Hundratals vårdspecialister samlade under ett tak med Ziik

Om företaget

Orkuhúsið är en privat vårdgivare på Island som specialiserar sig på ortopedi och relaterade specialisttjänster, med särskilt fokus på kirurgi och behandlingar där patienterna kan återvända hem samma dag.

Inom kirurgi, fysioterapi, radiologi och närliggande verksamheter omfattar organisationen nu totalt cirka 250–300 medarbetare: läkare, sjuksköterskor, fysioterapeuter, röntgentekniker, administrativ personal och andra. Orkuhúsiðs snabba tillväxt har gjort samordningen allt viktigare.

Utmaningar innan Ziik

Innan Ziik använde Orkuhúsið Workplace. När den plattformen lades ned var organisationen tvungen att se över sin lösning. Att ersätta Workplace var dock inte det enda problemet.

Som Orkuhúsiðs vd, Dagný Jónsdóttir, förklarar behövde de en lösning som var säkrare och bättre anpassad för hälso- och sjukvården: ”Vi ville ha en säkrare plattform att arbeta på. Särskilt eftersom vi nu samarbetar med hälsomyndigheterna för att få godkännande att utbyta patientrelaterad information inom systemet.”

Inom hälso- och sjukvården handlar kommunikation inte bara om det praktiska, utan kan även omfatta mycket känslig information. I Orkuhúsiðs fall innebär patientens vårdkedja ofta att man rör sig mellan olika avdelningar. En patient går ofta från fysioterapi till röntgen och vidare till operation – allt under samma dag. Det kräver ett nära samarbete mellan specialisterna och ett system som möjliggör ett snabbt och säkert utbyte av känslig information.

Krav för en ny lösning

När Orkuhúsið började leta efter en ny plattform måste den uppfylla flera kriterier. Den måste vara:

• Välbekant och intuitivt
• Uppfyller kraven i EU:s dataskyddsförordning
• Utformad för samarbete i team
• Lämplig för mobil användning

”Vi förbjöd användningen av Facebook och andra privata plattformar för arbetsrelaterad kommunikation”, förklarar Dagný Jónsdóttir. ”Arbetsfrågor ska hållas inom arbetsmiljön.” Men samtidigt ville de inte ha något komplicerat. Ziiks gränssnitt, som liknar populära sociala medieplattformar, innebar att ingen formell utbildning av de anställda behövdes. Personalen började helt enkelt använda det, utan introduktionsprogram eller manualer.

”Det ser ut som sociala medier. Det fungerar som sociala medier. Så folk vet helt enkelt hur man använder det”, säger Dagný Jónsdóttir.

Resultat

Ett verktyg för det dagliga arbetet, särskilt för sjuksköterskor

En av de största överraskningarna har varit vilka som använder Ziik mest, eftersom de inte sitter vid datorer hela dagen. ”Det är sjuksköterskorna och läkarna, framför allt sjuksköterskorna, som använder den mest”, säger Dagný Jónsdóttir.”De har sina mobiltelefoner. Den här plattformen är gjord för dem.”

I stället för att förlita sig på e-post, som många inom den kliniska personalen sällan kollar under sina arbetspass, har Ziik blivit den främsta kanalen för dagliga operativa uppdateringar. ”Om någon anmäler sig sjuk klockan sju på morgonen använder vi gruppchatten. Operationsavdelningen ser det direkt och anpassar sig.” I praktiken innebär detta färre förseningar och en smidigare samordning under hela dagen.

Ett strukturerat samarbete mellan tre företag

Med tre separata företag som verkar under ett gemensamt paraply är koncernstrukturen avgörande. Möjligheten att skapa riktade grupper för operationsteam, fysioterapiteam, ledning och administration och så vidare gör det möjligt för Orkuhúsið att kommunicera effektivt utan att överösa alla med irrelevant information. Denna struktur har bidragit till att hantera tillväxten utan att förlora den operativa överblicken. ”Grupperna är verkligen viktiga för oss. Det är så vi arbetar i team, både inom ett företag och över hela paraplyet”, förklarar Dagný Jónsdóttir.

Enkel administration – och lokal support

För Dagný Jónsdóttir har den enkla administrationen varit en annan viktig faktor. Att hantera åtkomst, flytta användare och strukturera behörigheter har visat sig vara enklare än väntat. ”Jag tycker att Ziik är mer omfattande och mycket bättre än Workplace någonsin var.” När ett tekniskt problem uppstod var responsen omedelbar. ”Jag tog en skärmdump av problemet och skickade en video till dem. Det hanterades väldigt snabbt. Det fick mig att känna att jag kan lita på dem”, minns Dagný Jónsdóttir.”Bara att veta vem man ska prata med på sitt eget språk, det är viktigt.”

Favoritfunktioner

Gruppchatt för den dagliga verksamheten
Chattfunktionen är den mest använda funktionen, särskilt för den dagliga praktiska samordningen. Meddelanden om sjukfrånvaro tidigt på morgonen, ändringar i operationsschemat och praktiska uppdateringar kan delas direkt med rätt team.

”Det går snabbare än e-post. Och jag vet att folk kommer att se det.”

Strukturerade grupper inom hela organisationen
När flera företag samarbetar är det avgörande att kunna organisera kommunikationen efter roll och team. Grupper gör det möjligt för kirurger, fysioterapeuter, ledning och administrativa team att samarbeta effektivt samtidigt som konversationerna hålls fokuserade och relevanta.‍

Arbetsrelaterad kommunikation stannar på jobbet
Genom att förbjuda Facebook och andra privata meddelandetjänster för arbetsrelaterad kommunikation har Orkuhúsið säkerställt att arbetsrelaterade diskussioner nu förs i en professionell miljö.

”För oss var det väldigt viktigt”, säger Dagný Jónsdóttir

Det faktum att Ziik är en skandinavisk produkt med lokal närvaro på Island bidrog också till organisationens förtroende.‍

Enkel administrations
enHanteringen av användare, grupper och åtkomsträttigheter har visat sig vara enkel, även i en snabbt växande organisation.

”Det var enklare än jag trodde.”