Kun yrityksesi kasvaa, myös viestinnän on kehityttävä

Yrityksestä

Tor Dentalin perustivat vuonna 2023 kaksi hammaslääkäriä ja entistä luokkatoveria, jotka olivat kumpikin hankkineet kokemusta ulkomailla ennen kuin päättivät perustaa yhdessä omat klinikkansa. Yritys on kasvanut nopeasti yhdestä klinikan Uppsalan kaupungissa kolmeen klinikkaan Tukholman ja Uppsalan alueella.

Yritys on erikoistunut yleishammaslääketieteeseen, oikomishoitoon ja implanttihoitoon, ja se panostaa erityisesti potilaiden hoitoon ja viihtyisän ilmapiirin luomiseen, etenkin hammashoitopelosta kärsiville potilaille.

Tällä hetkellä kolmessa klinikassa työskentelee noin 15 työntekijää, ja hammaslääkärit liikkuvat säännöllisesti toimipisteiden välillä tukeakseen potilaita ja työtovereitaan.

Haasteet ennen Ziikin käyttöönottoa

Alussa viestintä sujui ongelmitta. Perustajia oli vain kaksi ja tiimi pieni, joten kaikki tiesivät, mitä muille oli kerrottu. Mutta yrityksen kasvaessa tilanne muuttui pian.

"Oli vaikeaa pitää kirjaa siitä, kuka oli saanut mitäkin tietoja", Mira Florin selittää.

Samalla asiakirjat olivat hajallaan eri alustoilla.

"Meillä oli vähän Dropboxia täällä, vähän Drivea tuolla, lähetimme tekstiviestejä, sähköposteja..."

Kasvava organisaatio tarvitsi järjestelmällisemmän tavan jakaa rutiineja, asiakirjoja ja tärkeitä päivityksiä sekä keinon varmistaa, että kaikki työskentelivät samojen tietojen pohjalta.

Vaatimukset uudelle ratkaisulle

Tor Dental ei etsinyt monimutkaista IT-järjestelmää. He halusivat vain yhden alustan, jolla he voisivat:

• kerätä asiakirjoja ja menettelytapoja
• olla yhteydessä kaikkien kolmen klinikan työntekijöihin
• hallita, kenellä oli pääsy eri tietoihin
• korvaa useat erilliset työkalut yhdellä yksinkertaisella ratkaisulla

Käytön helppous oli erityisen tärkeää, ja se on yksi tärkeistä syistä, miksi he valitsivat Ziikin.

"Se muistutti meitä vähän Facebookista", Mira Florin sanoo. "Ja ihmiset osasivat jo käyttää sellaista."

Tulokset

Kaikelle on oma paikkansa

Nykyään Tor Dentalilla on yksi yhteinen alusta useiden erillisten alustojen sijaan. Asiakirjat, keskustelut, ryhmät, henkilöstötiedot ja sisäinen viestintä ovat kaikki samassa paikassa. Tämä kokonaiskuva on tullut yhä arvokkaammaksi yrityksen kasvaessa.

"Se korvaa sähköpostit, Dropboxin, Driven ja useita muita työkaluja."

Sen varmistaminen, että kaikki saavat samat tiedot

Mira Florinille yksi suurimmista eduista on yhdenmukaisuus. Sen sijaan, että jouduttaisiin miettimään, kenelle mitäkin on kerrottu, tärkeät tiedot voidaan nyt jakaa vain kerran, ja kaikki saavat saman viestin. Alustan avulla on myös helppo nähdä, kuka on lukenut tärkeät päivitykset.

"Se tarjoaa meille huomattavasti paremman tavan yhdenmukaistaa rutiinimme."

Sekä sosiaalinen alusta että työväline

Vaikka Ziik on ensisijaisesti työalusta, siitä on tullut myös osa Tor Dentalin yrityskulttuuria. Työntekijät onnittelevat toisiaan syntymäpäivinä, jakavat kuvia tapahtumista ja pitävät yhteyttä klinikoiden välillä.

"Itse asiassa mielestäni se on tärkeä osa työvälineitäkin", Mira Florin sanoo. "Se lisää sitoutumista ja edistää hyvää ilmapiiriä."

Helppoa heti alusta alkaen

Käyttöönotto osoittautui odotettua helpommaksi: Tor Dental siirsi yhdessä Ziikin kanssa työntekijäkäsikirjansa ja olemassa olevat toimintatapansa alustalle, minkä ansiosta järjestelmän käyttö voitiin aloittaa ilman, että kaikkea olisi tarvinnut rakentaa alusta alkaen.

"Se todella madalsi aloittamisen kynnystä."

Suosikkiominaisuudet

Ryhmät ja keskustelut

Tor Dental hyödyntää päivittäin sekä ryhmäkeskusteluja että yksityisiä keskusteluja, minkä ansiosta on helppo olla yhteydessä kaikkiin tai vain niihin henkilöihin, jotka tarvitsevat tiettyjä tietoja.

Asiakirjat ja käyttöoikeudet

Työntekijöiden käsikirjat, toimintatavat, työsopimukset ja sisäiset asiakirjat on koottu yhteen paikkaan, ja käyttöoikeuksien avulla varmistetaan, että työntekijät näkevät vain heille merkitykselliset tiedot.

"Kaikki on koottu yhteen paikkaan."

Uutisyöte

Syötettä käytetään sekä päivittäiseen viestintään että sosiaalisen median päivityksiin, ja se auttaa kolmen klinikan työntekijöitä pysymään yhteydessä toisiinsa.

"Se kannustaa ihmisiä osallistumaan."

Käyttäjäystävällinen suunnittelu

Yksi tärkeimmistä syistä, miksi Tor Dental valitsi Ziikin, oli sen tuttu ja intuitiivinen käyttöliittymä. Koska työntekijät tiesivät jo, miten alusta toimi, sen käyttöönotto sujui nopeasti koko organisaatiossa.