Från 400 inloggningar per månad till hundratals varje vecka: Hur Sibylla lyckades öka engagemanget hos 120 restauranger med hjälp av Ziik

Om företaget

Sibylla är ett av Sveriges äldsta och mest anrika snabbmatsvarumärken, med cirka 120 franchiserestauranger över hela landet. Kedjan är till 100 % franchisebaserad, vilket innebär att varje restaurang drivs av en självständig företagare, men under ett gemensamt varumärke, gemensamma standarder och gemensamma driftsriktlinjer. Denna struktur skapar energi och lokalt ägarskap, men gör samtidigt kommunikation och kunskapsdelning avgörande.

Utmaningar innan Ziik

Vårt gamla intranät hade blivit för komplicerat att hantera och för svårt att navigera i.

”Det blev ett monster”, minns Jimi Metz, vd för Sibylla, ”det fanns tusentals dokument, och det var omöjligt att hitta det man letade efter.”

Ännu värre, förklarar han: ”Den var inte anpassad för vår verksamhet, och följden blev att nästan ingen använde den.” Resultatet blev att folk slutade logga in. Samtidigt förblev en av de största utmaningarna inom franchising olöst.

”En av de största utmaningarna i en franchisekedja är att sprida bästa praxis. Man måste lägga ner mycket tid på att få till det rätt”, säger Jimi Metz. Och med 120 restauranger innebar det att det fanns mycket värdefull kunskap som riskerade att fastna på de enskilda restaurangerna.

‍

Krav för en ny lösning

När Sibylla började leta efter en ny intranätplattform var kraven tydliga. Den nya plattformen skulle:

· Enkel att använda

· Enkelt att administrera

· Modernt och mobilanpassat

· Kan växa tillsammans med kedjan

”Vi hade inga särskilt avancerade krav”, säger Jimi, ”men för oss skulle det göra en enorm skillnad att få ordning på sådana grundläggande saker.”

Jimi Metz kände redan till Ziik från ett tidigare jobb i en annan restaurangkedja: ”För mig kändes Ziik precis som de flesta sociala medier, fast som ett intranät. Enkelt och smidigt.” Denna enkelhet var viktig, särskilt i en kedja med många olika åldersgrupper, olika bakgrunder och varierande digital kompetens.

Resultat

Engagemang: användarna vill faktiskt logga in på
Den mest påtagliga förändringen sedan lanseringen av Ziik har varit i användarnas beteende. Ziik är utformat för att uppmuntra interaktion genom gillanden, kommentarer, frågor och delningar. Från ungefär 400 inloggningar totalt per månad ser Sibylla nu hundratals unika användare varje vecka, och viktiga inlägg läses av nästan alla i kedjan.

”Människor uppmuntras naturligtvis att vara aktiva. Att svara, gilla och ställa frågor. Systemet underlättar det”, förklarar Jimi Metz. ”Det är en riktig vändpunkt för oss.”

En starkare och mer positiv kultur inom kedjan
För Jimi Metz sträcker sig effekten bortom rena kommunikationsmekanismer. Möjligheten att dela med sig av framgångar, bilder, praktiska tips och uppmuntran har stärkt samhörighetskänslan mellan restaurangerna.

”Ziik bidrar till att skapa en positiv stämning och en positiv drivkraft på plattformen, och det sprider positiv energi genom hela kedjan”, säger han.  

Bästa praxis sprids nu på ett naturligt sätt
Istället för enbart strukturerad kommunikation uppifrån och ner delar restaurangerna nu med sig av operativa förbättringar direkt via Ziik. ”Vi kan lägga upp bilder, tips och knep hela tiden. Det bidrar verkligen till att driva kedjan framåt”, säger Jimi. Vissa franchisetagare började till och med använda Ziik internt i sina egna restauranger utan att ha fått någon uppmaning om det. ”De började utforska det på egen hand, skapade sin egen struktur och började använda det varje dag.”

‍En gedigen grund för introduktions
enZiik har blivit en del av introduktionspaketet för både nya franchisetagare och nya medarbetare. ”Ziik är numera en mycket viktig del av vår introduktion. Handboken finns där, all information finns där.”

Favoritfunktioner

Direkt kommunikation i hela kedjan
För Jimi Metz är enkelheten i den direkta kommunikationen en av Ziiks största styrkor. Huvudkontoret kan lägga upp uppdateringar, franchisetagarna kan svara direkt, och dialogen sker öppet istället för via långa e-posttrådar.

”Den direkta kommunikationen mellan alla i systemet är fantastisk.”

Det minskar friktionen och förkortar avståndet mellan 120 fristående restauranger och den centrala ledningen.

En handboksstruktur utformad för franchising
I en franchisemodell är enhetlighet i verksamheten avgörande. Ziiks handboksmodul ger Sibylla en pålitlig och sökbar plattform för riktlinjer, standarder och rutiner.

”För en franchisekedja är handbokens uppbyggnad helt avgörande.”

I stället för föråldrade dokument som ligger utspridda i olika mappar finns nu allt samlat på en enda plats som alltid är uppdaterad och lättillgänglig.

Enkel administration från huvudkontoret
Ur ett ledningsperspektiv är enkelheten i backend-systemet lika viktig som i frontend-systemet.

”Det är väldigt enkelt att hantera. Det är något jag verkligen uppskattar.”

Att hantera användare, publicera uppdateringar och strukturera information kräver inte längre tekniska lösningar, vilket gör det enklare att se till att plattformen förblir relevant och levande.

Enkel integration med externa appar
Sibylla har integrerat sin digitala utbildningsplattform direkt i Ziik, vilket gör den till en naturlig ingångspunkt inte bara för kommunikation utan även för medarbetarutveckling.

”Vi har integrerat vår lärplattform och planerar att lägga till fler funktioner efter hand.”

Möjligheten att integrera andra appar med Ziik gör plattformen till en viktig del av företagets infrastruktur, och inte bara ett nyhetsflöde.