 

La posibilidad de recibir notificaciones por correo electrónico garantiza que no se pase nada por alto, incluso en días ajetreados en los que hay que realizar múltiples tareas y se tienen varias pestañas abiertas.

«Me da una pequeña sensación de que algo está pasando», explica Stefania Ragnarsdóttir.

Grupos para una comunicación eficaz

Los grupos facilitan la adaptación de la comunicación a equipos o departamentos concretos.

«Puedes elegir quién puede ver qué, y eso es realmente útil, porque ayuda a reducir el ruido y la sobrecarga de información», afirma Stefania Ragnarsdóttir.

Eventos y encuestas

Funciones como los eventos y las encuestas se utilizan para coordinar al equipo y recabar sus opiniones.

«Es algo que utilizamos bastante», señala Stefania Ragnarsdóttir.