Yksi organisaatio, lukuisia toimipisteitä: kuinka Länsi-Islannin terveyspalvelut loivat paikan, jossa ihmiset voivat olla yhteydessä toisiinsa

Yrityksestä

West Iceland Health Services on julkinen terveydenhuoltoorganisaatio, joka tarjoaa terveydenhuoltopalveluja Länsi-Islannissa. Organisaatiolla on yli 600 työntekijää kahdeksassa toimipisteessä, joihin kuuluvat Akranesin pääsairaala sekä terveyskeskukset, hoivakodit ja muut palvelut koko alueella. Suuret maantieteelliset etäisyydet ja monipuolinen henkilöstö, johon kuuluu lääkäreitä, sairaanhoitajia, ambulanssihenkilökuntaa, hallintohenkilöstöä, siivoushenkilökuntaa ja muita ammattiryhmiä, tekevät sisäisestä viestinnästä erityisen tärkeää. Työntekijöiden on tunnettava kuuluvansa samaan organisaatioon, mutta he eivät välttämättä tarvitse pääsyä täsmälleen samoihin tietoihin.

Haasteet ennen Ziikin käyttöönottoa

Ennen Ziikin käyttöönottoa West Iceland Health Services käytti Workplacea sisäiseen viestintään. Kun kävi selväksi, että Workplace lopetettaisiin, organisaatio alkoi tarkastella tarkasti, mikä oli toiminut hyvin ja mitä se halusi parantaa. Yksi suurimmista haasteista oli viestintärakenteen ylläpitoon liittyvä manuaalisen työn määrä: kun uusi työntekijä tuli palvelukseen, hänet piti lisätä manuaalisesti asianmukaisiin ryhmiin. Koska toimipisteitä, osastoja ja ammatillisia rooleja oli paljon, rakenteen pitäminen organisaation mukaisena vaati jatkuvaa hallinnointia.

Samalla haluttiin parantaa sitä, miten työntekijät saivat tietoa. Osa viestinnästä piti saada perille kaikille. Toisaalta osa tiedoista saattoi koskea vain sairaanhoitajia, ambulanssihenkilökuntaa, esimiehiä, tiettyä sairaalan osastoa tai tietyn toimipaikan työntekijöitä. Organisaatio halusi myös muutakin kuin pelkkää tiedotuskanavaa: yhteisöllisyys ja työntekijöiden sitoutuminen olivat tärkeitä alusta alkaen. Koska työntekijät olivat hajallaan laajalla maantieteellisellä alueella, tarvittiin yhteinen paikka, jossa ihmiset voisivat myös kokea samaan organisaatioon kuulumisen sosiaalisen puolen.

Vaatimukset uudelle ratkaisulle

Keskeisenä vaatimuksena oli, että uuden alustan tulisi heijastaa organisaation todellista rakennetta. Osastot ja ammattitehtävät olivat jo olemassa organisaation HR-järjestelmässä, ja tavoitteena oli luoda sama rakenne Ziikiin, jotta työntekijät pääsisivät automaattisesti osaksi oikeaa viestintäympäristöä.

”Se oli luultavasti tärkein asia, jonka teimme alussa”, sanoo Sigurður Þór Sigursteinsson.

Organisaatio halusi myös pystyä viestimään eri tasoilla: koko organisaation laajuisesti, toimipaikkakohtaisesti, osastoittain ja ammatillisten roolien mukaan. Samalla alustan tuli tukea alkuperäistä yhteisöllistä tavoitetta.

”Kun mietimme, mitä halusimme, yksi asia, jota korostimme, oli se, että halusimme rakentaa yhteisön”, sanoo Sigurður Þór Sigursteinsson. ”Halusimme jotain sosiaalista ja paikan, jossa voisimme tavata toisiamme eri paikkakunnilta käsin.”

Tulokset

Tarkoituksenmukaisempaa viestintää

Ziikin avulla Länsi-Islannin terveyspalvelut voi kohdentaa tietoa sijainnin, osaston ja ammatillisen roolin mukaan. Esimerkiksi järjestelmässä on rekisteröity yli 90 sairaanhoitajaa yhden roolin alle. Jos tieto koskee nimenomaan sairaanhoitajia, organisaatio voi viestiä suoraan kyseiselle ryhmälle sen sijaan, että viesti lähetettäisiin kaikille.

Samaa toimintatapaa voidaan soveltaa myös muihin ammatteihin. Jos koulutusta järjestetään nimenomaan ambulanssihenkilökunnalle, kyseisille työntekijöille voidaan nopeasti perustaa ryhmä, jossa he voivat saada tietoa, jakaa tiedostoja ja keskustella koulutuksesta. Periaate on yksinkertainen: vain ne, jotka tarvitsevat tietoa, saavat sen.

Helpompi perehdytys ja vähemmän manuaalista hallinnollista työtä

Länsi-Islannin terveyspalvelut on määrittänyt Ziik-järjestelmän rakenteen siten, että se vastaa organisaation rakennetta sen henkilöstöhallintojärjestelmässä.

Aiemmin uudet työntekijät oli lisättävä manuaalisesti asianmukaisiin Workplace-ryhmiin. Nykyään uudet työntekijät voidaan luoda automaattisesti Ziikissä osana perehdytysprosessia. Tämä tarkoittaa, että viestintärakenne on huomattavasti järjestelmällisempi ja helpompi ylläpitää, kun työntekijät liittyvät organisaatioon tai vaihtavat tehtäviä.

Yksi yhteinen kohtaamispaikka kahdeksalla paikkakunnalla

Vaikka viestintä voi olla hyvin kohdennettua, työntekijät ovat silti yhteydessä toisiinsa yrityksen yhteisen uutisvirran kautta. Tämä tarjoaa organisaatiolle yhteisen tilan sekä koko organisaatiota koskeville tiedoille että työelämän sosiaalisemmille puolille.

Ziikiä käytetään esimerkiksi työntekijöille suunnattujen tapahtumien ja aktiviteettien yhteydessä, ja se auttaa lisäämään odotusta ja sitoutumista koko organisaatiossa. West Iceland Healthille tämä yhdistelmä on tärkeä: työntekijät voivat saada omaan työhönsä liittyvää tietoa ja tuntea samalla kuuluvansa laajempaan yhteisöön.

”Se luo todella positiivisen ilmapiirin”, sanoo Sigurður Þór Sigursteinsson.

‍Parempi käsitys työntekijöiden käyttöönotosta

Uuden alustan käyttöönotto ei tarkoita automaattisesti, että kaikki muuttavat tapojaan yhdessä yössä. Haastattelun aikaan noin kolme neljäsosaa Länsi-Islannin terveyspalvelujen työntekijöistä oli ladannut Ziik-sovelluksen, mutta käyttöönotto vaihteli toimipaikkojen ja osastojen välillä. Ziikin tilastot antavat Sigurður Þór Sigursteinssonille käsityksen siitä, missä alustaa käytetään aktiivisesti ja missä saatetaan tarvita lisätukea. Näiden havaintojen perusteella hän on vieraillut eri toimipisteissä, keskustellut työntekijöiden kanssa ja tehnyt yhteistyötä paikallisten esimiesten kanssa selvittääkseen, mikä saattaisi estää ihmisiä käyttämästä alustaa. Tämä auttaa edistämään käyttöönottoa. Eräässä noin 45 työntekijän sairaalaosastossa käyttöaste on noussut yli 90 prosenttiin.

”On erittäin tärkeää, että keskustelemme paikallisten vastuuhenkilöiden kanssa ja selitämme heille, miksi heidän pitäisi ottaa se käyttöön”, sanoo Sigurður Þór Sigursteinsson. ”Kun he ottavat aloitteen käsiinsä ja alkavat käyttää sitä, se toimii erittäin hyvin.”

Suosikkitoiminnot

Ryhmät ja roolit

Ryhmien ja roolien avulla Länsi-Islannin terveyspalvelut voi järjestää viestinnän organisaation sisäisesti. Työntekijöihin pääsee yhteyteen sijainnin, osaston tai ammatillisen roolin perusteella, mikä helpottaa asiaankuuluvan tiedon jakamista ilman, että jokaista viestiä tarvitsee lähettää koko organisaatiolle.

Statistiikka

Käyttötilastojen avulla Sigurður Þór Sigursteinsson voi seurata, miten Ziik otetaan käyttöön eri toimipaikoissa ja osastoilla. Näin voidaan selvittää, missä käyttö on vilkasta ja missä esimiehet tai työntekijät saattavat tarvita lisäapua.

Tiedostot ja pikakuvakkeet

Ziik toimii myös kätevänä lähtökohtana työelämään liittyvän tiedon etsimiseen.

Länsi-Islannin terveyspalveluilla on jo olemassa oleva intranet ja erikoistuneet järjestelmät, eikä kaikkea siirretä Ziikiin. Sen sijaan tiedostot ja pikakuvakkeet auttavat työntekijöitä löytämään tarvitsemansa tiedot ja järjestelmät. Sigurður Þór Sigursteinsson kuvailee Ziikiä käyttäjäystävälliseksi, mobiiliksi viestintäkerrokseksi, joka toimii olemassa olevan intranetin päällä.

Chat

Sigurður Þór Sigursteinsson hyödyntää chat-toimintoa laajasti omassa henkilöstöhallintoon liittyvässä työssään. Se tarjoaa helpon tavan kommunikoida suoraan työntekijöiden ja esimiesten kanssa koko organisaatiossa riippumatta siitä, missä he sijaitsevat.