Yhdistynyt kuningaskunta, Australia
Koulutus
300
Trafalgar Education on kahden kansainvälisen esittävän taiteen koulutusbrändin emoyhtiö: Stagecoach Performing Arts ja Drama Kids.
Stagecoach perustettiin Isossa-Britanniassa vuonna 1987, ja se tarjoaa laulu-, näyttelijäntyö- ja tanssikursseja 3–18-vuotiaille lapsille. Lisa oli itse yksi sen ensimmäisistä oppilaista, ennen kuin hän myöhemmin rakensi uran franchising-alalla ja nousi lopulta toimitusjohtajaksi.
Drama Kids on peräisin Australiasta, ja se hyödyntää draamaa auttaakseen lapsia kehittämään kielitaitoaan, itseluottamustaan ja viestintätaitojaan. Yhdessä nämä kaksi brändiä tavoittavat yli 170 000 oppilasta useissa maissa. Kurssit järjestetään laajan franchising-verkoston kautta, jonka omistajat pyörittävät itsenäisiä paikallisia yrityksiä näiden kahden vakiintuneen brändin alla.
Franchising-verkosto oli jo ennen Ziikiäkin yhteydessä toisiinsa, mutta keskustelut olivat hajanaisia. Käytössä oli sähköposteja, henkilökohtaisia yhteyksiä ja lukuisia WhatsApp-ryhmiä. Jotkut franchising-yrittäjät kuuluivat useaan ryhmään samanaikaisesti ja keskustelivat usein samankaltaisista aiheista hieman eri ihmisjoukkojen kanssa.
”Yksi franchising-yrittäjä kertoi minulle, että hän oli mukana seitsemässä eri WhatsApp-ryhmässä”, Lisa Stead muistelee. ”Niissä keskusteltiin usein samoista asioista, mutta kussakin ryhmässä olivat eri ihmiset.”
Pelkkä niiden yhdistäminen yhdeksi suureksi keskusteluryhmäksi ei ollut ratkaisu. Franchising-yrittäjät halusivat erillisiä tiloja erilaisille keskusteluille, jotka käsittelivät niin liiketoiminnan kasvattamista ja liikevaihdon parantamista kuin uusien vanhempien haasteita tai vaihdevuosien läpikäymistä.
”He halusivat kaikki nuo keskustelut”, Lisa Stead selittää. ”He eivät vain halunneet, että ne olisivat hajallaan seitsemässä eri paikassa.”
Trafalgar Education tarvitsi yhden alustan, joka voisi yhdistää verkoston ilman, että siitä katoaisivat ne pienemmät yhteisöt ja kohdennetut keskustelut, joita franchising-yrittäjät arvostivat.
Pirstaleiset keskustelut
Erilaiset viestintävälineet
Viestintäkanavien poistaminen käytöstä
Uutisyöte
Hakutoiminnolla varustetut käyttöohjeet
Säännösten noudattamista tukevat työkalut ja muistutukset
Alustan tuli tukea kahta erillistä brändiä, joilla kummallakin oli oma identiteettinsä, tyylinsä ja yhteisönsä. Sen tuli myös olla:
Ziik tarjosi Trafalgar Educationille poikkeuksellisen yhdistelmän, joka koostui yhdestä taustajärjestelmästä ja kahdesta erillisestä brändätyistä ympäristöstä.
”Drama Kids -alusta tuntuu Drama Kidsiltä ja Stagecoach-alusta tuntuu Stagecoachilta”, Lisa Stead sanoo. ”Mutta pääkonttorissa meidän tarvitsee oppia ja hallita vain yhtä järjestelmää.”
Franchising-yrittäjien ei enää tarvitse hoitaa liiketoimintaansa yksin
Ziik tarjoaa franchising-yrittäjille yhteisen foorumin, jossa he voivat esittää kysymyksiä, keskustella haasteista ja oppia toisiltaan. Joskus vastauksen antaa pääkonttori. Toisinaan joku toinen franchising-yrittäjä on jo kohdannut saman ongelman ja voi antaa välitöntä neuvoa.
”He kannustavat toisiaan, motivoivat toisiaan ja jakavat asioita, joista ovat ylpeitä”, Lisa Stead sanoo.”Joku saattaa julkaista oppilaidensa saavutuksen, ja muut vastaavat siihen, onnittelevat heitä ja kysyvät, miten he onnistuivat siinä.”
Tämä vertaistuki on auttanut luomaan laajemman yhteisöllisyyden tunteen maiden ja aikavyöhykkeiden yli.
Yksi verkosto, jossa on tilaa erilaisille keskusteluille
Lukuisien erillisten WhatsApp-ryhmien sijaan franchising-yrittäjillä on nyt yksi paikka, jossa keskustelut voidaan edelleen järjestää eri kiinnostuksen kohteiden ja tarpeiden mukaan. Alusta tuntuu tutulta, koska se toimii paljon samalla tavalla kuin ihmisten jo tuntemat sosiaalisen median työkalut, mutta se on silti yksityinen, työhön keskittynyt ympäristö.
”Se on värikäs, kirkas ja vuorovaikutteinen”, Lisa Stead sanoo. ”Se tuntuu sellaiselta, jota ihmiset haluavat käyttää. Se ei tunnu työltä.”
Pääkonttorille se tarjoaa myös yhden selkeän kanavan tiedotteille, uutisille ja tärkeille päivityksille.
Tietoa on saatavilla aina, kun sitä tarvitaan
Molemmat brändit ovat tallentaneet käyttöohjeensa ja tukitietonsa Ziik-palveluun. Sen sijaan, että franchising-yrittäjien pitäisi selata kansioita tai odottaa pääkonttorin vastausta, he voivat etsiä tarvitsemiaan tietoja heti, kun kysymys nousee esiin – vaikka se tapahtuisi normaalien toimistoaikojen ulkopuolella.
”Jos he työskentelevät kello kymmenen illalla, meidän ei tarvitse tehdä niin”, Lisa Stead sanoo. ”Sovellus hoitaa työn puolestamme.”
Hakutoiminnolla varustetut ohjeet käsittelevät toiminnallisia kysymyksiä sekä tärkeitä yhteystietoja esimerkiksi lasten suojelun, hyvinvoinnin ja erityistä tukea tarvitsevien lasten tukemisen osalta.
Säännösten noudattamisen hallinta on helpompaa
Franchising-yrittäjien on pidettävä kirjaa muun muassa vakuutuksista, taustatarkistuksista, terveys- ja turvallisuusohjeista sekä riskinarvioinneista. Osa asiakirjoista on uusittava vuosittain, kun taas toisilla on erilaiset uusimisaikataulut. Aiemmin suurin osa tästä hoidettiin sähköpostitse, jolloin pyynnöt ja muistutukset saattoivat helposti hukkua potentiaalisten opiskelijoiden tiedustelujen sekaan. Ziikin avulla franchising-yrittäjät saavat selkeät muistutukset ja voivat hoitaa vaaditut tehtävät suoraan puhelimellaan.
”Kun kaikki on ohjelmoitu, järjestelmä hoitaa prosessin suurelta osin puolestasi”, Lisa Stead selittää.
Erityisen tärkeiden päivitysten yhteydessä pääkonttori voi vaatia käyttäjiä lukemaan viestin kokonaan ja vahvistamaan, että he ovat nähneet sen. Tiimi voi sitten ottaa suoraan yhteyttä niihin, jotka eivät ole vastanneet.
Nopea käyttöönotto ilman pitkällistä käyttöönottoa
Lisa Stead tutustui Ziikiin ensimmäisen kerran International Franchise Show -messuilla, missä hän suostui kymmenen minuutin esittelyyn, vaikka oli aluksi korostanut, ettei halunnut, että hänelle yritettäisiin myydä mitään.
”Noiden kymmenen minuutin aikana huomasin, kuinka yksinkertaista ja helppoa se oli”, hän sanoo. ”Ajattelin: juuri tätä me tarvitsemme.”
Käyttöönotto vahvisti tätä vaikutelmaa. Lisa Stead, joka oli aiemmin kokenut kuukausia kestäneitä järjestelmän käyttöönottoja, piti Ziikin käyttöönottoa poikkeuksellisen suoraviivaisena. Ensimmäisen kuukauden aikana noin 80 % Stagecoachin franchising-verkostosta oli kirjautunut järjestelmään ilman kannustimia tai laajaa koulutusohjelmaa.
”Näytimme heille vain, missä se oli ja miten salasana asetetaan”, hän sanoo. ”He huomasivat heti sen hyödyn.”
Uutisyöte
Franchising-yrittäjille uutisvirta on yhteisön ydin. Se tarjoaa tutun tilan, jossa he voivat esittää kysymyksiä, juhlia oppilaiden saavutuksia, jakaa ideoita ja pyytää neuvoja kollegoiltaan. Koska keskustelut ovat näkyvissä koko verkostolle, vastaus voi hyödyttää paljon useampia ihmisiä kuin pelkästään kysymyksen esittäjää.
”Sen ansiosta kuka tahansa voi tulla mukaan auttamaan, olipa kyseessä sitten pääkonttorin työntekijä tai toinen franchising-yrittäjä.”
Hakutoiminnolla varustetut käyttöohjeet
Toimintakäsikirjojen ansiosta franchising-yrittäjät saavat tukea aina, kun he sitä tarvitsevat. Sen sijaan, että he joutuisivat selaamaan kansioita tai ottamaan yhteyttä pääkonttoriin, he voivat kirjoittaa kysymyksensä ja löytää nopeasti asiaankuuluvan kohdan. Tämä on erityisen arvokasta globaalissa verkostossa, jossa franchising-yrittäjät saattavat olla töissä vielä kauan sen jälkeen, kun pääkonttori Isossa-Britanniassa on jo sulkenut ovensa.
Säännösten noudattamista tukevat työkalut ja muistutukset
Ziik tarjoaa Trafalgar Educationille yhden jäsennellyn alustan toistuvien asiakirjojen ja vaatimustenmukaisuusvaatimusten hallintaan. Automaattiset muistutukset keventävät hallinnollista taakkaa sekä pääkonttorille että franchising-yrittäjille, ja mahdollisuus seurata, mitkä tehtävät on jo suoritettu, tekee seurannasta kohdennetumpaa ja tehokkaampaa.
Roolit ja käyttöoikeuksien hallinta
Kun Trafalgar Education valmistautuu palkkaamaan uusia toimitusjohtajia, rehtoreita ja opettajia, roolien ja käyttöoikeuksien määrittelystä tulee yhä tärkeämpää. Yksittäiset franchising-yrittäjät voivat myöntää tiimin jäsenille pääsyn tarvitsemiinsa tietoihin paljastamatta luottamuksellista tai asiaankuulumatonta materiaalia. Samalla pääkonttori säilyttää keskitetyn hallinnan ja voi tarvittaessa poistaa käyttöoikeuden välittömästi.
Lue vahvistukset
Tärkeiden tietojen osalta Trafalgar Education voi vaatia franchising-yrittäjiä lukemaan päivityksen kokonaisuudessaan ja vahvistamaan, että he ovat tehneet niin. Tämä antaa pääkonttorille selkeän käsityksen siitä, ketkä ovat saaneet tärkeät tiedot, ja mahdollistaa suoran seurannan niiden suhteellisen harvojen osalta, jotka eivät ole niitä saaneet.
”Jos franchising-yrittäjämme työskentelevät kello kymmenen illalla, meidän ei tarvitse tehdä niin. Sovellus hoitaa työn puolestamme.”
Lisa Stead
CEO
Lue, kuinka muut yritykset parantavat viestintää Ziikin avulla.
Luottokorttia ei vaadita. Peruuta kokeilu milloin tahansa.
Onko sinulla jo Ziik käytössä? Kirjaudu
