Nollasta sataan kahdeksassa päivässä: kuinka Fartskriver sai viestintänsä takaisin raiteilleen Ziikin avulla

Yrityksestä

Fartskriver on toiminut Norjan kuljetusalalla jo 1950-luvulta lähtien. Alun perin yritys erikoistui ajopiirturien asennukseen; näillä laitteilla kirjataan raskaan liikenteen ajotoimintaa. Nykyään yritys tarjoaa paljon laajempaa palveluvalikoimaa, johon kuuluvat muun muassa tekninen huolto, korjaamopalvelut, turvallisuuskoulutukset sekä kuljetusyrityksille suunnattu neuvonta. Yrityksellä on noin 50 työntekijää, ja se toimii koko Norjassa; sen hankkeet ulottuvat pohjoisessa jopa Svalbardiin, korkealle arktiselle alueelle.

”Tavoitteenamme on toimia Norjan maantiekuljetusalan osaamiskeskuksena, jossa painopiste on osaamisessa, laadussa ja palvelussa”, sanoo markkinointikoordinaattori Siri Enoksen.

Haasteet ennen Ziikin käyttöönottoa

Kun Siri Enoksen tuli Fartskriverin palvelukseen, yritys oli juuri menettänyt aiemman alustansa eikä sillä ollut vielä korvaavaa ratkaisua. ”Kun aloitin, meillä ei oikeastaan ollut intranetiä”, Siri Enoksen muistelee. Workplace oli poistettu käytöstä, eikä kukaan ollut ottanut täyttä vastuuta korvaavan ratkaisun löytämisestä. Sisäinen viestintä oli hajallaan eri kanavissa, asiakirjoissa ja tilapäisissä ratkaisuissa. Haasteena oli myös se, että kaikki eivät tienneet, mikä intranet-järjestelmä oli.

”Esitin ihmisille yksinkertaisia kysymyksiä, kuten: ’Tiedätkö, mikä intranet on?’ Noin puolet ei tiennyt.”

Tämä kaikki tarkoitti sitä, että uuden ratkaisun olisi oltava erittäin intuitiivinen, helppo selittää ja helppo ottaa käyttöön kaikissa ikäryhmissä.

Uuden ratkaisun vaatimukset

Siri Enoksen tarkasteli 10–15 potentiaalista palveluntarjoajaa. Tärkeintä ei ollut brändin tunnettuus, vaan käytettävyys ja tuen nopeus. ”Meillä on työntekijöitä hyvin eri ikäryhmistä. Tarvitsin ratkaisun, jonka tiesin kaikkien osaavan käyttää.” Ziikin tuttu, sosiaalisen median tyylinen käyttöliittymä oli ratkaiseva tekijä. ”Ajattelin, mitä useimmat ihmiset ovat käyttäneet elämässään? Jos se tuntuu tutulta, ihmiset käyttävät sitä.” Mutta yksi asia erottui edukseen jo ennen itse tuotetta: Ziik-tiimin vastausnopeus. ”Ilmoittauduin kokeilujaksolle, ja minuun otettiin yhteyttä puolessa tunnissa. Se on harvinaista!”

Tulokset

Ideasta käyttöönottoon 8 työpäivässä
Ensimmäisestä yhteydenotosta koko yrityksen kattavaan käyttöönottoon kului hieman yli viikko työpäivinä laskettuna. Tähän sisältyi esittelyversion valmistelu, rakenteen suunnittelu ja käyttöoikeuksien määrittäminen – kaikki ajoitettiin niin, että järjestelmä saatiin käyttöön koko yrityksessä harvinaisessa koko henkilöstön tapahtumassa. Prosessi oli intensiivinen, yhteistyöhenkinen ja antoisa. ”Ilman Ziikin antamaa tukea tämä ei olisi sujunut näin nopeasti”.

Käyttöönotto koko yrityksessä kerralla
Käyttöönotto tapahtui suorana koko henkilöstön kokouksessa, ja siihen sisältyi reaaliaikainen perehdytys. Työntekijät latasivat sovelluksen, kirjautuivat sisään ja alkoivat käyttää sitä jokokouksen aikana. Nykyään Ziikiä käytetään päivittäin kaikissa tiimeissä, ja 82 % käyttäjistä käyttää intranetiä mobiililaitteeltaan.

Yksi paikka yrityksen keskeiselle tiedolle
Vaikka henkilöstökäsikirja oli saatavilla, sille ei ollut varsinaista kotisivua.”Olimme viisi vuotta etsineet paikkaa, jossa julkaista henkilöstökäsikirja”, kertoo Siri Enoksen. ”Kaksi tai kolme viikkoa julkaisun jälkeen käsikirja oli verkossa ja pysyi aina ajan tasalla.”

Enemmän kuin viestintää
Siriä yllätti eniten ei pelkästään käyttöönoton nopeus, vaan se, kuinka luonnollisesti se sulautui osaksi jokapäiväistä työtä. ”Se ei ole pelkkä uutiskanava. Se on paikka, jossa me todella teemme yhteistyötä, jaamme ideoita, annamme kiitosta ja autamme toisiamme.” Yritykselle, jolla ei aiemmin ollut selkeää sisäistä alustaa, tämä muutos tuntui merkittävältä. ”Tärkeintä on luultavasti se, että siirryimme tilanteesta, jossa meillä ei ollut mitään, tilanteeseen, jossa meillä on nyt jotain, joka todella toimii kaikille.”

Suosikkitoiminnot

Käsikirjat
– varmistamme, että toimintaperiaatteet ja menettelytavat ovat helposti saatavilla ja aina ajan tasalla. ”Käsikirjat ovat ehdottomasti yksi suosikeistani.”

Uutisvirta
Päivittäinen operatiivinen viestintä yhdessä virrassa. ”Se, että uutisvirta kokoaa päivittäiset päivitykset yhteen paikkaan, on todella merkittävää.”

Kalenteri / Tapahtumat
Käytetään kaikkeen yritystapahtumista jopa vuosia etukäteen ilmoitettaviin lomakauden aukioloaikoihin.