När ditt företag växer måste även kommunikationen utvecklas

Om företaget

Tor Dental grundades 2023 av två tandläkare och tidigare klasskamrater som båda hade skaffat sig erfarenhet utomlands innan de bestämde sig för att tillsammans starta egna kliniker. Företaget har vuxit snabbt från en enda klinik i Uppsala till tre kliniker i regionen mellan Stockholm och Uppsala.

Kliniken är specialiserad på allmän tandvård, tandreglering och implantatbehandling, med stort fokus på patientvård och att skapa en välkomnande atmosfär, särskilt för patienter med tandläkarskräck.

I dag arbetar cirka 15 anställda på de tre klinikerna, och tandläkarna rör sig regelbundet mellan platserna för att stödja patienter och kollegor.

Utmaningar innan Ziik

I början var kommunikationen inget problem. Eftersom det bara fanns två grundare och ett litet team visste alla vad de andra hade fått veta. Men när företaget växte förändrades det snart.

"Det blev svårt att hålla reda på vem som hade fått vilken information", förklarar Mira Florin.

Samtidigt var dokumenten utspridda över olika plattformar.

"Vi hade lite Dropbox här, lite Drive där, vi skickade sms, e-post..."

Den växande organisationen behövde ett mer strukturerat sätt att dela rutiner, dokument och viktiga uppdateringar, samt ett sätt att säkerställa att alla utgick från samma information.

Krav för en ny lösning

Tor Dental var inte ute efter ett komplicerat IT-system. Allt de ville ha var en plattform där de kunde:

• samla in dokument och rutiner
• kommunicera med alla medarbetare vid de tre klinikerna
• styra vem som hade tillgång till olika uppgifter
• ersätt flera olika verktyg med en enkel lösning

Användarvänligheten var särskilt viktig, och det är en av de främsta anledningarna till att de valde Ziik.

"Det påminde oss lite om Facebook", säger Mira Florin. "Och folk visste redan hur man använde något sådant."

Resultat

En plats för allt

Idag har Tor Dental en gemensam plattform istället för flera separata plattformar. Dokument, chattar, grupper, personalinformation och intern kommunikation finns alla samlade på ett och samma ställe. Denna överblick har blivit allt mer värdefull i takt med att företaget fortsätter att växa.

"Den ersätter e-post, Dropbox, Drive och flera andra verktyg."

Se till att alla får samma information

För Mira Florin är en av de största fördelarna att allt sker på ett enhetligt sätt. Istället för att undra vem som har fått vilken information kan viktig information nu delas en gång, och alla får samma meddelande. Plattformen gör det också enkelt att se vem som har läst viktiga uppdateringar.

"Det ger oss ett mycket bättre sätt att standardisera våra rutiner."

Både en social plattform och ett arbetsverktyg

Även om Ziik i första hand är en arbetsplattform har den också blivit en del av Tor Dentals företagskultur. Medarbetarna gratulerar varandra på födelsedagar, delar bilder från evenemang och håller kontakten mellan klinikerna.

"Jag tycker faktiskt att det också är en viktig del av ett arbetsverktyg", säger Mira Florin. "Det skapar engagemang och bidrar till en god stämning."

Enkelt redan från första dagen

Det visade sig vara enklare än väntat att komma igång: Tillsammans med Ziik importerade Tor Dental sin personalhandbok och befintliga rutiner till plattformen, vilket gjorde det möjligt att börja använda systemet utan att behöva bygga upp allt från grunden.

"Det gjorde det verkligen mycket enklare att komma igång."

Favoritfunktioner

Grupper och chattar

Tor Dental använder både gruppchattar och enskilda chattar varje dag, vilket gör det enkelt att kommunicera med alla eller bara med de personer som behöver specifik information.

Dokument och behörigheter

Personalhandböcker, rutiner, avtal och interna dokument samlas på ett och samma ställe, samtidigt som behörighetsinställningar säkerställer att medarbetarna endast ser den information som är relevant för dem.

"Allt finns samlat på ett ställe."

Nyhetsflöde

Flödet används både för den dagliga kommunikationen och för sociala uppdateringar, vilket hjälper kollegorna på de tre klinikerna att hålla kontakten.

"Det uppmuntrar människor att engagera sig."

Användarvänlig design

En av de främsta anledningarna till att Tor Dental valde Ziik var dess välbekanta och intuitiva gränssnitt. Eftersom medarbetarna redan förstod hur plattformen fungerade gick införandet snabbt i hela organisationen.