Yksi ryhmä jokaista projektia kohti: kuinka Sandøy Byggservice hyödyntää Ziikiä työmaalla

Yrityksestä

Sandøy Byggservice on norjalainen rakennusyritys, joka on erikoistunut uudisrakentamiseen, saneeraukseen ja laajennustöihin. Yritys hoitaa kaiken perustustöistä valmiisiin koteihin, usein toimien kaikkien ammattialojen kokonaisurakoitsijana. Yrityksellä on noin 18 työntekijää, mukaan lukien puuseppä, insinöörit ja hallintohenkilöstö. Yrityksellä on yleensä viidestä kahdeksaan rakennusprojektia käynnissä samanaikaisesti. Osana Mesterhus-yritysverkostoa se hyötyy myös yhteisistä teknisistä resursseista, markkinointituesta ja valmiista asuntomalleista, vaikka toimii itsenäisenä yrityksenä.

Haasteet ennen Ziikin käyttöönottoa

Ennen Ziikin käyttöönottoa Sandøy Byggservice käytti Telegramia pääasiallisena viestintävälineenään.

”Se toimi, mutta ei ollut ihanteellinen ratkaisu”, Erlend Sandøy selittää.

Hän mainitsee kaksi pääasiallista huolenaihetta: ”Olen aina suhtautunut sen turvallisuuteen hieman skeptisesti”, hän sanoo.”Eikä siinä ollut kaikkia tarvitsemiamme toimintoja.”

Koska useita projekteja oli käynnissä samanaikaisesti ja tiimit työskentelivät eri toimipisteissä, viestinnän tuli olla sekä luotettavaa että järjestelmällistä, ja he kokivat, ettei aiempi järjestelmä tukenut tätä tarpeeksi.

Vaatimukset uudelle ratkaisulle

Sandøy Byggservice tiesi, ettei se tarvinnut monimutkaista järjestelmää. Se tarvitsi ratkaisun, joka helpottaisi päivittäistä viestintää. Sen ei kuitenkaan tarvinnut korvata yrityksen jo käytössä ollutta, rakennushankkeiden dokumentointia ja laadunvarmistusta varten vaadittua järjestelmää. 

Lyhyesti sanottuna he etsivät ratkaisua, joka:

- tunsin oloni turvallisemmaksi

- tarjosi parempaa toiminnallisuutta

- hankkeiden välinen viestintä

- jonka kaikki yrityksen työntekijät voivat käyttää helposti

Tulokset

Jokaiselle projektille oma yhteinen tila 

Merkittävin muutos on ollut se, miten viestintä toimii projektien sisällä. Jokaista uutta työtä varten Ziikiin perustetaan oma ryhmä, jossa kaikki osalliset voivat kommunikoida keskenään.

”Jos joku on työmaalla ja hänellä on kysyttävää, hän voi ottaa kuvan, kirjoittaa lyhyen viestin ja lähettää sen projektiryhmään”, Erlend Sandøy sanoo.

Se tarkoittaa vähemmän keskeytyksiä ja selkeämpää viestintää: ”Sinun ei tarvitse soittaa kenellekään ja selittää kaikkea. Voit vain näyttää sen.”

Parempi yleiskuva useista toimipaikoista 

Kun useita projekteja on käynnissä samanaikaisesti, jäsennelty viestintätapa on ratkaisevan tärkeää. Kaikki projektiin liittyvät keskustelut kootaan yhteen paikkaan, mikä helpottaa päätösten seurantaa ja meneillään olevan työn seuraamista.

Helppo tapa pitää kaikki ajan tasalla

Sandøy Byggservice käyttää Ziikiä myös yrityksen sisäiseen viestintään. Joka perjantai Erlend lähettää viikoittaisen tiedotteen kaikille työntekijöille.

”Jaamme tulevan viikon suunnitelman, jotta kaikki tietävät, missä kukin työskentelee. Ja joskus lisään siihen myös vähän tietoa kuluneesta viikosta”, Erlend Sandøy selittää.

Tämä antaa kaikille selkeän yleiskuvan ja helpottaa työn koordinointia eri hankkeiden välillä.

Sopii eri ikäryhmille

Sandøy Byggservicen työntekijöiden ikä vaihtelee teini-iästä 60-vuotiaisiin. Kaikki eivät käytä järjestelmää samalla tavalla.

”Jotkut vanhemmista käyttäjistä pitävät edelleen puhelimen soittamisesta”, Erlend Sandøy sanoo. ”He eivät välttämättä aina vastaa sovelluksessa.”

 Silti viesti menee perille: ”He näkevät viestit, ja sen huomaa siitä, että työ tulee tehdyksi.”

Suosikkitoiminnot

Työryhmät työmaan viestintää varten

Ryhmän luominen jokaiselle projektille mahdollistaa tiimien nopean ja selkeän viestinnän.

”Voit vain ottaa kuvan ja julkaista sen. Silloin asioiden selittäminen on paljon helpompaa.”

Koko yritystä koskevat päivitykset 

Viikoittaiset päivitykset antavat kaikille työntekijöille selkeän yleiskuvan tulevista töistä ja viimeaikaisista tapahtumista.

”Se on helppo tapa pitää kaikki ajan tasalla.”

Käsikirjat ja usein kysytyt kysymykset

Ziik-palvelua käytetään työntekijöiden käsikirjojen ja käytännön tietojen, kuten sääntöjen, rutiinien ja usein kysyttyjen kysymysten, tallentamiseen.

”On hyvä, että tiedot ovat helposti saatavilla.”

Pikakuvakkeet työkaluihin ja palveluihin

Linkit ulkoisiin järjestelmiin, kuten sisäisiin palveluihin tai ulkoisiin palveluntarjoajiin, on koottu yhteen paikkaan.

”Se toimii meillä todella hyvin”, toteaa Erlend Sandøy.