En grupp för varje projekt: Så här använder Sandøy Byggservice Ziik på byggarbetsplatsen

Om företaget

Sandøy Byggservice är ett norskt byggföretag som specialiserar sig på nybyggnation, renovering och tillbyggnad. Företaget sköter allt från grundarbeten till färdigställda bostäder, ofta som totalentreprenör för alla hantverksyrken. Företaget har cirka 18 anställda, däribland snickare, ingenjörer och administrativ personal. Vid varje given tidpunkt har de vanligtvis mellan fem och åtta byggprojekt som pågår parallellt. Som en del av företagskedjan Mesterhus drar de också nytta av gemensamma tekniska resurser, marknadsföringsstöd och tillgång till färdigdesignade bostadskoncept, samtidigt som de bedriver sin verksamhet som ett självständigt företag.

Utmaningar innan Ziik

Innan Sandøy Byggservice började använda Ziik använde de Telegram som sitt främsta kommunikationsverktyg.

”Det fungerade, men det var inte helt perfekt”, förklarar Erlend Sandøy.

Han pekar på två huvudsakliga problem: ”Jag har alltid varit lite skeptisk till säkerheten”, säger han.”Och den hade inte alla de funktioner vi behövde.”

Med flera projekt igång samtidigt och team som arbetade på olika platser behövde kommunikationen vara både tillförlitlig och strukturerad, och det var något som de ansåg att deras tidigare system inte till fullo kunde hantera.

Krav för en ny lösning

Sandøy Byggservice insåg att de inte behövde något komplicerat system. Det de behövde var något som kunde förbättra deras dagliga kommunikation. Men det behövde inte ersätta det obligatoriska systemet för dokumentation och kvalitetssäkring av byggprojekt som de redan hade på plats. 

Kort sagt letade de efter en lösning som:

- kände sig tryggare

- erbjöd bättre funktionalitet

- samordnad kommunikation mellan olika projekt

- kan enkelt användas av alla på företaget

Resultat

Ett gemensamt utrymme för varje projekt 

Den viktigaste förändringen har varit hur kommunikationen fungerar inom projekten. För varje nytt uppdrag skapas en särskild grupp i Ziik, där alla inblandade kan kommunicera.

”Om någon är ute på arbetsplatsen och har en fråga kan hen ta en bild, skriva ett kort meddelande och lägga upp det i projektgruppen”, säger Erlend Sandøy.

Det innebär färre avbrott och tydligare kommunikation: ”Man behöver inte ringa någon och förklara allt. Man kan bara visa det.”

Bättre överblick över flera anläggningar 

När flera projekt pågår samtidigt gör det stor skillnad att ha ett strukturerat sätt att kommunicera. Alla konversationer som rör ett projekt samlas på ett och samma ställe, vilket gör det enklare att hålla reda på beslut och följa det pågående arbetet.

Ett enkelt sätt att hålla alla informerade

Sandøy Byggservice använder även Ziik för intern kommunikation. Varje fredag skickar Erlend ut ett veckobrev till alla anställda.

”Jag delar med mig av planen för den kommande veckan så att alla vet var var och en kommer att arbeta. Och ibland lägger jag till lite information om den gångna veckan”, förklarar Erlend Sandøy.

Detta ger alla en tydlig överblick och underlättar samordningen av arbetet mellan olika projekt.

Fungerar för olika åldersgrupper

Sandøy Byggservice har anställda i åldrarna från tonåringar till 60-åringar. Alla använder inte systemet på samma sätt.

”En del av de äldre föredrar fortfarande att ringa”, säger Erlend Sandøy. ”De svarar kanske inte alltid i appen.”

 Men trots det når informationen fram: ”De ser meddelandena, och det märker vi, för arbetet blir gjort.”

Favoritfunktioner

Projektgrupper för kommunikation på byggarbetsplatsen

Genom att skapa en grupp för varje projekt kan teamen kommunicera snabbt och tydligt.

”Du kan bara ta en bild och lägga upp den. Det gör det mycket enklare att förklara saker.”

Företagsövergripande uppdateringar 

Veckovisa uppdateringar ger alla medarbetare en tydlig överblick över kommande arbetsuppgifter och den senaste utvecklingen.

”Det är ett enkelt sätt att hålla alla informerade.”

Handböcker och vanliga frågor

Ziik används för att lagra personalhandböcker och praktisk information, såsom regler, rutiner och vanliga frågor.

”Det är bra att den informationen är lättillgänglig.”

Genvägar till verktyg och tjänster

Länkar till externa system, såsom interna tjänster eller externa leverantörer, samlas på ett och samma ställe.

”Det fungerar verkligen bra för oss”, avslutar Erlend Sandøy.