Att driva ett företag kan vara ensamt. Med Ziik behöver det inte vara så när det gäller att bygga upp ett nätverk.

Om företaget

Trafalgar Education är moderbolaget bakom två internationella varumärken inom scenkonstutbildning: Stagecoach Performing Arts och Drama Kids. 

Stagecoach grundades i Storbritannien 1987 och erbjuder fritidsaktiviteter inom sång, skådespeleri och dans för barn i åldrarna 3 till 18 år. Lisa var själv en av de första eleverna där, innan hon senare byggde upp en karriär inom franchising och så småningom blev verkställande direktör. 

Drama Kids har sitt ursprung i Australien och använder drama för att hjälpa barn att utveckla sitt språk, sitt självförtroende och sin kommunikationsförmåga. Tillsammans når de två varumärkena över 170 000 elever i flera länder. Kurserna genomförs via omfattande franchisenätverk där ägarna driver självständiga lokala företag under de två etablerade varumärkena.

Utmaningar innan Ziik

Franchisenätverket kommunicerade redan innan Ziik infördes, men kommunikationen var splittrad. Det förekom e-postmeddelanden, individuella kontakter och ett stort antal WhatsApp-grupper. Vissa franchisetagare ingick i flera grupper samtidigt och diskuterade ofta liknande frågor med något olika kombinationer av deltagare.

”En franchisetagare berättade för mig att hon var med i sju olika WhatsApp-grupper”, minns Lisa Stead. ”De diskuterade ofta samma saker, men med olika personer i varje grupp.”

Att helt enkelt slå ihop dem till en enda stor chatt var inte lösningen. Franchisetagarna ville ha separata forum för olika samtalsämnen – allt från att utveckla verksamheten och öka omsättningen till utmaningarna med att vara nybliven förälder eller gå igenom klimakteriet.

”De ville ha alla dessa samtal”, förklarar Lisa Stead. ”De ville bara inte att de skulle vara utspridda på sju olika platser.”

Trafalgar Education behövde en plattform som kunde sammanföra nätverket utan att ta bort de mindre gemenskaperna och de fokuserade samtalen som franchisetagarna satte så stort värde på.

Krav för en ny lösning

Plattformen skulle stödja två separata varumärken, vart och ett med sin egen identitet, ton och gemenskap. Den skulle dessutom:

• tillräckligt intuitivt för att kunna användas utan formell utbildning
• tillgänglig över landsgränser och tidszoner
• lämpligt både för att bygga gemenskap och för formell kommunikation från huvudkontoret
• kan hantera handböcker, efterlevnadsdokument och viktiga handlingar
• tillräckligt flexibel för att kunna erbjuda olika åtkomstnivåer i takt med att användarbasen växer.

Ziik erbjöd Trafalgar Education den ovanliga kombinationen av ett enda underliggande system och två separata varumärkesmiljöer.

”Drama Kids-plattformen känns som Drama Kids, och Stagecoach-plattformen känns som Stagecoach”, säger Lisa Stead. ”Men på huvudkontoret behöver vi bara sätta oss in i och hantera ett enda system.”

Resultat

Franchisetagarna behöver inte längre driva sina företag på egen hand

Ziik erbjuder franchisetagarna en gemensam plattform där de kan ställa frågor, diskutera utmaningar och lära av varandra. Ibland är det huvudkontoret som ger svaret. Vid andra tillfällen kan en annan franchisetagare redan ha ställts inför samma problem och kunna ge omedelbara råd.

”De uppmuntrar varandra, motiverar varandra och delar med sig av det de är stolta över”, säger Lisa Stead.”Någon kan till exempel lägga upp en prestation som en av sina elever har åstadkommit, och då reagerar andra, gratulerar dem och frågar hur de lyckades.”

Detta stöd mellan jämlikar har bidragit till att skapa en bredare gemenskapskänsla över landsgränser och tidszoner.

Ett nätverk med utrymme för olika samtal

I stället för en mängd osammanhängande WhatsApp-grupper har franchisetagarna nu en enda plats där konversationerna fortfarande kan organiseras utifrån olika intressen och behov. Plattformen känns bekant eftersom den fungerar på ungefär samma sätt som de sociala medier som folk redan är vana vid, men den förblir samtidigt en privat, arbetsinriktad miljö.

”Det är färgglatt, ljust och interaktivt”, säger Lisa Stead. ”Det känns som något som folk vill använda. Det känns inte som arbete.”

För huvudkontoret utgör det dessutom en tydlig kanal för meddelanden, nyheter och viktiga uppdateringar.

Kunskapen finns tillgänglig närhelst den behövs

Båda varumärkena har lagt upp sina driftsmanualer och supportinformation i Ziik. Istället för att bläddra igenom mappar eller vänta på svar från huvudkontoret kan franchisetagarna söka efter den information de behöver när frågan uppstår, även om det sker utanför ordinarie kontorstider.

”Om de jobbar klockan tio på kvällen behöver inte vi göra det”, säger Lisa Stead. ”Appen sköter jobbet åt oss.”

De sökbara handböckerna behandlar både praktiska frågor och viktiga kontaktuppgifter inom områden som barnskydd, välbefinnande och stöd till barn med särskilda utbildningsbehov.

Det är enklare att hantera efterlevnaden

Franchisetagarna måste föra dokumentation som omfattar områden såsom försäkringar, bakgrundskontroller, hälso- och säkerhetsriktlinjer samt riskbedömningar. Vissa dokument måste förnyas årligen, medan andra följer andra tidsplaner. Tidigare sköttes mycket av detta via e-post, där förfrågningar och påminnelser lätt kunde försvinna bland förfrågningar från blivande elever. Med Ziik får franchisetagarna tydliga påminnelser och kan utföra de nödvändiga uppgifterna direkt från sina mobiltelefoner.

”När allt väl är inprogrammerat sköter systemet i stort sett hela processen åt dig”, förklarar Lisa Stead.

Vid särskilt viktiga uppdateringar kan huvudkontoret kräva att användarna läser hela meddelandet och bekräftar att de har tagit del av det. Teamet kan sedan direkt följa upp med alla som inte har svarat.

Snabb införande utan en långdragen implementering

Lisa Stead stötte för första gången på Ziik på International Franchise Show, där hon gick med på en tio minuter lång demonstration efter att först ha insisterat på att hon inte ville att någon skulle försöka sälja något till henne.

”Under de där tio minuterna insåg jag hur enkelt och smidigt det var”, säger hon. ”Jag tänkte: det här är precis vad vi behöver.”

Implementeringen bekräftade det intrycket. Efter att ha varit med om andra systeminföranden som tagit flera månader tyckte Lisa Stead att Ziiks införande var ovanligt smidigt. Redan under den första månaden hade cirka 80 % av Stagecoachs franchisenätverk loggat in, utan incitament eller något omfattande utbildningsprogram.

”Vi visade dem helt enkelt var det fanns och hur man ställer in ett lösenord”, säger hon . ”De insåg genast nyttan med det.”

Favoritfunktioner

Nyhetsflöde

För franchisetagarna är nyhetsflödet gemenskapens hjärta. Det utgör en trygg miljö där de kan ställa frågor, fira elevernas framgångar, dela med sig av idéer och be sina kollegor om råd. Eftersom konversationerna förblir synliga för hela nätverket kan ett svar komma att gynna betydligt fler än den som ursprungligen ställde frågan.

”Det gör det möjligt för alla att ställa upp och hjälpa till, oavsett om det är någon från huvudkontoret eller en annan franchisetagare.”

Sökbara bruksanvisningar

Driftshandböckerna ger franchisetagarna tillgång till stöd närhelst de behöver det. Istället för att bläddra igenom mappar eller kontakta huvudkontoret kan de skriva in en fråga och snabbt hitta det relevanta avsnittet. Detta är särskilt värdefullt i ett globalt nätverk där franchisetagarna kan vara i tjänst långt efter att huvudkontoret i Storbritannien har stängt.

Verktyg och påminnelser för regelefterlevnad

Ziik ger Trafalgar Education en samlad plattform för att hantera återkommande dokumentations- och efterlevnadskrav. Automatiska påminnelser minskar den administrativa bördan för både huvudkontoret och franchisetagarna, samtidigt som möjligheten att se vad som redan har slutförts gör uppföljningen mer målinriktad och effektiv.

Roller och åtkomstkontroller

I takt med att Trafalgar Education förbereder sig för att anställa verksamhetschefer, rektorer och lärare kommer möjligheten att definiera roller och behörigheter att bli allt viktigare. Enskilda franchisetagare kan ge teammedlemmarna tillgång till den information de behöver utan att avslöja konfidentiellt eller irrelevant material. Samtidigt behåller huvudkontoret den centrala kontrollen och kan omedelbart återkalla åtkomsten vid behov.

Läs bekräftelser

När det gäller viktig information kan Trafalgar Education kräva att franchisetagarna läser igenom hela uppdateringen och bekräftar att de har gjort det. Detta ger huvudkontoret en tydlig överblick över vilka som har tagit del av viktig information och gör det möjligt att direkt följa upp med det relativt lilla antalet som inte har gjort det.