Sadat terveydenhuollon ammattilaiset ovat yhdistyneet Ziikin avulla saman katon alle

Yrityksestä

Orkuhúsið on islantilainen yksityinen terveydenhuollon palveluntarjoaja, joka on erikoistunut ortopedisiin ja niihin liittyviin erikoishoitopalveluihin. Yritys keskittyy erityisesti leikkauksiin ja hoitoihin, joiden jälkeen potilaat voivat palata kotiin vielä samana päivänä.

Kirurgian, fysioterapian, radiologian ja niihin liittyvien palvelujen aloilla organisaatio työllistää nykyään noin 250–300 ammattilaista: lääkäreitä, sairaanhoitajia, fysioterapeutteja, röntgenhoitajia, hallintohenkilöstöä ja muita. Orkuhúsiðin nopea kasvu on tehnyt koordinoinnista entistä tärkeämpää.

Haasteet ennen Ziikin käyttöönottoa

Ennen Ziikiä Orkuhúsið käytti Workplace-alustaa. Kun kyseisen alustan käyttö lopetettiin, organisaation oli mietittävä järjestelyjään uudelleen. Workplace-alustan korvaaminen ei kuitenkaan ollut ainoa ongelma.

Kuten Orkuhúsiðin toimitusjohtaja Dagný Jónsdóttir selittää, he tarvitsivat turvallisemman ja terveydenhuoltoalalle paremmin sopivan ratkaisun: ”Halusimme turvallisemman alustan, jolla työskennellä. Erityisesti siksi, että teemme nyt yhteistyötä terveysviranomaisten kanssa saadaksemme luvan potilastietojen vaihtamiseen järjestelmän sisällä.”

Terveydenhuollossa viestintä ei ole pelkästään operatiivista, vaan siihen voi liittyä erittäin arkaluonteisia tietoja. Orkuhúsiðin tapauksessa potilaan hoitopolku kulkee usein eri osastojen välillä. Potilas siirtyy usein fysioterapiasta röntgenkuvaukseen ja leikkaukseen saman päivän aikana. Tämä edellyttää tiivistä yhteistyötä eri asiantuntijoiden välillä sekä järjestelmää, joka mahdollistaa arkaluonteisten tietojen nopean ja turvallisen vaihdon.

Vaatimukset uudelle ratkaisulle

Kun Orkuhúsið alkoi etsiä uutta alustaa, sen oli täytettävä useita vaatimuksia. Sen oli oltava:

• Tuttu ja intuitiivinen
• Tietosuoja on varmistettu Euroopan tietosuojasäännösten mukaisesti
• Suunniteltu tiimityöskentelyä varten
• Sopii mobiilikäyttöön

”Kielsimme Facebookin ja muiden yksityisten alustojen käytön työasioiden hoitamiseen”, Dagný Jónsdóttir selittää. ”Työasiat kuuluvat työympäristöön.” Samalla he eivät kuitenkaan halunneet mitään monimutkaista. Ziikin käyttöliittymä muistuttaa suosittuja sosiaalisen median alustoja, minkä ansiosta työntekijöille ei tarvinnut järjestää virallista koulutusta. Henkilökunta alkoi yksinkertaisesti käyttää sitä ilman perehdyttämisohjelmia tai käyttöoppaita.

”Se näyttää sosiaaliselta medialta. Se toimii kuin sosiaalinen media. Joten ihmiset osaavat käyttää sitä”, Dagný Jónsdóttir sanoo.

Tulokset

Päivittäinen työväline erityisesti hoitajille

Yksi suurimmista yllätyksistä on ollut se, ketkä käyttävät Ziikiä eniten, sillä he eivät istu koko päivää tietokoneiden ääressä. ”Sairaanhoitajat ja lääkärit, etenkin sairaanhoitajat, ovat niitä, jotka käyttävät sitä eniten”, Dagný Jónsdóttir sanoo.”Heillä on omat puhelimensa. Tämä alusta on tehty juuri heitä varten.”

Sen sijaan, että luotettaisiin sähköpostiin, jota monet hoitohenkilökunnan jäsenet tarkistavat työvuoronsa aikana harvoin, Ziikistä on tullut tärkein kanava päivittäisten toimintatiedotteiden välittämiseen. ”Jos joku ilmoittaa olevansa sairas kello seitsemän aamulla, käytämme ryhmäkeskustelua. Leikkaussali näkee viestin välittömästi ja sopeuttaa toimintansa sen mukaan.” Käytännössä tämä tarkoittaa vähemmän viivästyksiä ja sujuvampaa koordinointia koko päivän ajan.

Kolmen yrityksen välinen järjestelmällinen yhteistyö

Kun kolme erillistä yritystä toimii saman katon alla, konsernirakenne on olennaisen tärkeä. Mahdollisuus luoda kohdennettuja ryhmiä leikkausryhmille, fysioterapiaryhmille, johdolle ja hallinnolle jne. antaa Orkuhúsiðille mahdollisuuden kommunikoida tehokkaasti ilman, että kaikkia hukutetaan epäolennaiseen tietoon. Tämä rakenne on auttanut hallitsemaan kasvua menettämättä näkyvyyttä toimintaan. ”Ryhmät ovat meille todella tärkeitä. Niiden avulla työskentelemme tiimeinä sekä yhden yrityksen sisällä että koko konsernin laajuisesti”, Dagný Jónsdóttir selittää.

Helppo hallinnointi – ja paikallinen tuki

Dagný Jónsdóttirille toinen keskeinen tekijä on ollut hallinnoinnin helppous. Käyttöoikeuksien hallinta, käyttäjien siirtäminen ja käyttöoikeuksien määrittäminen ovat osoittautuneet odotettua yksinkertaisemmiksi. ”Mielestäni Ziik on monipuolisempi ja paljon parempi kuin Workplace koskaan oli.” Kun tekninen ongelma ilmeni, vastaus tuli välittömästi. ”Otin kuvakaappauksen ongelmasta ja lähetin heille videon. Asia hoidettiin erittäin nopeasti. Se sai minut tuntemaan, että voin luottaa heihin”, Dagný Jónsdóttir muistelee.”Pelkästään se, että tietää kenen puoleen kääntyä omalla kielellä, on tärkeää.”

Suosikkitoiminnot

Ryhmäkeskustelu päivittäistä toimintaa varten
Keskustelutoiminto on eniten käytetty ominaisuus, erityisesti päivittäisessä käytännön koordinoinnissa. Aamuisin lähetettävät sairauspoissaoloviestit, leikkaussalien aikataulumuutokset ja käytännön päivitykset voidaan jakaa välittömästi oikealle tiimille.

”Se on sähköpostia nopeampaa. Ja tiedän, että ihmiset näkevät sen.”

Organisaation laajuiset ryhmät
Kun useat yritykset toimivat yhdessä, kyky järjestää viestintä roolien ja tiimien mukaan on ratkaisevan tärkeää. Ryhmien avulla kirurgit, fysioterapeutit, johto ja hallintohenkilöstö voivat tehdä tehokasta yhteistyötä ja pitää keskustelut aiheellisina ja olennaisinä.‍

Työviestintä pysyy työpaikalla
Kieltämällä Facebookin ja muut yksityiset viestintäalustat työviestinnästä Orkuhúsið varmisti, että työasioista keskustellaan nyt ammattimaisessa ympäristössä.

”Se oli meille erittäin tärkeää”, Dagný Jónsdóttir sanoo

Myös se, että Ziik on skandinaavinen tuote, jolla on paikallinen edustus Islannissa, vahvisti organisaation luottamusta.‍

Helppo hallinta
Käyttäjien, ryhmien ja käyttöoikeuksien hallinta on osoittautunut vaivattomaksi jopa nopeasti kasvavassa organisaatiossa.

”Se oli helpompaa kuin olin odottanut.”