Blue Lagoon Beauty aúna comunicación y participación en Ziik

Acerca de la empresa

Fundada por Sini Virtanen, Blue Lagoon Beauty es una de las cadenas de clínicas de belleza más reconocidas de Finlandia. Con más de una docena de centros, la empresa ofrece tratamientos de alta calidad en el cuidado de la piel, pestañas, uñas y mucho más, respaldados por una sólida identidad de marca y un equipo de especialistas en constante crecimiento. Desde sus inicios, Blue Lagoon se ha caracterizado por su profesionalidad y personalidad, y eso incluye su forma de trabajar entre bastidores.

¿A qué retos se enfrenta Ziik?

Una estructura de comunicación desorganizada se convirtió en un auténtico quebradero de cabeza

Blue Lagoon ha experimentado un crecimiento constante desde que abrió sus primeras clínicas. Pero a medida que el equipo crecía, también lo hacía la complejidad de la comunicación interna. Sini Virtanen recuerda : «Utilizábamos Slack para los mensajes, Google Drive para los documentos y el correo electrónico para los asuntos oficiales. Pero ya nada de eso funcionaba realmente. Se perdían cosas y los nuevos empleados no sabían por dónde empezar». Y como Slack no estaba pensado realmente para equipos de primera línea, muchos empleados simplemente no lo usaban. Eso significaba que los mensajes importantes no llegaban a todo el mundo y que el conocimiento se quedaba estancado en silos.

Requisitos para una nueva solución

«Nos quedó claro que teníamos que centralizarlo todo y ponerlo a disposición de nuestros compañeros en un único lugar y de una forma que les resultara comprensible. Nuestros empleados querían una comunicación clara y una forma sencilla de encontrar respuestas. Así que nos pusimos a buscar una herramienta que nos ofreciera precisamente eso», explica Sini.  

Resultados

Alto nivel de participación

Antes de Ziik, los mensajes solían pasar desapercibidos o no se leían, sobre todo en Slack. Pero eso cambió casi inmediatamente tras la implantación de Ziik. «La mayor sorpresa ha sido lo mucho que la gente lo utiliza realmente», afirma Sini. «Lo consultan a diario, leen lo que hay y les resulta útil. No tengo que insistirles, simplemente se ha convertido en parte de su rutina».

Y como Ziik facilita compartir novedades, manuales y respuestas en un mismo lugar, la participación general alcanza un impresionante 97 %, mientras que las preguntas dirigidas a Sini y a otros responsables se han reducido. «Cuando la gente puede encontrar fácilmente las respuestas que necesita, no tiene que perder tiempo preguntando», afirma Sini.

Una incorporación más sólida

Cuando se incorporan nuevos empleados, sus primeros días marcan la pauta, y Ziik desempeña ahora un papel fundamental a la hora de ayudarles a adaptarse. «Hemos creado manuales para diferentes puestos y situaciones. Así, cuando alguien empieza, puede acceder a Ziik y obtener una visión general completa de cómo trabajamos, qué se espera de él y dónde encontrar ayuda», explica Sini. Esto ahorra tiempo tanto a los nuevos empleados como a sus responsables, y garantiza que la experiencia de incorporación sea coherente en todas las sedes.

Menos errores, respuestas más rápidas

Los manuales integrados, las preguntas frecuentes y las funciones de búsqueda de Ziik han facilitado mucho la gestión de las consultas recurrentes sin saturar los canales de chat. «¡Me encantan las preguntas frecuentes! Imaginemos que alguien necesita saber cómo gestionar una situación con un cliente o dónde encontrar una política concreta; ya no tiene que ir preguntando por ahí. Solo tiene que buscarlo en Ziik», exclama Sini. Esto no solo reduce las interrupciones, sino que ayuda a los empleados a sentirse más independientes y capaces en su trabajo.

Una comunicación más clara

Al dejar de lado Slack, WhatsApp y las cadenas de correo electrónico, Blue Lagoon se comunica ahora con un propósito claro y menos ruido. Como explica Sini Virtinanen: «Ha sido un gran alivio, sinceramente. Con Slack, las cosas podían perderse. Ahora, con Ziik, cada uno solo ve lo que le resulta relevante. Pueden confiar en que la información que reciben es la que necesitan y quieren ver». Cada publicación tiene un público claro, cada documento un lugar concreto donde guardarlo, y los acuses de lectura confirman que el mensaje se ha recibido.

Un mayor sentido de conexión

Quizás lo más importante es que Ziik se ha convertido en parte de la cultura de Blue Lagoon Beauty, ayudando a los equipos a sentirse alineados y conectados, incluso cuando no están físicamente juntos. «Creo que ahora la gente se siente más segura y conectada. Siempre saben lo que está pasando, saben dónde encontrar las cosas y no tienen que estar adivinando. Eso genera confianza, y eso también se refleja en cómo trabajan con los clientes», afirma Sini Virtanen.