Sujuvampi alku Ziikin avulla

Yrityksestä

Petrowsky Gruppen on tanskalainen, perheomisteinen asennus- ja huoltoyritys, joka on erikoistunut vesi-, ilma- ja energia-aloille. Vuonna 1973 Vejlessä perustettu yritys on kasvanut perinteisestä putkiasennusliikkeestä erikoistuneeksi tekniseksi asennus- ja huoltopalvelujen tarjoajaksi. Nykyään konsernilla on toimipisteitä Vejlessä, Horsensissa ja Koldingissa, ja se työllistää noin 65 asentajaa, teknikkoa, oppisopimuskoulutettavaa, projektipäällikköä, insinööriä ja hallinnollista työntekijää. Petrowsky Gruppenille tämä kasvu on tuonut mukanaan myös viestinnällisen haasteen.

”Olemme harvoin kaikki yhdessä”, Anne Lyngholm Trant selittää. ”Meillä on kolme eri toimipistettä, ja asentajamme menevät usein suoraan asiakkaan luo. Emme törmää toisiimme käytävällä tai tapaa kahvikoneen äärellä.”

Haasteet ennen Ziikin käyttöönottoa

Paremman tavan löytäminen tavoittaa kaikki

Petrowsky Gruppenilla oli jo verkkosivuillaan digitaalinen työntekijäsivu, josta työntekijät pystyivät lukemaan uutisia, työntekijäoppaita, turvallisuustietoja ja muita asiakirjoja. Ongelmana oli saada ihmiset käyttämään sitä. Kentällä työskentelevälle asentajalle tai teknikolle verkkosivustolle siirtyminen ja työntekijäalueelle kirjautuminen puhelimella aiheutti tarpeettoman esteen.

”Meillä oli tunne, että viestejämme ei luettu ja että henkilöstösivustolla ei käyty tarpeeksi”, Anne Lyngholm Trant sanoo.

Viestintä oli myös suurelta osin yksisuuntaista. Petrowsky Gruppen pystyi julkaisemaan tietoa, mutta työntekijöiden oli vaikea olla vuorovaikutuksessa sen kanssa tai vastata kollegoille eri puolilla organisaatiota. Yrityksen kasvaessa Petrowsky Gruppen halusi jotain välittömämpää: sovelluksen, joka tavoittaisi ihmiset missä tahansa he työskentelivätkin ja luo samalla vahvemman digitaalisen yhteisön eri toimipisteiden välillä.

”Monille asentajillemme ja teknikoillemme puhelin on tärkein työkalu putkipihdin ja muiden käsissä olevien työkalujen ohella.”

Ziikin valitseminen

Petrowsky Gruppen tarkasteli useita ratkaisuja ennen kuin se valitsi Ziikin. Vaatimukset olivat selkeät: alustan tuli toimia sovelluksena, tarjota ilmoituksia, olla helppokäyttöinen ja mahdollistaa viestintä sekä koko organisaation sisällä että yksittäisten toimipisteiden tai ryhmien kanssa. Lukukuittaukset olivat toinen tärkeä vaatimus.

”On todella rauhoittavaa tietää, että ihmiset ovat saaneet oikeat tiedot oikeaan aikaan”, Anne Lyngholm Trant sanoo.

Myös tuttu käyttöliittymä oli tärkeä tekijä. Niille työntekijöille, jotka eivät istu koko päivää tietokoneen ääressä, alustan piti tuntua heti helppokäyttöiseltä eikä sellaiselta IT-järjestelmältä, jota heidän olisi pitänyt opetella käyttämään.

Vaatimukset uudelle ratkaisulle

Suuren projektin jakaminen hallittaviin vaiheisiin

Anne Lyngholm Trantille yksi Ziik-käyttöönoton vahvimmista puolista on ollut sen rakenne. Uuden viestintäalustan käyttöönotto päivittäisen työn ohella voisi helposti tuntua ylivoimaiselta. Sen sijaan prosessi jaettiin sarjaksi selkeitä, hallittavia vaiheita. Jokaisella verkkokokouksella oli esityslista. Petrowskyn Ziik-käyttöönottotiimi tiesi, mitä piti valmistella ennen seuraavaa kokousta, ja tiimi palasi toistuvasti alustalle varmistaakseen, että kaikki tuntui tutulta ennen kuin siirryttiin eteenpäin.

”Prosessi on ollut hyvin jäsennelty”, Anne Lyngholm Trant sanoo. ”On aina ollut selvää, mitä meidän piti tehdä ja mitä meidän piti saada valmiiksi seuraavaa kokousta varten.”

Jos jokin asia ei ollut täysin selvä, he palasivat siihen yksinkertaisesti uudelleen.

”Voisimme kokeilla asioita itse, palata seuraavaan kokoukseen ja arvioida, miten se oli sujunut. Olemme tunteneet saaneemme tukea koko prosessin ajan.”

Kova työ ei jää turhaksi

Alustan käyttöönotto tarkoitti myös huomattavan määrän olemassa olevan tiedon siirtämistä. Petrowsky Gruppenilla on laajat työntekijä- ja turvallisuusoppaat, ohjeistukset sekä työnkulkujen kuvaukset. Sen sijaan, että yritys olisi joutunut siirtämään ja järjestelemään kaiken tämän sisällön itse, Ziik auttoi jakamaan aineiston lukuihin ja lataamaan sen rakenteeseen, joka on suunniteltu helpottamaan työntekijöiden navigoimista.

”Meitä ei ole jätetty selvittämään asioita tai kamppailemaan niiden kanssa yksin”, Anne Lyngholm Trant sanoo. ”Koko prosessia on hoidettu hyvin alusta asti.”

Se, että meillä oli sama Ziik-yhteyshenkilö koko perehdytysprosessin ajan, on myös auttanut luomaan luottamussuhdetta ja helpottanut avun saamista aina, kun jokin asia on hidastanut prosessia.

Työntekijöiden valmistelu

Teknisen ja sisällöllisen valmistelun edetessä Petrowsky Gruppen on alkanut esitellä Ziik-sovellusta työntekijöille toimipisteittäin. Sen sijaan, että kaikille lähetettäisiin pelkästään latauslinkki sähköpostitse, yritys kokoaa työntekijät kussakin toimipisteessä rentoon iltapäiväesittelyyn. Työntekijät asentavat sovelluksen paikan päällä, jolloin Petrowsky voi varmistaa, että kaikki pääsevät aloittamaan sen käytön ja saavat tilaisuuden kokeilla sitä. Alustavat palautteet ovat olleet rohkaisevia.

”Luulen, että he ymmärtävät sen tarkoituksen”, Anne Lyngholm Trant sanoo. ”Se on helppokäyttöinen, he saavat ilmoituksia, ja se tuntuu tutulta, koska se toimii samalla tavalla kuin muutkin sovellukset, joita he jo käyttävät.”

Myös mahdollisuus kommunikoida koko organisaation laajuisesti on herättänyt kiinnostusta. Tämä on tärkeää Petrowsky Gruppenille, sillä tavoitteena ei ole pelkästään tiedon jakaminen entistä tehokkaammin, vaan myös se, että eri tehtävissä ja toimipaikoissa työskentelevät työntekijät kokevat kuuluvansa samaan yritykseen.

”Kun ei välttämättä näe työtovereitaan joka päivä, voi se läheisyyden tunne hieman hiipua”, Anne Lyngholm Trant sanoo. ”Meille on tärkeää, että jokainen tuntee kuuluvansa yhteisöön ja osaksi yhtä organisaatiota.”

Valmiina ensimmäiseen päivään

Kun Ziik otetaan käyttöön, Petrowsky Gruppenin työntekijät saavat yritysuutiset, työntekijäoppaat, turvallisuusohjeet ja muut tärkeät tiedot suoraan puhelimiinsa. Anne Lyngholm Trant odottaa innolla myös Ziikin tekoälypohjaisen haun kokeilemista, jonka avulla työntekijät voivat esittää kysymyksiä ladatuista asiakirjoista ja saada ohjauksen takaisin lähdemateriaaliin. Hän näkee tässä huomattavaa potentiaalia työntekijöille, jotka tarvitsevat kenttätyössä ollessaan nopean pääsyn kattaviin turvallisuusohjeisiin ja käytännön tietoihin.

”Olemme luoneet hyvän ja luottamuksellisen suhteen, ja prosessi on ollut ammattimaista, jäsenneltyä ja luottamusta herättävää”, Anne Lyngholm Trant sanoo. ”Se antaa meille luottamusta tulevaa yhteistyötä kohtaan ja innostaa meitä aloittamaan alustan käytön. Kun otamme jotain käyttöön, sen on yksinkertaisesti toimittava. Tunnemme olevamme hyvin valmistautuneita siihen, koska perehdytys on sujunut niin hyvin.”

Suosikkitoiminnot

Mitä Petrowsky Gruppen arvostaa erityisesti perehdyttämisessä:

Selkeä ja jäsennelty prosessi

Jokaisella kokouksella on ollut selkeä tarkoitus, ja kokousten välillä on annettu hallittavissa olevia tehtäviä sekä laadittu selkeä etenemissuunnitelma tuotteen lanseeraukseen asti.

Käytännön apua sisällön luomiseen

Ziik auttoi järjestämään ja lataamaan Petrowskyn laajat käsikirjat ja ohjeistukset, mikä keventää sisäisen projektitiimin työmäärää.

Jatkuvuus ja henkilökohtainen tuki

Koska Petrowsky on voinut työskennellä koko prosessin ajan saman yhteyshenkilön kanssa, hän on pystynyt luomaan luottamuksellisen suhteen ja saamaan nopeasti apua aina, kun kysymyksiä on tullut esiin.

Aika saada itseluottamusta

Sen sijaan, että alusta olisi vain luovutettu käyttöön, perehdyttämisprosessiin on sisältynyt toistuvia tilaisuuksia tutustua toimintoihin uudelleen, testata niitä ja keskustella kokemuksista seuraavassa kokouksessa.