Selkeä viestintä ja yhteistyö Ziikin kanssa

Yrityksestä

Sólar on islantilainen siivousyritys, jolla on 500 kenttätyöntekijää ja noin 30 hallintohenkilöä. Yritys tarjoaa ammattimaisia siivouspalveluja yrityksille, laitoksille ja yhteisissä asuintiloissa, pääasiassa Reykjavíkin alueella mutta myös muualla maassa.

Vaikka suurin osa työntekijöistä työskentelee paikan päällä asiakkaiden parissa, hallinnollisella tiimillä on keskeinen rooli toimintojen koordinoinnissa, asiakassuhteiden hoitamisessa ja palvelun tasaisen laadun varmistamisessa.

Monet näistä työntekijöistä ovat usein liikkeellä: he vierailevat toimipisteissä, tapaavat tiimejä ja hoitavat päivittäistä koordinointia eri toimipisteiden välillä.

Haasteet ennen Ziikin käyttöönottoa

Tuttu ongelma: liikaa melua, liian vähän selkeyttä

Ennen siirtymistään Solariin Stefania Ragnarsdóttir oli työskennellyt useiden sisäisen viestinnän työkalujen parissa, mukaan lukien Meta:n Workplace, jonka käyttö on sittemmin lopetettu, sekä Microsoftin ratkaisut. Tämän kokemuksen perusteella hän tiesi, kuinka nopeasti alustoista voi tulla sekavia ja vaikeasti navigoitavia.

”Ei se ole niin, etteivätkö ne toimisi”, hän selittää. ”Mutta niissä voi olla paljon eri toimintoja, eikä kaikkia niistä tarvita.”

Tärkeät tiedot voivat helposti hukkua sähköposteihin tai jäädä piiloon eri järjestelmien sekaan, etenkin niiden työntekijöiden kohdalla, jotka eivät istu työpöydän ääressä koko päivää.

Vaatimukset uudelle ratkaisulle

Työkalu, joka sopii ihmisten todelliseen työtapaan

Sólarilla Ziikiä käyttää noin 30 hengen hallinnollinen tiimi, joka työskentelee toimistossa ja kentällä. Suuri osa tästä ryhmästä koostuu palvelupäälliköistä, jotka viettävät suuren osan ajastaan työpöytänsä ulkopuolella.

”He ovat ahkeria tyyppejä”, Stefania Ragnarsdóttir selittää. ”He eivät istu koko päivää tietokoneen ääressä.”

Tässä yhteydessä viestinnän on oltava yksinkertaista, helppokäyttöistä ja helposti omaksuttavaa työtehtävien välissä. Ja juuri tässä Ziik sopii luontevasti työnkulkuun.

Tulokset

Yksinkertainen, intuitiivinen ja selkeä

Yksi ensimmäisistä asioista, jotka Stefania Ragnarsdóttir huomasi aloittaessaan työskentelyn Ziikin parissa Sólarissa, oli se, kuinka helppokäyttöiseltä alusta tuntui.

”Sinulla on kaikki tarvitsemasi, eikä sinun tarvitse lähteä etsimään sitä”, hän sanoo. ”Ja jos sitä ei ole, tiedät, ettei sitä ole olemassa.”

Monimutkaisemmista järjestelmistä tultaessa juuri tämä yksinkertaisuus saa Ziikin erottumaan muista.

”Kyse ei ole siitä, että se olisi liian yksinkertainen, vaan siitä, että siinä ei ole turhia tavaroita. Se tuntuu siistiltä.”

Hänen näkökulmastaan IT-ammattilaisena se on vahvuus:”Ziikin käyttämiseen ei tarvitse olla kovin teknologiaosaava. Tavallinenkin ihminen voi käyttää sitä työkaluna.”

Pidämme kaikki ajan tasalla, missä he sitten ovatkin 

Päivittäisessä käytössä Ziik toimii hallintotiimin yhteisenä viestintäalustana. 

Ilmoitukset, päivitykset ja päivittäinen koordinointi hoituvat kaikki samassa paikassa, minkä ansiosta on helpompi pysyä ajan tasalla, vaikka työntekijät liikkuisivatkin paikasta toiseen.

Stefania Ragnarsdóttir käyttää mieluiten Ziikin työpöytäversiota, ja varmistaakseen, ettei häneltä jää mitään huomaamatta työpöydällään Sólarin pääkonttorissa, hän on määrittänyt ilmoitukset omalle työnkululleen sopiviksi. 

”Saan sähköpostiviestin, kun jotain julkaistaan”, hän sanoo. ”Se on kuin pieni muistutus: tässä on jotain, mitä sinun kannattaisi katsoa.”

Tämä joustava yhdistelmä työpöytä- ja mobiilikäyttöä sekä räätälöityjä ilmoituksia helpottaa kaikkien työntekijöiden yhteydenpitoa tehtävistä ja mieltymyksistä riippumatta, ilman että heidän tarvitsee aktiivisesti tarkistaa useita järjestelmiä.

Pieni yksityiskohta, jolla on suuri vaikutus kulttuuriin 

Käytännön viestinnän lisäksi Ziikistä on tullut myös paikka, jossa hyvää työtä voidaan kiittää. Aina kun asiakas lähettää positiivista palautetta, se jaetaan alustalla.

”Jos joku saa kehuja, huolehdimme siitä, että kaikki saavat tietää siitä”, Stefania Ragnarsdóttir sanoo.

Kiitos ei ole tärkeää vain yksilön kannalta: ”Se ei ole vain piristysruiske kiitoksen saajalle, vaan se nostaa todella kaikkien moraalia.”

Sama pätee arkisiin hetkiin, kuten syntymäpäiviin, pieniin kuulumisiin tai vain siihen, että pidetään ihmiset ajan tasalla toimistossa tapahtuvista asioista.

 ”En ole koskaan havainnut siinä mitään negatiivista”, hän lisää. ”Se on arkipäiväistä viestintää, mutta se piristää. Se nostaa mielialaa!”

Oikeille ihmisille suunnattu viestintä 

Toinen tärkeä osa Sólarin Ziik-käyttöä on viestinnän kohdentaminen oikeille vastaanottajille. Koska tiimin jäsenillä on erilaisia rooleja ja vastuualueita, kaikkea ei tarvitse jakaa kaikille. Ryhmien avulla viestit on helppo ohjata juuri niille henkilöille, joita ne koskevat.

”Kun julkaisen jotain, voin valita, näkyykö se kaikille vai vain omalle osastolleni”, Stefania Ragnarsdóttir selittää.

Se auttaa pitämään viestinnän ytimekkäänä ja välttämään turhaa melua.

Suosikkitoiminnot

Chat päivittäiseen viestintään

Chat-toiminto on päivittäisen käytön ytimessä, aina käytännön ilmoituksista positiivisen palautteen jakamiseen.

”Siellä kaikki tapahtuu: päivitykset, viestit ja myös hyvät tarinat”, sanoo Stefania Ragnarsdóttir.

Joustavat ilmoitukset 

Sähköpostimuistutusten ansiosta mikään ei jää huomaamatta, edes kiireisinä päivinä, jolloin on monia tehtäviä ja useita välilehtiä auki.

”Se antaa minulle pienen merkin siitä, että jotain on tekeillä”, Stefania Ragnarsdóttir selittää.

Ryhmät asiaankuuluvaa viestintää varten

Ryhmien avulla viestintää on helppo räätälöidä tietyille tiimeille tai osastoille.

”Voit valita, kuka saa nähdä mitäkin, ja se on todella hyödyllistä, koska se auttaa vähentämään turhaa tietoa ja tietotulvaa”, Stefania Ragnarsdóttir sanoo.

Tapahtumat ja kyselyt

Tapahtumien ja kyselyiden kaltaisia ominaisuuksia käytetään tiimin toiminnan koordinointiin ja palautteen keräämiseen.

”Käytämme sitä melko paljon”, Stefania Ragnarsdóttir toteaa.