En organisation, många verksamhetsställen: Hur West Iceland Health Services skapade en mötesplats

Om företaget

Västislands hälsovårdstjänster är en offentlig vårdorganisation som tillhandahåller hälso- och sjukvårdstjänster i hela västra Island. Organisationen har över 600 anställda fördelade på åtta verksamhetsställen, däribland huvudsjukhuset i Akranes samt vårdcentraler, vårdhem och andra tjänster i hela regionen. De stora geografiska avstånden och en mångsidig personalstyrka – som består av läkare, sjuksköterskor, ambulanspersonal, administrativ personal, städpersonal och andra yrkesgrupper – gör den interna kommunikationen särskilt viktig. De anställda behöver känna sig som en del av samma organisation, men de behöver inte nödvändigtvis ha tillgång till exakt samma information.

Utmaningar innan Ziik

Innan Ziik infördes använde West Iceland Health Services Workplace för intern kommunikation. När det stod klart att Workplace skulle fasas ut började organisationen noggrant utvärdera vad som hade fungerat och vad man ville förbättra. En av de största utmaningarna var den stora mängden manuellt arbete som krävdes för att underhålla kommunikationsstrukturen: När en ny medarbetare började måste denne manuellt placeras i relevanta grupper. Med många olika verksamhetsställen, avdelningar och yrkesroller krävdes det kontinuerligt administrativt arbete för att hålla strukturen i linje med organisationen.

Samtidigt ville man förbättra hur medarbetarna fick information. Viss kommunikation behövde nå alla. Annan information kunde vara relevant endast för sjuksköterskor, ambulanspersonal, chefer, en viss sjukhusavdelning eller medarbetare på en viss arbetsplats. Organisationen ville också ha mer än bara en informationskanal: gemenskap och medarbetarengagemang var viktiga redan från början. Eftersom medarbetarna var utspridda över ett stort geografiskt område behövdes en gemensam plats där människor också kunde uppleva den sociala sidan av att tillhöra samma organisation.

Krav för en ny lösning

Ett viktigt krav var att den nya plattformen skulle återspegla organisationens faktiska struktur. Avdelningar och befattningar fanns redan i organisationens HR-system, och målet var att skapa samma struktur i Ziik, så att medarbetarna automatiskt skulle kunna ingå i rätt kommunikationsmiljö.

”Det var nog det viktigaste vi gjorde i början”, säger Sigurður Þór Sigursteinsson.

Organisationen ville också kunna kommunicera på olika nivåer: inom hela organisationen, per verksamhetsort, per avdelning och per yrkesroll. Samtidigt behövde plattformen stödja den ursprungliga ambitionen med gemenskapen.

”När vi funderade på vad vi ville ha var en av de saker vi betonade att vi ville bygga upp en gemenskap”, säger Sigurður Þór Sigursteinsson. ”Vi ville ha något socialt och en plats där vi kunde träffas oavsett var vi befann oss.”

Resultat

Mer relevant kommunikation

Med hjälp av Ziik kan Västislands hälso- och sjukvårdstjänster rikta informationen efter plats, avdelning och yrkesroll. Till exempel är över 90 sjuksköterskor registrerade under en och samma roll i systemet. Om informationen är särskilt relevant för sjuksköterskorna kan organisationen kommunicera direkt med just den gruppen istället för att skicka meddelandet till alla.

Samma tillvägagångssätt kan användas för andra yrken. Om en utbildning anordnas specifikt för ambulanspersonal kan man snabbt skapa en grupp för de berörda medarbetarna, där de kan ta del av information, dela filer och diskutera utbildningen. Principen är enkel: endast de som behöver informationen får den.

Enklare introduktion och mindre manuell administration

Västislands hälso- och sjukvård har utformat Ziik så att det speglar organisationen i dess personaladministrationssystem.

Tidigare var man tvungen att manuellt lägga till nya medarbetare i rätt Workplace-grupper. Idag kan nya medarbetare läggas till automatiskt i Ziik som en del av introduktionsprocessen. Det innebär att kommunikationsstrukturen blir mycket mer systematisk och lättare att underhålla när medarbetare ansluter sig till organisationen eller byter roll.

En gemensam mötesplats på åtta olika platser

Även om kommunikationen kan vara mycket målinriktad är medarbetarna ändå sammankopplade via ett gemensamt företagsflöde. Detta ger organisationen en gemensam plattform för information som gäller hela organisationen, men också för de mer sociala aspekterna av arbetslivet.

Ziik används till exempel i samband med personalarrangemang och aktiviteter, vilket bidrar till att skapa förväntan och engagemang i hela organisationen. För West Iceland Health är denna kombination viktig: medarbetarna kan ta del av information som är relevant för deras eget arbete samtidigt som de känner sig som en del av en större gemenskap.

”Det skapar en riktigt positiv stämning”, säger Sigurður Þór Sigursteinsson.

‍Bättre inblick i hur medarbetarna tar till sig lösningen

Att införa en ny plattform innebär inte automatiskt att alla ändrar sina vanor över en natt. Vid tidpunkten för intervjun hade ungefär tre fjärdedelar av de anställda vid West Iceland Health Services laddat ner Ziik-appen, men användningen varierade mellan olika orter och avdelningar. Ziiks statistik ger Sigurður Þór Sigursteinsson insikt i var plattformen används aktivt och var ytterligare stöd kan behövas. Utifrån dessa insikter har han besökt olika platser, pratat med medarbetare och samarbetat med lokala chefer för att förstå vad som kan hindra människor från att använda plattformen. Detta bidrar till att öka användningen. På en sjukhusavdelning med cirka 45 anställda har användningen nått över 90 procent.

”Det är väldigt viktigt att vi pratar med de ansvariga på plats och förklarar för dem varför de bör använda det”, säger Sigurður Þór Sigursteinsson. ”När de tar initiativet och börjar använda det fungerar det väldigt bra.”

Favoritfunktioner

Grupper och roller

Genom grupper och roller kan West Iceland Health Services strukturera kommunikationen inom organisationen. Man kan nå medarbetarna utifrån plats, avdelning eller yrkesroll, vilket gör det enklare att sprida relevant information utan att behöva skicka varje meddelande till hela organisationen.

Statistik

Användningsstatistiken hjälper Sigurður Þór Sigursteinsson att se hur Ziik tas i bruk på olika platser och avdelningar. Det gör det möjligt att identifiera var användningen är hög och var chefer eller medarbetare kan behöva ytterligare stöd.

Filer och genvägar

Ziik fungerar också som en praktisk utgångspunkt för att hitta arbetsrelaterad information.

Västislands hälsovårdstjänster har ett befintligt intranät och fackspecifika system, och inte allt har flyttats över till Ziik. Istället hjälper filer och genvägar de anställda att hitta den information och de system de behöver. Sigurður Þór Sigursteinsson beskriver Ziik som ett användarvänligt, mobilt kommunikationslager ovanpå det befintliga intranätet.

Chatt

Sigurður Þór Sigursteinsson använder chatt flitigt i sitt eget arbete inom personalområdet. Det är ett enkelt sätt att kommunicera direkt med medarbetare och chefer i hela organisationen, oavsett var de befinner sig.