En enda källa till sanning: Hur Wonderfield använder kommunikation som ett strategiskt verktyg i verksamheten

Om Wonderfield Group

Wonderfield Group är ett internationellt livsmedelsföretag med verksamhet inom flera kanaler, såsom restauranger, försäljningskiosker, tillverkning och franchising. I Storbritannien och Irland omfattar verksamheten 33 YO! Sushi-restauranger och mer än 550 försäljningskiosker under varumärken som YO! Sushi, Panku, Bento, Sushi Circle och UZUZU. Medan restaurangerna drivs direkt av koncernen sköts cirka 95 % av kioskerna av franchisepartners. 

Detta skapar en mycket varierad verksamhetsmiljö. Företagets restaurangteam, franchisepartners, kollegor ute på fältet och centrala stödfunktioner behöver alla tillgång till information, men deras behov skiljer sig ofta åt. Att förmedla målinriktad och relevant kommunikation samtidigt som man upprätthåller enhetligheten i hela organisationen är därför avgörande för framgången i verksamheten.

Utmaningar innan Ziik

Att gå bortom traditionellt informationsutbyte

Precis som många andra organisationer har Wonderfield historiskt sett förlitat sig på en kombination av system, däribland SharePoint, ett företagsintranät och Ziik. I takt med att verksamheten utvecklades och kioskverksamheten övergick från att huvudsakligen bestå av företagsejda enheter till en modell som till största delen drivs av franchisetagare, blev kommunikationsbehoven allt mer komplexa. 

Utmaningen handlade inte längre bara om att publicera information. Företaget behövde ett sätt att:

• Kommunicera effektivt med olika målgrupper.
• Se till att informationen förblev relevant och målinriktad.
• Ge franchisepartnerna tillgång till det innehåll de behövde.
• Skydda dem från irrelevant företagsinformation.
• Skapa enhetlighet inom hela organisationen.

För att åtgärda detta genomförde Wonderfield en omfattande översyn av hur Ziik var uppbyggt, styrdes och förvaltades. Under ledning av teamet för central drift omformades plattformen för att bättre tillgodose användarnas olika behov. 

Idag fungerar Ziik som en central informationsplattform för både företagets team och franchisepartnerna, med behörigheter och innehållsstrukturer som är utformade utifrån verksamhetsmässig relevans.

”Tack vare hierarkin och hur plattformen sköts kan vi se till att alla får just den information de faktiskt behöver. Vi överbelastar inte franchisepartnerna med information om restaurangerna och inte heller restaurangerna med information om detaljhandeln. Det är information som är relevant för deras specifika roll.”

Krav för en ny lösning

Att skapa en självbetjäningsplattform

Wonderfields ambition sträcker sig bortom traditionell internkommunikation. Målet är att skapa en självbetjäningsmiljö där teamen snabbt kan hitta svar på operativa frågor utan att behöva förlita sig på e-post eller eskalera rutinmässiga frågor via ledningskanalerna. 

Oavsett om någon behöver hitta ett planogram, förstå en pågående kampanj, hitta support för underhåll, rekrytera en medarbetare eller lösa ett IT-problem, bör plattformen erbjuda en enkel väg till rätt svar. 

Denna metod ger fördelar som sträcker sig bortom ren bekvämlighet. Genom att minska antalet återkommande förfrågningar till supportfunktionerna kan de centrala teamen ägna mer tid åt strategiskt stöd och verksamhetsförbättringar.

”Om en avdelning får samma fråga 50 gånger, säger jag: låt oss göra något åt det. Oavsett om det handlar om att skapa innehåll, förbättra sökbarheten eller uppdatera vanliga frågor. Det innebär att vi använder vår tid mer effektivt och stöder franchisepartnerna och restaurangerna på ett bättre sätt.” 

Resultat

En version av sanningen

Kärnan i Wonderfields kommunikationsstrategi är en enkel princip: att skapa en enda, pålitlig informationskälla. 

I stället för att informationen lagras på enskilda enheter, delas informellt eller tolkas på olika sätt på olika platser, håller Ziik på att bli den plats där teamen vet att de kan hitta de senaste och mest korrekta riktlinjerna. 

Avdelningssidorna har en enhetlig struktur, oavsett om användarna besöker avdelningarna Ekonomi, Rekrytering, IT, Drift eller någon annan funktion. Standardiserade layouter, vanliga frågor, snabblänkar och kontaktuppgifter hjälper användarna att navigera i innehållet på ett mer effektivt sätt och skapar en igenkännbar upplevelse på hela plattformen. 

”En version av sanningen. Det finns ett svar, inte flera olika svar.”

Att påskynda självbetjäningen med hjälp av AI

Införandet av AI-driven sökfunktion utgör nästa steg i Wonderfields strategi för digital kommunikation. Istället för att manuellt söka igenom dokument eller avdelningssidor kan användarna helt enkelt ställa en fråga och få ett omedelbart svar baserat på det innehåll som finns tillgängligt på hela plattformen. 

Tekniken förbättrar inte bara tillgången till information utan lyfter också fram möjligheter till kontinuerlig förbättring. Om användarna inte kan hitta ett svar uppmanas man att kontrollera om det nödvändiga innehållet finns eller om det behöver uppdateras. 

”AI-sökmotorn kommer att göra livet betydligt enklare för alla. Om man bara behöver skriva in vad man behöver och omedelbart får svaret är det en enorm fördel. Det sparar tid och hjälper våra team att få tillgång till rätt information.” 

För Wonderfield är det lika viktigt att upprätthålla informationskvaliteten som att göra informationen sökbar.

”Plattformen behöver uppdateras genom att ny information läggs till och föråldrad information tas bort, samt genom att ta hänsyn till förslag från våra team för att hjälpa dem att fullgöra sina arbetsuppgifter”. 

Utvecklad för att stödja tillväxt

Skalbarhet har blivit en annan viktig fördel.

I takt med att verksamheten växer kan plattformen automatiskt placera användare i rätt grupper, regioner och avdelningsstrukturer. Nya verksamhetsställen kan snabbt integreras, medan nedlagda verksamhetsställen kan tas bort utan omfattande administrativt arbete. 

Dessa funktioner bidrar till att säkerställa att styrningen förblir konsekvent i takt med att organisationen växer, vilket minskar det manuella arbetet och samtidigt förbättrar användarupplevelsen. 

Framgångarna med införandet i Storbritannien och Irland bidrar nu till att främja en bredare tillämpning inom hela Wonderfield-koncernen. Erfarenheterna delas med Sushi Take-verksamheten i Spanien, samtidigt som ytterligare möjligheter utforskas inom andra delar av organisationen.

”Det handlar om att vi som franchisegivare ska utvecklas för att underlätta livet för franchisetagarna.” 

Ett partnerskap med fokus på ständig förbättring

För Graeme Barnes sträcker sig relationen med Ziik längre än till en ren teknikplattform. Efter att ha tillbringat mer än två decennier i ledande befattningar inom hotell- och restaurangbranschen inser han värdet av att samarbeta med leverantörer som ifrågasätter antaganden och hjälper till att lösa problem på ett effektivt sätt. 

Samarbetet mellan Wonderfield och Ziik har utvecklats till ett partnerskap som bygger på ständig förbättring, innovation och feedback från användarna. Idéer som kommer från franchisepartnerna, restaurangpersonalen och supporten ligger ofta till grund för framtida utveckling och förbättringar. 

”Wonderfield och Ziik har ett fantastiskt samarbete. Vi arbetar tillsammans för att göra plattformen så bra som möjligt för våra team. Vi kan lägga fram utvecklingsförslag utifrån den feedback vi får från våra medarbetare.” 

Favoritfunktioner

AI-driven sökning

Användarna kan ställa frågor direkt och få svar som hämtas från information som finns på hela plattformen, vilket gör det enklare att komma åt och navigera bland det operativa innehållet. 

Rättsbegränsningar och användargrupper

Innehållet kan anpassas efter franchisepartners, restauranger, avdelningar och andra målgrupper, vilket säkerställer att användarna endast får information som är relevant för just dem. 

Sändningskanaler

Viktiga operativa uppdateringar kan publiceras i kontrollerade kanaler, vilket förhindrar att värdefull information går förlorad i mer omfattande diskussioner. 

Användningsanalys och läsbekräftelser

Rapporteringsverktygen hjälper Wonderfield att förstå engagemangsnivåerna, följa upp användningen och identifiera möjligheter att förbättra kommunikationens effektivitet.