7-Eleven elige a Ziik

Acerca de la empresa

Reitan Convenience Danmark es titular de los derechos de explotación de la marca 7-Eleven en Dinamarca, donde actualmente hay 174 tiendas 7-Eleven. «Pero esa cifra cambia con frecuencia, ya que a menudo abrimos nuevas tiendas o se producen traspasos de tiendas ya existentes», explica Tina Kjelgaard. Trabaja en la Oficina de Servicios, que presta toda la gama de servicios corporativos —como recursos humanos, nóminas, compras, comunicación, marketing, TI y mucho más— a los franquiciados de Reitan Convenience Danmark. Los franquiciados son comerciantes autónomos que gestionan cada uno una o más tiendas 7-Eleven. Tina es también la responsable de proyectos de la plataforma interna, 7-Eleven Universe, que gira en torno a la plataforma Ziik.

Retos a los que se enfrenta Ziik

Una forma más eficaz de comunicarse

Queríamos encontrar una forma más eficaz de comunicar información importante directamente a todo el personal de la empresa al mismo tiempo. Tenemos mucha información que transmitir, y hacerlo todo a través de los comerciantes simplemente no resultaba eficiente. Les llevaba demasiado tiempo y, a veces, la información no llegaba a tiempo al personal de las tiendas.

Asumir la responsabilidad de las noticias importantes

Queríamos asumir la responsabilidad de transmitir mensajes importantes y de ahorrar tiempo a los franquiciados. Y, a veces, un mensaje simplemente no puede esperar a que el franquiciado lo transmita. Cosas como cambios en la normativa de seguridad alimentaria o avisos sobre ladrones en las tiendas: es fundamental que esos mensajes lleguen rápidamente.

Fomentar el compromiso de los empleados

También queríamos acercarnos a todos los empleados de las tiendas 7-Eleven, para que sintieran que forman parte del universo 7-Eleven, y no solo de su tienda local. Queremos potenciar el compromiso de los empleados y mejorar su retención. Uno de los mayores retos del sector minorista es la rotación de personal, que ronda el 80 % anual en todo el sector. Si conseguimos hacer algo al respecto, realmente podremos ayudar a los comerciantes.

Una mejor incorporación, una mayor retención

Para fomentar la retención y ahorrar tiempo a los comerciantes, también queríamos encontrar una forma de mejorar la incorporación de los nuevos empleados. Cuando trabajas en un turno en una tienda 7-Eleven, tienes que dominar muchas cosas. Basta con pensar en todas las normativas y manuales que hay que conocer: la edad mínima para comprar tabaco o alcohol, las normas de seguridad alimentaria, etc. Al empleado le lleva tiempo aprenderlo todo. Pero es importante apoyarles para que lleguen a ser excelentes en su trabajo, porque cuanto mejor seas, más feliz serás y más tiempo te quedarás.

Compartir información para ahorrar tiempo

La incorporación también supone una gran inversión para el franquiciado, que tiene que contar con el doble de personal para que los compañeros formen al nuevo empleado. Por eso queríamos poder ayudar tanto a los empleados como a los franquiciados, apoyando el proceso de incorporación y formación. Y queríamos que todos nuestros manuales, herramientas de formación y demás información importante estuvieran disponibles a cualquier hora para todos los miembros de la familia 7-Eleven.

Requisitos para una nueva solución

Listo para la franquicia

Queríamos un sistema que pudiéramos configurar nosotros mismos, que se adaptara a nuestra estructura de franquicia tan singular. Realmente somos bastante especiales; no se puede meter todo en el mismo saco, tanto en lo que respecta al RGPD como porque somos un gran número de pequeños comerciantes independientes. Si uno de nuestros comerciantes gestiona cuatro tiendas, no queríamos que tuviera que utilizar cuatro sistemas diferentes con cuatro inicios de sesión distintos. Si quisiera vender una de sus tiendas, queríamos poder transferir el sistema de ese negocio al nuevo franquiciado como parte de la cesión del negocio, en lugar de borrarlo todo y empezar de cero. Realizamos bastantes cesiones de negocio, por lo que esto era muy importante.

Prueba de conducción

Ya utilizábamos una plataforma de aprendizaje en línea, pero necesitábamos algo más que incorporara los aspectos de comunicación e intercambio de información, así como una plataforma que pudiera integrarlo todo, y Ziik nos fue muy recomendada. Ziik surge del sector de las franquicias, por lo que ya conocían todos los requisitos específicos. Nos proporcionaron una plataforma en blanco para que experimentáramos con ella, y pronto quedó claro que Ziik podía ofrecernos todo lo que buscábamos.

Resultados

Ziik lo une todo

Recientemente hemos puesto en marcha nuestra plataforma interna, 7-Eleven Universe. Los empleados y franquiciados acceden a «Universe» mediante un inicio de sesión en Azure AD, que les permite acceder a todos los sistemas que necesitan dentro de la plataforma. «Universe» integra la plataforma Ziik para la comunicación interna y el intercambio de información, nuestra plataforma de formación en línea, Learning Bank, y nuestro sistema de inteligencia empresarial, Reitan Intelligence, desarrollado por Biwise, socio de Ziik, y todo ello gira en torno a Ziik.

Fácil configuración

He configurado el sistema completamente por mi cuenta. Y mi experiencia profesional es en recursos humanos, no en informática. Ziik me ha informado de que cuentan con un servicio de asistencia, pero sencillamente no lo he necesitado. Nuestra comunicación se ha centrado principalmente en que yo les haya dado mi opinión y les haya sugerido ideas para optimizar la plataforma a nuestras necesidades.

Socios para el desarrollo

Ziik se ha mostrado muy abierto a las sugerencias durante todo el proceso. La mayoría de las preguntas las pueden responder al instante, mientras que para otras necesitan consultar primero con sus compañeros. Quieren desarrollar la plataforma e incorporar nuevas funciones, pero no quieren imponerlas al resto de usuarios. Sin embargo, si pueden añadir una nueva función y hacer que cada uno pueda elegir por sí mismo si la utiliza o no, lo harán lo antes posible. Creo que nuestra relación de trabajo se parece más a la de socios de desarrollo que a la de simples clientes y comerciales.

Fácil de extender

He incorporado a todos nuestros franquiciados al «7-Eleven Universe» y les he mostrado todo lo que pueden hacer allí, y ha sido realmente fácil. Todos han quedado muy impresionados con la plataforma y nadie ha expresado ninguna duda sobre cómo utilizarla. Pero, claro, la gente del sector minorista nunca tiene mucho tiempo para sentarse. Por otro lado, no tienen paciencia con las cosas que no funcionan, y hasta ahora no he oído ninguna queja sobre el uso de la plataforma o los contenidos.

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