En bättre plats för sökning, delning och samarbete: Patrice & Associates och Ziik

Om företaget

Patrice & Associates är ett nordamerikanskt rekryteringsföretag som specialiserar sig på ledande befattningar inom hotell- och restaurangbranschen. Företaget grundades 1989 och bedriver sin verksamhet som ett stort franchisenätverk med cirka 185 franchisetagare och hundratals rekryterare verksamma i USA och Kanada.

Varje franchisetagare driver sin egen verksamhet, men framgången beror i hög grad på att man ingår i ett sammanhängande nätverk: att dela kunskap, stödja varandra och samarbeta för att para ihop kandidater med lediga tjänster.

Det innebär att internkommunikation är mer än bara en stödfunktion – den är en del av hur verksamheten fungerar.

Utmaningar innan Ziik

Innan Ziik infördes använde Patrice & Associates ett internt system som gradvis hade blivit svårt att använda.

”Det var liksom fast i medeltiden”, säger Jason Miller.

Det största problemet var inte brist på information, utan tvärtom.

”Det fanns så mycket material där inne, och det var inte ordnat på ett sätt som gjorde det enkelt att hitta det man behövde.”

För franchisetagarna innebar detta att de var tvungna att lägga tid på att leta efter dokument, fundera över om informationen var aktuell och förlita sig på andra kanaler för att få svar. Samtidigt fungerade samarbetet mellan franchisetagarna inte så smidigt som det kunde ha gjort.

”De ville ha ett bättre sätt att samarbeta med andra franchisetagare – för att utbyta idéer, bästa praxis och information.”

Krav för en ny lösning

Kraven för en bättre lösning var tydliga. Den nya plattformen skulle:

• Gör det enklare att hitta information
• Skapa en bättre struktur för dokument och resurser
• Främja samarbetet inom franchisenätverket
• Ska vara enkel att använda och lätt att hantera

”Vi behövde något som var intuitivt, enkelt att hantera och som faktiskt var till nytta för våra franchisetagare.”

Jason Miller bidrog också med ett värdefullt perspektiv i beslutsprocessen. Innan han blev VD hade han varit utvecklingschef. Det innebar att han hade förstahandserfarenhet av hur verktygen användes i det dagliga arbetet och var de hade brister.

Resultat

En mer välorganiserad och sökbar kunskapsbas

Den mest påtagliga förbättringen har varit möjligheten att snabbt hitta information.

”Det jag gillar mest är sökfunktionen och hur dokumenten är organiserade”, förklarar Jason Miller

I stället för att behöva bläddra igenom mängder av föråldrat material har franchisetagarna nu ett tydligare och mer strukturerat system där informationen är lättare att hitta och lita på.

Ett starkare samarbete inom nätverket

Ziik har dessutom skapat en mer naturlig miljö där franchisetagarna kan knyta kontakter med varandra.

”De kan samarbeta med andra franchisetagare. De använder Ziik för att dela med sig av idéer, bästa praxis och information”, säger Jason.

I ett nätverk där varje franchisetagare bedriver sin verksamhet självständigt gör den typen av samverkan en stor skillnad och förvandlar de enskilda företagen till ett mer sammanhängande system.

Ett enkelt verktyg som folk faktiskt använder 

Användarvänligheten var en prioritet, och det märks idag i hur plattformen används.

”Det är intuitivt, lätt att använda och väldigt enkelt att administrera”, sammanfattar Jason Miller.

Denna enkelhet minskar krånglet, både för franchisetagarna som använder plattformen och för teamet som sköter den. Ur ett centralt perspektiv har även administrationen blivit enklare. Det är viktigt i ett stort franchisenätverk, där det är en löpande uppgift att hålla informationen uppdaterad och tillgänglig.

Ett litet men talande ögonblick av engagemang

Ett tidigt exempel stack ut: En ny franchisetagare presenterade sig på plattformen, och andra franchisetagare tog snabbt kontakt för att välkomna henne och knyta kontakter.

”Det var riktigt häftigt att se”, säger Jason Miller

Det är en liten detalj, men den speglar en mer omfattande förändring: ett nätverk som inte bara är sammankopplat i teorin, utan som också interagerar i praktiken.

Favoritfunktioner

Sökning och dokumenthantering

För Jason Miller är den största förbättringen möjligheten att snabbt och pålitligt hitta information.

”Sökfunktionen och hur dokumenten är organiserade är särskilt utmärkande”, förklarar han.

I ett system som tidigare innehöll stora mängder innehåll utan tydlig struktur har detta gjort en betydande skillnad i det dagliga arbetet.

Samarbete mellan franchisetagarna

Ziik erbjuder en plattform där franchisetagarna kan interagera direkt med varandra, istället för att arbeta isolerat.

”De kan utbyta idéer, bästa praxis och information med varandra på Ziik.” 

Detta stärker nätverket som helhet och gör det lättare att lära av varandra.

Enkel administration

Det är enkelt att hantera plattformen centralt.

”Det är väldigt enkelt att hantera.”

Denna enkelhet bidrar till att informationen hålls uppdaterad och att systemet förblir användbart över tid.

Omröstningar och snabb återkoppling

Möjligheten att snabbt samla in synpunkter från franchisetagarna är en annan användbar funktion.

”Det ger oss en möjlighet att få feedback och förstå vad folk tycker.”

I ett distribuerat nätverk är den typen av insyn värdefull.