En smidigare start med Ziik

Om företaget

Petrowsky Gruppen är ett danskt, familjeägt installations- och serviceföretag som specialiserar sig på vatten, luft och energi. Företaget grundades i Vejle 1973 och har vuxit från en traditionell VVS-verksamhet till en specialiserad leverantör av tekniska installationer och tjänster. Idag har koncernen verksamhet i Vejle, Horsens och Kolding och sysselsätter cirka 65 montörer, tekniker, lärlingar, projektledare, ingenjörer och administrativ personal. För Petrowsky Gruppen har denna tillväxt också medfört en kommunikationsutmaning.

”Vi är sällan alla tillsammans”, förklarar Anne Lyngholm Trant. ”Vi har tre olika kontor, och våra montörer åker ofta direkt till kunden. Vi stöter inte på varandra i korridoren eller träffas vid kaffemaskinen.”

Utmaningar innan Ziik

Att hitta ett bättre sätt att nå ut till alla

Petrowsky Gruppen hade redan en digital medarbetarsida på sin webbplats där medarbetarna kunde ta del av nyheter, personalhandböcker, säkerhetsinformation och andra dokument. Problemet var att få folk att använda den. För en montör eller tekniker som arbetade ute på fältet innebar det ett onödigt hinder att behöva besöka webbplatsen och logga in på medarbetarsidan via mobilen.

”Vi hade en känsla av att våra meddelanden inte lästes och att personalwebbplatsen inte besöktes tillräckligt ofta”, säger Anne Lyngholm Trant.

Det var dessutom till stor del en enkelriktad kommunikation. Petrowsky Gruppen kunde publicera information, men de anställda kunde inte enkelt interagera med den eller svara kollegor inom hela organisationen. Och i takt med att företaget fortsatte att växa ville Petrowsky Gruppen ha något mer direkt: en app som kunde nå medarbetarna oavsett var de arbetade, samtidigt som den skapade en starkare digital gemenskap mellan de olika verksamhetsställena.

”För många av våra montörer och tekniker är telefonen deras viktigaste verktyg, förutom en rörtång och vad de nu ellers har i händerna.”

Att välja Ziik

Petrowsky Gruppen utvärderade flera lösningar innan man valde Ziik. Kraven var tydliga: plattformen skulle fungera som en app, kunna skicka aviseringar, vara intuitiv att använda och göra det möjligt för företaget att kommunicera både inom hela organisationen och med enskilda verksamhetsställen eller grupper. Bekräftelser på att meddelanden har lästs var ett annat viktigt krav.

”Det känns väldigt betryggande att veta att människor har fått rätt information vid rätt tidpunkt”, säger Anne Lyngholm Trant.

Det välbekanta gränssnittet spelade också en viktig roll. För medarbetare som inte sitter vid en dator hela dagen var det viktigt att plattformen kändes omedelbart tillgänglig, snarare än som ännu ett IT-system som de var tvungna att lära sig.

Krav för en ny lösning

Att dela upp ett stort projekt i hanterbara steg

För Anne Lyngholm Trant har en av de starkaste aspekterna av Ziik-introduktionen varit dess struktur. Att sätta igång en ny kommunikationsplattform parallellt med det dagliga arbetet kan lätt bli överväldigande. Istället delades processen upp i en rad tydliga, hanterbara steg. Varje online-möte hade en dagordning. Petrowskys Ziik-implementeringsteam visste vad som behövde förberedas inför nästa möte, och teamet återvände upprepade gånger till plattformen för att se till att allt kändes bekant innan man gick vidare.

”Det har varit en mycket välorganiserad process”, säger Anne Lyngholm Trant. ”Det har hela tiden varit tydligt vad vi behövde göra och vad vi behövde ha klart inför nästa möte.”

Om något inte var helt tydligt, tog de helt enkelt upp det igen.

”Vi kunde prova olika saker på egen hand, komma tillbaka vid nästa möte och utvärdera hur det hade gått. Vi har känt oss stödda under hela processen.”

Inte lämnad i sticket efter allt hårt arbete

Att sätta upp plattformen innebar också att en betydande mängd befintlig information behövde flyttas över. Petrowsky Gruppen har omfattande personal- och säkerhetshandböcker, riktlinjer och beskrivningar av arbetsrutiner. Istället för att låta företaget själv överföra och organisera allt detta innehåll hjälpte Ziik till att dela upp materialet i kapitel och ladda upp det i en struktur som är utformad för att göra det enklare för medarbetarna att hitta rätt.

”Vi har inte fått klara oss själva eller kämpa med det på egen hand”, säger Anne Lyngholm Trant. ”Hela processen har skötts väl från början.”

Att ha samma kontaktperson hos Ziik under hela introduktionsprocessen har också bidragit till att bygga upp en relation och gjort det enkelt att få hjälp när något har fördröjt processen.

Förbereda de anställda

I takt med att det tekniska arbetet och innehållsförberedelserna har fortskridit har Petrowsky Gruppen börjat introducera Ziik för medarbetarna, en verksamhetsplats i taget. Istället för att bara skicka en nedladdningslänk via e-post till alla samlar företaget medarbetarna på varje verksamhetsplats för en informell presentation på eftermiddagen. Medarbetarna installerar appen direkt på plats, vilket gör att Petrowsky kan se till att alla kommer igång och får möjlighet att testa den. De första reaktionerna har varit uppmuntrande.

”Jag tror att de förstår poängen med det”, säger Anne Lyngholm Trant. ”Det är lätt att komma åt, de får aviseringar och det känns bekant eftersom det fungerar som andra appar som de redan använder.”

Möjligheten att kommunicera inom hela organisationen har också väckt intresse. Det är viktigt för Petrowsky Gruppen, eftersom målet inte bara är att sprida information på ett mer effektivt sätt. Det handlar också om att hjälpa medarbetare i olika roller och på olika platser att känna sig som en del av samma företag.

”När man inte nödvändigtvis träffar sina kollegor varje dag kan man förlora en del av den där känslan av gemenskap”, säger Anne Lyngholm Trant. ”Det är viktigt för oss att alla känner sig som en del av en gemenskap och en del av en och samma organisation.”

Redo för första dagen

När Ziik tas i bruk kommer Petrowsky Gruppens medarbetare att ha tillgång till företagsnyheter, personalhandböcker, säkerhetsmanualer och annan viktig information direkt i sina mobiltelefoner. Anne Lyngholm Trant ser också fram emot att testa Ziiks AI-drivna sökfunktion, som gör det möjligt för medarbetarna att ställa frågor om de uppladdade dokumenten och hänvisas tillbaka till källmaterialet. För en personal som behöver snabb tillgång till omfattande säkerhetsriktlinjer och praktisk information när de arbetar ute på fältet ser hon en stor potential.

”Vi har byggt upp en bra och förtroendefull relation, och processen har varit professionell, strukturerad och tryggande”, säger Anne Lyngholm Trant. ”Det gör att vi känner oss trygga inför det kommande samarbetet och ser fram emot att börja använda plattformen. När vi lanserar något måste det helt enkelt fungera. Vi känner oss väl förberedda för det eftersom introduktionen har varit så bra.”

Favoritfunktioner

Det som Petrowsky Gruppen särskilt uppskattar med introduktionsprocessen:

En tydlig och strukturerad process

Varje möte har haft ett tydligt syfte, med hanterbara uppgifter mellan mötena och en tydlig väg fram mot lanseringen.

Praktisk hjälp med innehållet

Ziik hjälpte till att organisera och ladda upp Petrowskys omfattande handböcker och riktlinjer, vilket minskade arbetsbördan för det interna projektteamet.

Kontinuitet och personligt stöd

Genom att samarbeta med samma kontaktperson under hela processen har Petrowsky kunnat bygga upp en relation och få snabb hjälp när frågor har dykt upp.

Dags att få självförtroende

I stället för att bara överlämna plattformen har introduktionsprocessen inneburit flera tillfällen att gå igenom funktionerna på nytt, testa dem och diskutera upplevelsen vid nästa möte.