Oikeat tiedot, missä tahansa työ tapahtuu: Miten Hurtigruta Carglass® yhdistää kenttätiiminsä

Yrityksestä

Belron-konserniin kuuluva Hurtigruta Carglass® on yksi Norjan johtavista autolasien korjaus- ja vaihtopalvelujen asiantuntijoista. Yrityksellä on 370 työntekijää yli 100 toimipisteessä ympäri Norjaa, pohjoisimmassa Altaan ja etelässä Kristiansandiin.

Suuri osa sen henkilöstöstä koostuu teknikoista, joiden työpäivä keskittyy asiakkaiden ja liikenteessä olevien ajoneuvojen auttamiseen. Siksi liikkuva pääsy yrityksen tietoihin on erityisen tärkeää.

Haasteet ennen Ziikin käyttöönottoa

Hurtigruta Carglass®:n suurin sisäisen viestinnän haaste oli tavoittaa ne työntekijät, jotka eivät istu päivittäin tietokoneen ääressä. Siksi tarvittiin uusi kanava, jonka kautta tärkeät tiedot olisivat helposti saatavilla ja kaikkien ulottuvilla riippumatta siitä, missä, milloin tai miten he työskentelivät.

Aiemmin Workplace hoiti tämän kanavan. Kun kuitenkin kävi selväksi, että sen käyttö lopetettaisiin, tarvittiin uusi ratkaisu. Tällä kertaa johtoryhmälle oli selvää, mikä oli tärkeintä: tärkeiden tietojen oli tavoitettava ne työntekijät, joita asia koski, mukaan lukien työpöydän ulkopuolella työskentelevät teknikot.

Vaatimukset uudelle ratkaisulle

Uuden alustan tuli olla käyttäjäystävällinen ja mobiililaitteille optimoitu, jotta sen avulla olisi helppo tavoittaa työntekijät koko organisaatiossa. Sen tuli myös mahdollistaa tietojen kohdentaminen helposti alueen, osaston ja ammattialan mukaan sen sijaan, että kaikki tiedot lähetettäisiin kaikille. Lisäksi tarvittiin ominaisuus, jonka avulla voitaisiin seurata, oliko erityisen tärkeät tiedot todella luettu.

Mutta heidän tärkein vaatimuksensa oli löytää kumppani, ei pelkästään tekninen alusta. Valintaprosessin aikana yritys keskusteli useiden toimittajien kanssa. Ziik erottui joukosta läheisen ja henkilökohtaisen lähestymistapansa ansiosta.

”Meistä tuntui, että Ziikin yhteyshenkilöt halusivat todella ymmärtää organisaatiotamme ja tarpeitamme”, sanoo Bente Birkeland. ”He keskittyivät auttamaan meitä menestymään, eivätkä vain toimittamaan alustaa.”

Tulokset ja kohokohdat

Tärkeät tiedot välitetään teknikoille matkapuhelimiin

Tärkein muutos on yksinkertainen: teknikot voivat nyt vastaanottaa yrityksen tietoja suoraan puhelimiinsa. Heidän ei tarvitse istua tietokoneen ääressä pysyäkseen ajan tasalla. Tämä helpottaa huomattavasti viestintää niille työntekijöille, jotka viettävät työpäivänsä autolasien korjaamisessa ja vaihtamisessa sen sijaan, että tarkistaisivat sähköpostejaan työpöydän ääressä.

Viestintä voidaan kohdistaa oikeille työntekijöille

Hurtigruta Carglass® on luonut Ziik-alustalle selkeän ryhmärakenteen. Ryhmiä on alueille ja keskusyksiköille sekä eri erikoisaloille, kuten henkilöstöhallintoon, IT:hen, operatiiviseen toimintaan, työturvallisuuteen ja ympäristöasioihin, talouteen, myyntiin ja markkinointiin. Näin tiedot voidaan jakaa juuri niille työntekijöille, joita asia todella koskee, samalla kun koko yrityksen kattava viestintä tavoittaa tarvittaessa kaikki.

Lukukuittaukset tarjoavat arvokasta näkyvyyttä

Tärkeiden viestien osalta Hurtigruta Carglass® voi ottaa käyttöön lukukuittaukset. Tämä antaa organisaatiolle yleiskuvan siitä, kuinka monta työntekijää on nähnyt tiedot ja tarvittaessa myös siitä, ketkä ovat lukeneet ne. Kun suuri osa henkilöstöstä ei työskentele tietokoneen ääressä, tällainen näkyvyys on erityisen arvokasta. Sen avulla viestintä ei jää pelkästään tietojen julkaisemiseen, vaan sen avulla voidaan varmistaa, että viesti on todella saavuttanut kohdeyleisönsä.

Yhä useammat organisaation osat ryhtyvät aktiivisiin viestijöiksi

Noin vuoden Ziik-käytön jälkeen Hurtigruta Carglass® on keskittynyt myös siihen, että sen keskusyksiköt hyödyntäisivät alustaa aktiivisemmin. Henkilöstöhallintoa, IT-osastoa, operatiivista toimintaa ja muita tiimejä kannustetaan yhä enemmän julkaisemaan olennaista tietoa suoraan työntekijöille. Tämä työ on vahvistanut tärkeän oivalluksen: hyvä sisäinen viestintä vaatii jatkuvaa huomiota. Ziik on tukenut tätä kehitystä käytännönläheisellä koulutuksella, johon on kuulunut myös suora yhteistyö keskusyksiköiden kanssa sen osoittamiseksi, miten alustaa voidaan käyttää käytännössä.

”Mitä enemmän merkityksellistä ja hyödyllistä sisältöä julkaistaan, sitä arvokkaampi Ziik on työntekijöillemme”, sanoo Bente Birkeland.

Suosikkitoiminnot

Mobiilisovellus

Teknikoille ja muille työntekijöille, jotka eivät istu päivittäin tietokoneen ääressä, mobiilikäyttö on olennaisen tärkeää. Sovelluksen avulla yrityksen tiedot ovat suoraan saatavilla laitteella, jota työntekijät kantavat jo mukanaan.

‍Ryhmät

Ryhmien avulla Hurtigruta Carglass® voi jäsentää viestintää alueiden, keskusyksiköiden ja osa-alueiden mukaan. Tämä auttaa tekemään viestinnästä osuvampaa ja välttämään tarpeettomia viestejä koko organisaatiolle.

‍Lue vahvistukset

Lukuvahvistukset antavat Hurtigruta Carglass®:lle mahdollisuuden seurata, onko tärkeät tiedot todella luettu. Tämä on erityisen hyödyllistä viestinnässä, jossa pelkkä viestin julkaiseminen ei riitä.

‍Chat

Chat-palvelua käytetään laajasti koko organisaatiossa, ja se tarjoaa työntekijöille nopean ja helpon tavan kommunikoida eri tiimien ja toimipisteiden välillä.