Yksi totuuden lähde: kuinka Wonderfield hyödyntää viestintää strategisena toimintavälineenä

Tietoa Wonderfield-konsernista

Wonderfield Group on kansainvälinen, monikanavainen elintarvikealan yritys, jonka toiminta kattaa ravintolat, myyntikioskit, tuotannon ja franchising-toiminnan. Yhdistyneessä kuningaskunnassa ja Irlannissa yritykseen kuuluu 33 YO! Sushi -ravintolaa ja yli 550 myyntikioskia, jotka edustavat muun muassa YO! Sushi-, Panku-, Bento-, Sushi Circle- ja UZUZU-brändejä. Ravintoloita hallinnoidaan keskitetysti, mutta noin 95 % myyntikioskeista on franchising-kumppaneiden ylläpitämiä. 

Tämä luo erittäin monimuotoisen toimintaympäristön. Yritysravintoloiden tiimit, franchising-kumppanit, kenttätyöntekijät ja keskushallinnon tukitoiminnot tarvitsevat kaikki pääsyn tietoihin, mutta niiden tarpeet ovat usein erilaisia. Kohdennetun ja merkityksellisen viestinnän tarjoaminen samalla kun ylläpidetään yhdenmukaisuutta koko organisaatiossa on siksi ratkaisevan tärkeää toiminnan onnistumisen kannalta.

Haasteet ennen Ziikin käyttöönottoa

Perinteisen tiedonjakamisen ylittäminen

Kuten monet muutkin organisaatiot, Wonderfield on aiemmin käyttänyt useita eri järjestelmiä, kuten SharePointia, yrityksen intranetiä ja Ziikiä. Liiketoiminnan kehittyessä ja kioskitoiminnan siirtyessä pääasiassa yrityksen omistamista toimipisteistä pääosin franchising-pohjaiseen malliin viestintätarpeet muuttuivat yhä monimutkaisemmiksi. 

Haasteena ei enää ollut pelkästään tiedon julkaiseminen. Yritys tarvitsi keinon, jolla se voisi:

• Viestitä tehokkaasti eri kohderyhmille.
• Varmistetaan, että tiedot pysyvät ajankohtaisina ja kohdennettuina.
• Tarjota franchising-kumppaneille pääsy tarvitsemaansa sisältöön.
• Suojaa heitä yritykseen liittymättömiltä tiedoilta.
• Luodaan yhtenäisyyttä koko organisaatiossa.

Tämän ongelman ratkaisemiseksi Wonderfield käynnisti laajan selvityksen Ziikin rakenteesta, hallinnosta ja johtamisesta. Keskusoperaatioiden tiimin johdolla alusta suunniteltiin uudelleen, jotta se tukisi paremmin käyttäjiensä moninaisia tarpeita. 

Nykyään Ziik toimii keskeisenä tietokeskuksena sekä yrityksen tiimeille että franchising-kumppaneille, ja sen käyttöoikeudet ja sisältörakenteet on suunniteltu toiminnan tarpeiden mukaisesti.

”Alustan hierarkian ja hallintatavan ansiosta voimme varmistaa, että ihmiset saavat juuri sitä tietoa, jota he todella tarvitsevat. Emme ylikuormita franchising-kumppaneita ravintolatiedolla tai ravintoloita vähittäiskauppatiedolla. Kyseessä on juuri heidän rooliinsa liittyvää tietoa.”

Vaatimukset uudelle ratkaisulle

Itsepalvelupohjaisen toimintaympäristön luominen

Wonderfieldin tavoitteet ulottuvat perinteisen sisäisen viestinnän ulkopuolelle. Tavoitteena on luoda itsepalveluympäristö, jossa tiimit voivat nopeasti löytää vastauksia operatiivisiin kysymyksiin ilman, että heidän tarvitsee turvautua sähköpostiin tai eskaloida rutiinikyselyitä johtoportaan kautta. 

Olipa kyseessä sitten planogrammin etsiminen, käynnissä olevan kampanjan ymmärtäminen, huoltotuen löytäminen, tiimin jäsenen rekrytointi tai IT-ongelman ratkaiseminen, alustan tulisi tarjota selkeä reitti oikeaan vastaukseen. 

Tämä toimintatapa tarjoaa muutakin hyötyä kuin pelkkää mukavuutta. Kun toistuvien tiedustelujen määrä tukitoiminnoille vähenee, keskushallinnon tiimit voivat käyttää enemmän aikaa strategiseen tukeen ja liiketoiminnan kehittämiseen.

”Jos jollekin osastolle esitetään sama kysymys 50 kertaa, sanon: tehdään asialle jotain. Olipa kyse sitten sisällön luomisesta, hakutoimintojen parantamisesta tai usein kysyttyjen kysymysten päivittämisestä. Näin käytämme aikamme tehokkaammin ja tuemme franchising-kumppaneita ja ravintoloita paremmin.” 

Tulokset

Yksi versio totuudesta

Wonderfieldin viestintästrategian ytimessä on yksinkertainen periaate: luoda yksi ainoa, luotettava tietolähde. 

Sen sijaan, että tiedot tallennettaisiin yksittäisille asemille, jaettaisiin epävirallisesti tai tulkittaisiin eri tavoin eri toimipisteissä, Ziikistä on tulossa paikka, josta tiimit tietävät löytävänsä uusimmat ja tarkimmat ohjeet. 

Osastojen sivut noudattavat yhtenäistä rakennetta riippumatta siitä, avaavatko käyttäjät talous-, rekrytointi-, IT-, operatiivisen toiminnan vai jonkin muun osaston sivut. Yhdenmukaistetut ulkoasut, usein kysytyt kysymykset, pikalinkit ja yhteystiedot auttavat käyttäjiä navigoimaan sisällössä tehokkaammin ja luovat tutun käyttökokemuksen koko alustalla. 

”Yksi totuuden versio. Vastaus on yksi, ei useita erilaisia vastauksia.”

Itsepalvelun tehostaminen tekoälyn avulla

Tekoälypohjaisen haun käyttöönotto on seuraava vaihe Wonderfieldin digitaalisen viestintästrategiassa. Sen sijaan, että käyttäjien pitäisi etsiä tietoja manuaalisesti asiakirjoista tai osastojen sivuilta, he voivat yksinkertaisesti esittää kysymyksen ja saada välittömästi vastauksen, joka perustuu koko alustalla saatavilla olevaan sisältöön. 

Teknologia ei ainoastaan paranna tiedon saatavuutta, vaan tuo myös esiin mahdollisuuksia jatkuvaan parantamiseen. Jos käyttäjät eivät löydä vastausta, se antaa aiheen tarkistaa, onko tarvittavaa sisältöä olemassa vai onko sitä päivitettävä. 

”Tekoälypohjainen hakukone tulee helpottamaan merkittävästi kaikkien elämää. Jos voi yksinkertaisesti kirjoittaa hakukenttään, mitä tarvitsee, ja saada vastauksen välittömästi, se on erittäin myönteistä. Se säästää aikaa ja auttaa tiimejämme löytämään oikeat tiedot.” 

Wonderfieldille tietojen laadun ylläpitäminen on yhtä tärkeää kuin niiden hakukelpoisuuden varmistaminen.

”Alustaa on päivitettävä lisäämällä siihen uutta tietoa ja poistamalla vanhentunutta tietoa sekä sisällyttämällä siihen tiimiemme ehdotuksia, jotka auttavat heitä hoitamaan tehtäviään.” 

Suunniteltu tukemaan kasvua

Skaalautuvuus on noussut yhdeksi merkittävistä eduista.

Liiketoiminnan kasvaessa alusta voi automaattisesti liittää käyttäjät oikeisiin ryhmiin, alueisiin ja osastorakenteisiin. Uudet toimipisteet voidaan integroida nopeasti, ja suljetut toimipisteet voidaan poistaa ilman suurta hallinnollista työtä. 

Nämä ominaisuudet auttavat varmistamaan, että hallinto pysyy johdonmukaisena organisaation kasvaessa, mikä vähentää manuaalista työtä ja parantaa samalla käyttökokemusta. 

Yhdistyneessä kuningaskunnassa ja Irlannissa toteutetun hankkeen menestys auttaa nyt edistämään järjestelmän laajempaa käyttöönottoa koko Wonderfield-konsernissa. Saadut kokemukset ja oppimukset jaetaan Sushi Take -liiketoiminnalle Espanjassa, ja samalla tutkitaan uusia mahdollisuuksia organisaation muissa osissa.

”Kyse on siitä, että kehitämme toimintaamme franchising-antajana, jotta franchising-ottajan arki olisi helpompaa.” 

Jatkuvaan parantamiseen keskittyvä kumppanuus

Graeme Barnesille suhde Ziikiin on muutakin kuin pelkkä teknologiaympäristö. Hän on toiminut yli kahden vuosikymmenen ajan johtotehtävissä majoitus- ja ravintola-alalla, ja hän arvostaa yhteistyötä sellaisten toimittajien kanssa, jotka kyseenalaistavat vakiintuneita oletuksia ja auttavat ratkaisemaan ongelmia tehokkaasti. 

Wonderfieldin ja Ziikin välinen suhde on kehittynyt kumppanuudeksi, jonka keskiössä ovat jatkuva kehittäminen, innovaatio ja käyttäjäpalaute. Franchising-kumppaneiden, ravintolatiimien ja tukitoimintojen esittämät ideat vaikuttavat usein tuleviin kehityshankkeisiin ja parannuksiin. 

”Wonderfieldin ja Ziikin välinen yhteistyö sujuu loistavasti. Teemme yhdessä töitä, jotta alustasta tulisi mahdollisimman hyvä tiimeillemme. Voimme tuoda esiin kehitysideoita työntekijöiltämme saamamme palautteen pohjalta.” 

Suosikkitoiminnot

Tekoälyllä varustettu haku

Käyttäjät voivat esittää kysymyksiä suoraan ja saada vastauksia, jotka perustuvat alustan eri osissa olevaan tietoon, minkä ansiosta toiminnalliseen sisältöön on helpompi päästä käsiksi ja siinä on helpompi navigoida. 

Kohdennetut käyttöoikeudet ja käyttäjäryhmät

Sisältö voidaan räätälöidä franchising-kumppaneille, ravintoloille, osastoille ja muille kohderyhmille, jolloin käyttäjät saavat vain heille merkityksellistä tietoa. 

Lähetyskanavat

Tärkeät toiminnalliset päivitykset voidaan julkaista valvotuissa kanavissa, jolloin estetään arvokkaan tiedon hukkaantuminen laajempien keskustelujen sekaan. 

Käyttöanalytiikka ja lukukuittaukset

Raportointityökalujen avulla Wonderfield voi selvittää sitoutumisen tasoa, seurata käyttöönottoa ja tunnistaa mahdollisuuksia viestinnän tehokkuuden parantamiseksi.