Rätt information, oavsett var arbetet utförs: Så här kopplar Hurtigruta Carglass® samman sina team ute på fältet

Om företaget

Hurtigruta Carglass®, som ingår i Belron-koncernen, är en av Norges ledande specialister inom reparation och byte av bilglas. Företaget har 370 anställda som arbetar på över 100 platser över hela Norge, från Alta längst i norr till Kristiansand i söder.

En stor del av personalstyrkan består av tekniker vars arbetsdag går ut på att hjälpa kunder och fordon ute på vägarna. Det gör att mobil åtkomst till företagsinformation är särskilt viktig.

Utmaningar innan Ziik

Den största utmaningen inom den interna kommunikationen för Hurtigruta Carglass® var att nå de medarbetare som inte sitter framför en dator varje dag. Därför behövdes en ny kanal där viktig information skulle vara lättillgänglig och tillgänglig för alla, oavsett var, när eller hur de arbetade.

Tidigare skötte Workplace denna kanal. Men när det stod klart att tjänsten skulle läggas ned behövdes en ny lösning. Den här gången var prioriteringen tydlig för ledningsgruppen: viktig information måste nå de medarbetare som den var relevant för, inklusive tekniker som arbetar utanför kontoret.

Krav för en ny lösning

Den nya plattformen behövde vara användarvänlig och utformad med mobilen i fokus, så att det skulle vara enkelt att nå medarbetarna i hela organisationen. Den behövde också göra det enkelt att rikta informationen efter region, avdelning och kompetensområde, istället för att skicka ut allt till alla. Dessutom behövdes en funktion som kunde ge insyn i om särskilt viktig information faktiskt hade lästs.

Men deras viktigaste krav var att hitta en partner, inte bara en teknisk plattform. Under urvalsprocessen förde företaget samtal med flera leverantörer. Ziik utmärkte sig tack vare sitt nära och personliga tillvägagångssätt.

”Vi kände att våra kontakter på Ziik verkligen ville förstå vår organisation och våra behov”, säger Bente Birkeland. ”De var inriktade på att hjälpa oss att lyckas, inte bara på att leverera en plattform.”

Resultat med höjdpunkter

Viktig information skickas till teknikerna via mobilen

Den viktigaste förändringen är enkel: teknikerna kan nu ta emot företagsinformation direkt på sina mobiltelefoner. De behöver inte sitta vid en dator för att hålla sig informerade. Det gör kommunikationen mycket mer tillgänglig för de anställda som tillbringar sin arbetsdag med att reparera och byta bilglas istället för att kolla e-post vid ett skrivbord.

Kommunikationen kan riktas till rätt medarbetare

Hurtigruta Carglass® har skapat en tydlig gruppstruktur i Ziik. Det finns grupper för regioner och centrala funktioner samt specialistområden som HR, IT, drift, HSE, ekonomi, försäljning och marknadsföring. På så sätt kan information delas med de medarbetare som den faktiskt är relevant för, samtidigt som företagsövergripande kommunikation fortfarande kan nå alla när det behövs.

Läsbekräftelser ger värdefull insyn

För viktiga meddelanden kan Hurtigruta Carglass® aktivera läsbekräftelser. Detta ger organisationen en överblick över hur många medarbetare som har sett informationen och, vid behov, vem som har läst den. För en personalstyrka där många medarbetare inte arbetar vid en dator är denna insyn särskilt värdefull. Det bidrar till att förvandla kommunikationen från att bara publicera information till att veta om meddelandet faktiskt har nått mottagarna.

Allt fler delar av organisationen börjar ta en aktiv roll i kommunikationen

Efter ungefär ett år med Ziik har Hurtigruta Carglass® även satsat på att få sina centrala funktioner att använda plattformen mer aktivt. Personalavdelningen, IT, driften och andra team uppmuntras i allt högre grad att publicera relevant information direkt till medarbetarna. Det arbetet har bekräftat en viktig lärdom: god internkommunikation kräver kontinuerlig uppmärksamhet. Ziik har stöttat den utvecklingen med praktisk utbildning, bland annat genom att arbeta direkt med de centrala funktionerna för att visa hur plattformen kan användas i praktiken.

”Ju mer relevant och användbart innehåll som publiceras, desto större värde har Ziik för våra medarbetare”, säger Bente Birkeland.

Favoritfunktioner

Mobilapp

För tekniker och andra medarbetare som inte sitter vid en dator varje dag är mobil åtkomst avgörande. Appen gör att företagsinformationen finns direkt på den enhet som medarbetarna redan bär med sig.

‍Grupper

Genom att använda grupper kan Hurtigruta Carglass® organisera kommunikationen utifrån regioner, centrala funktioner och kompetensområden. Det bidrar till att göra kommunikationen mer relevant och förhindrar att varje meddelande i onödan skickas ut till hela organisationen.

‍Läs bekräftelser

Läsbekräftelser ger Hurtigruta Carglass® möjlighet att se om viktig information faktiskt har lästs. Detta är särskilt användbart vid kommunikation där det inte räcker med att bara publicera meddelandet.

‍Chatta

Chatten används flitigt inom hela organisationen och erbjuder ett snabbt och enkelt sätt för medarbetarna att kommunicera mellan olika team och på olika platser.