En röst, en plattform: Läs om hur Ziik hjälper en växande franchise att hålla sig i linje

Om företaget

Little Voices grundades 2007 och erbjuder utbildning i scenkonst, som sång, skådespeleri och dans, för barn i åldrarna 4-18 år. De små klasserna, den individuella uppmärksamheten och den vårdande miljön hjälper barnen att växa i självförtroende samtidigt som de arbetar mot erkända kvalifikationer, allt i en rolig och stödjande miljö.

Med ett växande antal licenstagare som driver sina egna lokala franchiseföretag behövde Jane James och hennes team på Little Voices huvudkontor ett smartare sätt att hålla kontakten, vara konsekventa och ha kontroll.

Utmaningar före Ziik?

I takt med att Little Voices-nätverket expanderade blev det svårare att dela med sig av uppdateringar, resurser och processer, särskilt när nya licensinnehavare anslöt sig.

"Det blev bara svårare och svårare att nå ut till alla", säger Jane James. "Vi lade ut saker på hemsidan, på Facebook, i mejl ... och ändå var det någon som sa: "Det visste jag inte!""

Det var inte bara ineffektivt. Det var utmattande och dessutom riskfyllt. Franchise-tillväxt innebar fler människor som behövde vägledning, mer material att dela med sig av och större risk för att saker skulle falla mellan stolarna.

"Jag minns att jag tänkte: 'Jag vill bara ha ett utrymme där allt kan bo'. Och det var precis vad Ziik gav oss", minns Jane James.

Krav för en ny lösning

Jane James kom i kontakt med Ziik nästan av en slump.

" Det var en ren slump", säger hon och skrattar. "Jag såg att det nämndes i ett marknadsföringsmejl för franchisegivare, där man talade om vikten av effektiv kommunikation, och jag tänkte att det är precis vad jag har letat efter."

Hon kontaktade Ziik för att få en demo, och responsen kom direkt.

"Jag fick ett meddelande tillbaka från någon på Ziik direkt. Jag blev verkligen imponerad. Och ju mer jag utforskade plattformen, desto mer förstod jag hur den skulle kunna lösa våra problem."

"Som småföretagare måste du naturligtvis ta hänsyn till kostnaden för att införa ett nytt system som detta. Men priset för Ziik är lätt att motivera med det värde det ger dig och ditt företag", säger Jane James och utbrister: "Ärligt talat, det är en no-brainer!"

"Dessutom har du inte längre den nervositet som du får när du använder gratistjänster. Plattformar som Facebook och andra sociala medier förändras så snabbt att du är utlämnad till Meta som fattar stora beslut om dina kommunikationskanaler. De kan bara bestämma över natten, "vi kommer inte att ha grupper längre" - och vad händer då med all din information där, alla dina frågor och svar och så vidare? Ziik framtidssäkrar din kommunikation", tillägger Jane James.

Jane och hennes team började rulla ut Ziik med en Little Voices-grupp, och responsen var överväldigande positiv.

"Systemet är så intuitivt. Alla bara fattade det. Ingen har behövt någon utbildning. Det var en stor lättnad."

Resultat

Allting på ett ställe

Alla viktiga dokument och all information som är avgörande för att driva Little Voices eller en Little Voices-franchise finns nu i Ziik. Från drifthandböcker till evenemangsplaner, marknadsföringsverktyg och handledarresurser. 

"Allt finns där, och det är så lätt att hålla det uppdaterat. Jag behöver inte längre oroa mig för att någon använder ett gammalt dokument eller inte har sett en ny uppdatering."

Tydlig och fokuserad kommunikation

I stället för att skicka ut meddelanden på olika plattformar använder Jane nu Ziiks rollbaserade grupper för att tala med rätt personer vid rätt tidpunkt.

"Jag kan skicka ett meddelande till bara licenstagarna, bara handledarna eller till alla samtidigt, och jag vet att de kommer att se det. Det är enormt viktigt."

Stärkt introduktion för nya licensinnehavare

Varje ny franchisetagare får tillgång till Ziik från dag ett, med allt de behöver för att komma igång.

"Jag känner mig stolt när jag ger någon tillgång till Ziik. Det ser bra ut och det känns professionellt, så det sätter tonen för allt annat."

Förtroende och lugn för laget

När alla arbetar från samma plattform blir det mindre förvirring, färre frågor och större förtroende.

"Det har bara gjort allt lugnare. Folk frågar inte 'Var hittar jag det här?' eller 'Vem ska jag prata med?' De vet bara var saker och ting finns."

Nästa steg: Bjud in föräldrarna till plattformen

Ett av Jane James nästa ambitiösa mål för Little Voices framtid är att använda Ziik inte bara för intern kommunikation, utan också för att få direktkontakt med föräldrar.

"Vi börjar använda Ziik för föräldrakommunikation också, för att dela scheman, provinformation, avbokningar ... allt det där som fyller upp våra inkorgar. Om vi kan flytta in det i Ziik också blir det ännu mer kraftfullt. Men det innebär att vi måste lägga till hundratals, om inte tusentals, nya användare."