P. Olesenin yhteydenpito Ziikin kanssa

Yrityksestä

P. Olesen on yksi Tanskan suurimmista purkuasiantuntijoista, joka toteuttaa kaikenlaisia hankkeita pienistä purkutöistä monimutkaisiin teollisuuslaitosten purkutöihin ja suuriin infrastruktuurihankkeisiin ympäri maata. Yrityksellä on 230 vakituista työntekijää, joita tukee 150–300 tilapäistä työntekijää hankkeiden kuormituksesta riippuen. Hankkeet vaihtelevat yksityisrakennuksista siltoihin, teollisuuslaitoksiin ja suuriin voimalaitoksiin. Nämä vaativat usein erittäin erikoistunutta suunnittelua, ympäristöjohtamista ja kohdennettua purkutöitä. Koska työntekijät ovat päivittäin hajallaan useilla työmailla, tehokas viestintä on välttämätöntä.

Haasteet ennen Ziikin käyttöönottoa

Kun Tina Kortbæk Jensen aloitti työt P. Olesenilla viisi vuotta sitten, Ziik-alusta oli juuri otettu käyttöön. Hän ei ollut mukana alustan valinnassa, mutta hän ymmärsi nopeasti, miksi P. Olesenin kaltainen yritys tarvitsi sitä. Toimistohenkilökunta kommunikoi luonnollisesti Teamsin, sähköpostien ja kasvokkain käytävien keskustelujen kautta. Purkutyömailla työskentelevillä työntekijöillä ei ole tällaista mahdollisuutta. Mutta yritykselle, jolla on satoja työntekijöitä ympäri Tanskaa, tällaisen yhteyden luominen on yhtä tärkeää kuin tiedon jakaminen.

"Heidänkin on tiedettävä, mitä on meneillään", Tina Kortbæk Jensen sanoo. "Ja on tärkeää, että meillä on suora yhteys heihin ja että heillä on suora yhteys meihin."

Vaatimukset uudelle ratkaisulle

Vaikka Tina ei ollut mukana Ziikin valinnassa, hän on viimeksi kuluneiden viiden vuoden aikana kehittänyt sitä, miten P. Olesen käyttää sitä. Tavoite on aina ollut selkeä:

• Ota yhteyttä työntekijöihin missä tahansa he ovatkin.
•  Tee tärkeistä tiedoista helposti saatavilla olevia.
• Vahvistetaan pääkonttorin ja kentällä työskentelevien työntekijöiden välistä yhteyttä.
• Luo yksi paikka koko yrityksen sisäiseen viestintään.

Nykyään Ziikistä on tullut juuri sellainen.

Tulokset

Pidämme kaikki yhteydessä toisiinsa

P. Olesenin tärkein ominaisuus on rehu.

"Se on ilmoitustaulumme ja tärkein sisäisen viestinnän kanavamme", Tina Kortbæk Jensen selittää.

Uutiset, turvallisuustiedotteet, uudet työntekijät, syntymäpäivät, merkkipäivät, merkittävät urakkasopimukset ja käytännön tiedot jaetaan kaikki tämän syötteen kautta, mikä takaa, että työntekijät saavat samat tiedot riippumatta siitä, missä he työskentelevät.

"Se on itse asiassa se ominaisuus, jonka haluaisin eniten nähdä siirrettynä sovelluksen etusivulle", Tina Kortbæk Jensen lisää.

Työntekijöiden osallisuuden tunteen vahvistaminen yrityksessä

Tina Kortbæk Jensenille viestintä on muutakin kuin pelkkää toiminnallista tiedottamista. Purkutyömailla työskentelevien työntekijöiden tulisi myös tuntea kuuluvansa osaksi koko organisaatiota.

"Heidän on edelleen tunnettava olevansa osa jotain suurempaa."

Tämä yhteenkuuluvuuden tunne on tärkeää etenkin niille työntekijöille, jotka saattavat työskennellä viikkoja saman projektin parissa käymättä kertaakaan missään P.Olesenin viidestä toimistosta Tanskassa. Ziik auttaa kaventamaan tätä etäisyyttä.

Viestinnän esteettömyyden varmistaminen

Yksi parannus, josta Tina Kortbæk Jensen on erityisen ylpeä, sai alkunsa P. Olesenin omasta ideasta. Osalla yrityksen työntekijöistä on lukemisvaikeuksia. Toisilla taas ei yksinkertaisesti ole aikaa tai kärsivällisyyttä lukea pitkiä viestejä työn ohessa. P. Olesen ehdotti, että Ziik kehittäisi ääneenlukutoiminnon uutisvirran viesteille.

"Ziik omaksui idean todella nopeasti", sanoo Tina Kortbæk Jensen.

Nykyään työntekijät voivat kuunnella tärkeitä päivityksiä suoraan Ziik-sovelluksesta, mikä helpottaa viestintää kaikille.

Viestintä, joka tavoittaa oikeat ihmiset

Kaikki viestit eivät ole merkityksellisiä kaikille työntekijöille. Ryhmien avulla Tina Kortbæk Jensen voi kohdentaa viestintää tietyille työntekijäryhmille ja samalla pitää koko yritystä koskevat tiedot kaikkien saatavilla. Tämä auttaa vähentämään turhaa informaatiotulvaa ja varmistaa, että tärkeitä päivityksiä ei jää huomaamatta.

"Se asettaa minulle lähettäjänä melkoisen vastuun", hän sanoo. "Yritämme aina varmistaa, että tiedot päätyvät juuri niille, jotka niitä todella tarvitsevat."

Suosikkitoiminnot

Syöte

P. Olesenille uutisvirta on alustan ydin. Täällä jaetaan kaikkea turvallisuusvinkkeistä ja yritysuutisista aina uusiin työtovereihin, syntymäpäiviin ja merkittäviin projektisopimuksiin.

"Se on tärkein viestintävälineemme."

Ääneenlukutoiminto

P. Olesenin palautteen perusteella Ziik otti käyttöön ääneenlukutoiminnon syötteiden viesteille. Ominaisuus auttaa tekemään tärkeistä tiedoista helpommin saatavilla niille työntekijöille, joilla on lukemisvaikeuksia tai jotka mieluummin kuuntelevat kuin lukevat.

"Se on asia, josta olen itse asiassa aika ylpeä."

Kohdennettu viestintä

Työntekijäryhmien avulla voidaan lähettää olennaista tietoa oikeille henkilöille ja välttää samalla tarpeetonta viestintää.

"Se auttaa meitä kommunikoimaan paljon tarkemmin."

Digitaalinen henkilöstökäsikirja

Työntekijäkäsikirja on saatavilla suoraan Ziik-palvelussa, minkä ansiosta tärkeät ohjeet ja käytännön tiedot ovat helposti saatavilla aina, kun työntekijät niitä tarvitsevat. Se esitellään myös osana jokaisen uuden työntekijän perehdyttämistä.