Blue Lagoon Beauty förenar kommunikation och engagemang på Ziik

Om företaget

Blue Lagoon Beauty grundades av Sini Virtanen och är en av Finlands mest kända skönhetsklinikkedjor. Företaget finns på över ett dussin platser och erbjuder högkvalitativa behandlingar inom hudvård, fransar, naglar och mycket mer, med stöd av en stark varumärkesidentitet och ett växande team av specialister. Från första början har Blue Lagoon handlat om professionalism och personlighet, och det gäller även hur de arbetar bakom kulisserna.

Utmaningar före Ziik?

En splittrad kommunikationslösning blev ett stort huvudbry

Blue Lagoon har haft en konstant tillväxt sedan de öppnade sina första kliniker. Men i takt med att teamet växte blev också den interna kommunikationen allt mer komplex. Sini Virtanen minns : "Vi använde Slack för meddelanden, Google Drive för dokument och e-post för officiella saker. Men inget av det fungerade riktigt längre. Saker tappades bort och nya medarbetare visste inte var de skulle börja." Och eftersom Slack inte riktigt var gjort för team i frontlinjen var det många anställda som helt enkelt inte använde det. Det innebar att viktiga meddelanden inte nådde fram till alla och att kunskapen fastnade i silos.

Krav för en ny lösning

"Det blev tydligt för oss att vi behövde centralisera allt och göra det tillgängligt för våra kollegor på ett ställe och på ett sätt som var begripligt för dem. Våra medarbetare ville ha tydlig kommunikation och ett enkelt sätt att hitta svar. Så vi började leta efter ett verktyg som kunde ge oss just det", förklarar Sini.  

Resultat

Högt engagemang

Innan Ziik gick meddelanden ofta osedda eller olästa, särskilt på Slack. Men det förändrades nästan omedelbart efter lanseringen av Ziik. "Den största överraskningen har varit hur mycket folk faktiskt använder det", säger Sini. "De kollar den dagligen, läser vad som står där och tycker att den är till hjälp. Jag behöver inte pressa dem, det har bara blivit en del av deras rutin."

Och eftersom Ziik gör det enkelt att dela uppdateringar, manualer och svar på ett och samma ställe är det totala engagemanget på fantastiska 97%, samtidigt som frågorna till Sini och andra chefer har minskat. "När människor lätt kan hitta de svar de behöver behöver de inte lägga tid på att fråga", säger Sini.

Starkare ombordstigning

När nya medarbetare börjar är det de första dagarna som sätter tonen, och Ziik spelar nu en viktig roll i att få dem att komma till rätta. "Vi har skapat manualer för olika roller och situationer. Så när någon börjar kan de gå in i Ziik och få en fullständig översikt över hur vi arbetar, vad som förväntas och var de kan hitta hjälp", förklarar Sini. Det sparar tid för både nyanställda och deras chefer, och säkerställer att onboardingupplevelsen är konsekvent på alla platser.

Färre misstag, snabbare svar

Ziiks inbyggda manualer, FAQ och sökfunktioner har gjort det mycket enklare att hantera återkommande frågor utan att chattkanalerna behöver översvämmas. "Jag älskar FAQ! Låt oss säga att någon behöver veta hur man hanterar en klientsituation eller var man hittar en specifik policy, då behöver de inte fråga runt längre. De söker bara efter det i Ziik", utbrister Sini. Detta minskar inte bara avbrotten utan hjälper medarbetarna att känna sig mer självständiga och kapabla i sitt arbete.

Renare kommunikation

Genom att överge Slack, WhatsApp och e-posttrådar kommunicerar Blue Lagoon nu med ett syfte och mindre brus. Som Sini Virtinanen förklarar: "Det har varit en enorm lättnad, ärligt talat. Med Slack kunde saker och ting gå förlorade. Nu, med Ziik, ser människor bara det som är relevant för dem. De kan lita på att den information de får är den information de behöver och vill se." Varje inlägg har en tydlig målgrupp, varje dokument ett tydligt hem och läskvitton bekräftar att meddelandet har tagits emot.

En starkare känsla av samhörighet

Kanske viktigast av allt är att Ziik har blivit en del av kulturen på Blue Lagoon Beauty och hjälper teamen att känna sig samspelta och sammanlänkade, även när de inte är fysiskt tillsammans. "Jag tror att människor känner sig tryggare och mer sammankopplade nu. De vet alltid vad som händer, de vet var de ska hitta saker och ting och de behöver inte gissa sig fram. Det skapar självförtroende, och det märks också i hur de arbetar med kunderna", säger Sini Virtanen.