Från noll till hundra på åtta dagar: Hur Fartskriver fick sin kommunikation på rätt köl igen med Ziik

Om företaget

Fartskriver har varit en del av den norska transportbranschen sedan 1950-talet. Företaget specialiserade sig ursprungligen på installation av färdskrivare, de system som dokumenterar körningen inom tungtransport. Idag erbjuder företaget många fler tjänster, bland annat teknisk service, verkstadsverksamhet, säkerhetskurser och rådgivning till transportföretag. Företaget har cirka 50 anställda och är verksamt över hela Norge, med projekt så långt norrut som Svalbard i den arktiska regionen.

”Vårt mål är att vara ett kompetenscentrum för vägtransportbranschen i Norge, med fokus på kunskap, kvalitet och service”, säger marknadsansvarig Siri Enoksen.

Utmaningar innan Ziik

När Siri Enoksen började på Fartskriver hade företaget precis förlorat sin tidigare plattform och hade ännu inte hittat någon ersättning. ”När jag började hade vi egentligen inget intranät”, minns Siri Enoksen. Workplace hade fasats ut, och ingen hade tagit fullt ansvar för att hitta en ersättare. Internt var kommunikationen utspridd över olika kanaler, dokument och tillfälliga lösningar. Det fanns också en annan utmaning: inte alla visste vad ett intranätssystem var.

”Jag ställde enkla frågor till folk, till exempel: ’Vet du vad ett intranät är?’ Cirka 50 procent visste inte det.”

Allt detta innebar att den nya lösningen måste vara extremt intuitiv, lätt att förklara och lätt att ta till sig för alla åldersgrupper.

Krav för en ny lösning

Siri Enoksen tittade på 10–15 potentiella leverantörer. Det viktigaste var inte varumärkeskännedom utan användarvänlighet och snabb support. ”Vi har medarbetare i väldigt olika åldersgrupper. Jag behövde något som jag visste att alla kunde använda.” Ziiks välbekanta gränssnitt i social stil var avgörande. ”Jag tänkte: vad är det som de flesta har använt någon gång i livet? Om det känns bekant kommer folk att använda det.” Men en sak stack ut redan innan själva produkten: Ziik-teamets svarstid. ”Jag registrerade mig för en provperiod och jag tror att jag blev kontaktad inom en halvtimme. Det är sällsynt!”

Resultat

Från idé till lansering på 8 arbetsdagar
Från första kontakten till att hela företaget kunde logga in tog det drygt en vecka i faktiska arbetsdagar. Det innefattade att sätta upp en demo, utforma strukturen och ställa in behörigheter – allt i tid för en företagsomfattande lansering vid ett sällsynt evenemang där hela personalen var samlad. Processen var intensiv, präglad av samarbete och givande. ”Utan det samarbete vi fick från Ziik hade det aldrig gått så här snabbt”.

Omedelbar införande i hela företaget
Lanseringen skedde live under ett allmänt möte, inklusive introduktion i realtid. De anställda laddade ner appen, loggade in och började använda den redan under mötet. Idag används Ziik dagligen i alla team, och 82 % av användarna besöker intranätet via sin mobil.

En samlad plats för företagets viktigaste kunskap
Även om personalhandboken var tillgänglig saknade den en ordentlig hemvist.”Vi hade ägnat fem år åt att försöka hitta en plats att publicera personalhandboken på”, säger Siri Enoksen. ”Två eller tre veckor efter lanseringen var handboken tillgänglig online och uppdaterades kontinuerligt”.

Mer än bara en kommunikations
Det som överraskade Siri mest var inte bara hur snabbt införandet gick, utan hur naturligt det blev en del av det dagliga arbetet. ”Det är inte bara nyheter. Det är där vi faktiskt samarbetar, utbyter idéer, ger beröm och hjälper varandra”. För ett företag som tidigare saknade en tydlig intern plattform kändes den förändringen betydande . ”Det viktigaste är nog att vi gick från att inte ha någonting alls till att ha något som faktiskt fungerar för alla”.

Favoritfunktioner

Handböcker
Att göra riktlinjer och rutiner lättillgängliga och alltid uppdaterade. ”Handböcker är definitivt något av det jag gillar bäst”.

Nyhetsflöde
Den dagliga operativa kommunikationen samlad i ett flöde. ”Flödet, att helt enkelt ha de dagliga uppdateringarna samlade på ett ställe, det är fantastiskt.”

Kalender / Evenemang
Används för allt från företagsevenemang till att informera om öppettider under helgdagar flera år i förväg.