Tydlig kommunikation och samordning med Ziik

Om företaget

Sólar är ett isländskt städföretag med 500 anställda i fält och cirka 30 personer inom administrationen. Företaget tillhandahåller professionella städtjänster till företag, institutioner och gemensamma bostadsutrymmen, främst i Reykjavík-området men även över hela landet.

Även om de flesta medarbetarna arbetar på plats hos kunderna, spelar den administrativa avdelningen en avgörande roll när det gäller att samordna verksamheten, sköta kundrelationerna och säkerställa en jämn servicekvalitet.

Många av dessa medarbetare är ofta på resande fot för att besöka anläggningar, träffa team och sköta den dagliga samordningen mellan olika platser.

Utmaningar innan Ziik

En välbekant utmaning: För mycket brus, för lite tydlighet

Innan hon började på Solar hade Stefania Ragnarsdóttir arbetat med en rad olika verktyg för internkommunikation, däribland Workplace by Meta – som numera har upphört – samt Microsoft-baserade lösningar. Tack vare dessa erfarenheter visste hon hur snabbt plattformar kan bli röriga och svåra att navigera i.

”Det är inte så att de inte fungerar”, förklarar hon. ”Men det kan vara många saker som pågår, och alla är inte nödvändiga.”

Viktig information kan lätt försvinna i e-postmeddelanden eller hamna gömd i olika system, särskilt för medarbetare som inte sitter vid ett skrivbord hela dagen.

Krav för en ny lösning

Ett verktyg som passar människors verkliga arbetssätt

På Sólar används Ziik av den administrativa avdelningen, som består av cirka 30 personer som arbetar både på kontoret och ute på fältet. En stor del av denna grupp består av servicechefer som tillbringar mycket av sin tid utanför kontoret.

”De är riktiga arbetsmyror”, förklarar Stefania Ragnarsdóttir. ”De sitter inte framför en dator hela dagen.”

I det sammanhanget måste kommunikationen vara enkel, lättillgänglig och lätt att ta del av mellan olika arbetsuppgifter. Och det är just där Ziik smidigt passar in i arbetsflödet.

Resultat

Enkelt, intuitivt och överskådligt

En av de första sakerna som Stefania Ragnarsdóttir lade märke till när hon började arbeta med Ziik på Sólar var hur lättanvänd plattformen kändes.

”Du har allt du behöver, och du behöver inte leta efter det”, säger hon. ”Och om det inte finns där, vet du att det inte existerar.”

Med tanke på att vi är vana vid mer komplexa system är det just denna enkelhet som gör att Ziik sticker ut.

”Det är inte för att den är för enkel, utan för att den inte är full av saker man inte behöver. Den känns ren.”

Ur hennes perspektiv som IT-expert är det en styrka:”Man behöver inte vara särskilt tekniskt kunnig för att använda Ziik. Man kan vara en vanlig person och ändå använda det som ett verktyg.”

Hålla alla informerade, oavsett var de befinner sig 

I det dagliga arbetet fungerar Ziik som en gemensam kommunikationsplattform för ledningsgruppen. 

Meddelanden, uppdateringar och den dagliga samordningen sker på ett och samma ställe, vilket gör det enklare att hålla sig informerad, även när medarbetarna rör sig mellan olika arbetsplatser.

Stefania Ragnarsdóttir föredrar att använda skrivbordsversionen av Ziik, och för att vara säker på att hon inte missar något vid sitt skrivbord på Sólars huvudkontor har hon ställt in aviseringarna så att de passar hennes arbetsflöde. 

”Jag får ett mejl när något läggs upp”, säger hon. ”Det är som en påminnelse: Här är något du borde kolla in.”

Denna flexibla kombination av åtkomst via dator och mobil, tillsammans med anpassade aviseringar, gör det enklare för alla medarbetare – oavsett befattning och preferenser – att hålla sig uppdaterade utan att behöva aktivt kontrollera flera olika system.

En liten detalj med stor inverkan på kulturen 

Utöver den praktiska kommunikationen har Ziik också blivit en plats där man kan visa uppskattning för bra arbete. Varje gång en kund skickar positiv feedback publiceras den på plattformen.

”Om någon får en komplimang ser vi till att alla får veta det”, säger Stefania Ragnarsdóttir.

Beröm är inte bara viktigt för den enskilde: ”Det är inte bara en uppmuntran för den som får komplimangen, utan det höjer verkligen stämningen för alla.”

Detsamma gäller vardagliga tillfällen som födelsedagar, korta uppdateringar eller helt enkelt att hålla kollegorna informerade om vad som händer på kontoret.

 ”Jag har aldrig sett något negativt i det”, tillägger hon. ”Det är helt vanlig kommunikation, men det ger en skön kick. En riktig humörhöjare!”

Rätt information till rätt människor 

En annan viktig del av hur Sólar använder Ziik är att se till att kommunikationen riktas till rätt mottagare. Eftersom teammedlemmarna har olika roller och ansvarsområden behöver inte allt delas med alla. Med hjälp av grupper är det enkelt att rikta meddelanden till just de personer som de är relevanta för.

”När jag lägger upp något kan jag välja om det ska vara synligt för alla eller bara för min avdelning”, förklarar Stefania Ragnarsdóttir.

Det bidrar till att hålla kommunikationen fokuserad och undviker onödigt brus.

Favoritfunktioner

Chat för vardaglig kommunikation

Chattfunktionen står i centrum för den dagliga användningen, från praktiska meddelanden till utbyte av positiv feedback.

”Det är där allt händer: uppdateringar, meddelanden och även de roliga berättelserna”, säger Stefania Ragnarsdóttir.

Flexibla aviseringar 

Genom att få e-postaviseringar kan du vara säker på att du inte missar något, inte ens under hektiska dagar med många uppgifter och öppna flikar.

”Det ger mig en liten knuff som talar om att något är på gång”, förklarar Stefania Ragnarsdóttir.

Grupper för relevant kommunikation

Med grupper blir det enkelt att anpassa kommunikationen till specifika team eller avdelningar.

”Man kan välja vem som ska få se vad, och det är verkligen användbart, eftersom det bidrar till att minska bruset och informationsöverflödet”, säger Stefania Ragnarsdóttir.

Evenemang och omröstningar

Funktioner som evenemang och omröstningar används för att samordna arbetet och samla in synpunkter från teamet.

”Det är något vi använder ganska ofta”, konstaterar Stefania Ragnarsdóttir.