Blue Lagoon Beauty yhdistää viestinnän ja sitoutumisen Ziikillä

Tietoa yrityksestä

Sini Virtasen perustama Blue Lagoon Beauty on yksi Suomen tunnetuimmista kauneusklinikkaketjuista. Yli kymmenessä toimipisteessä toimiva yritys tarjoaa laadukkaita hoitoja muun muassa ihonhoitoon, ripsiin ja kynsiin, ja sen tukena on vahva brändi-identiteetti ja kasvava asiantuntijatiimi. Blue Lagoonissa on alusta asti ollut kyse ammattitaidosta ja persoonallisuudesta, ja tämä koskee myös tapaa, jolla he työskentelevät kulissien takana.

Haasteet ennen Ziikiä?

Hajanaisista viestintäjärjestelyistä tuli suuri päänvaiva.

Blue Lagoon on kasvanut jatkuvasti ensimmäisten klinikoidensa avaamisesta lähtien. Mutta tiimin kasvaessa myös sisäinen viestintä muuttui monimutkaisemmaksi. Sini Virtanen muistelee : "Käytimme Slackia viestintään, Google Drivea asiakirjoihin ja sähköpostia virallisiin asioihin. Mutta mikään niistä ei enää oikein toiminut. Asiat menivät hukkaan, eivätkä uudet ihmiset tienneet, mistä aloittaa". Ja koska Slackia ei ollut tehty etulinjan tiimejä varten, monet työntekijät eivät vain käyttäneet sitä. Tämä tarkoitti, että tärkeät viestit eivät tavoittaneet kaikkia, ja tieto juuttui siiloihin.

Vaatimukset uudelle ratkaisulle

"Meille kävi selväksi, että meidän oli keskitettävä kaikki tiedot ja saatava ne kollegojemme käyttöön yhdessä paikassa ja tavalla, joka on heidän kannaltaan järkevä. Työntekijämme halusivat selkeää viestintää ja helpon tavan löytää vastauksia. Etsimme siis työkalua, joka antaisi meille juuri tämän", Sini kertoo.  

Tulokset

Korkea sitoutuminen

Ennen Ziikiä viestit jäivät usein näkemättä tai lukematta, erityisesti Slackissa. Mutta tämä muuttui lähes välittömästi Ziikin käyttöönoton jälkeen. "Suurin yllätys on ollut se, miten paljon ihmiset todella käyttävät sitä", Sini sanoo. "He tarkistavat sen päivittäin, lukevat sen sisällön ja pitävät sitä hyödyllisenä. Minun ei tarvitse painostaa heitä, siitä on vain tullut osa heidän rutiinejaan."

Ja koska Ziik helpottaa päivitysten, ohjeiden ja vastausten jakamista yhdessä paikassa, yleinen sitoutuminen on hämmästyttävän korkea, 97 prosenttia, ja Sinille ja muille johtajille esitetyt kysymykset ovat vähentyneet. "Kun ihmiset löytävät helposti tarvitsemansa vastaukset, heidän ei tarvitse käyttää aikaa kysymiseen", Sini sanoo.

Vahvempi alkuunpääsy

Kun uudet työntekijät aloittavat työt, heidän ensimmäiset päivänsä määrittävät sävyn, ja Ziikillä on nyt suuri rooli heidän kotiutumisessaan. "Olemme laatineet käsikirjat eri rooleja ja tilanteita varten. Kun joku aloittaa, hän voi mennä Ziikiin ja saada kattavan yleiskuvan siitä, miten toimimme, mitä odotetaan ja mistä saa apua", Sini selittää. Se säästää sekä uusien työntekijöiden että heidän esimiestensä aikaa ja varmistaa, että perehdyttämiskokemus on yhdenmukainen eri toimipisteissä.

Vähemmän virheitä, nopeampia vastauksia

Ziikin sisäänrakennetut käyttöohjeet, usein kysytyt kysymykset ja hakutoiminnot ovat helpottaneet toistuvien kysymysten käsittelyä ilman, että chat-kanavia on tulvinut. "Rakastan usein kysyttyjä kysymyksiä! Sanotaan, että jonkun on tarkistettava, miten asiakastilanne hoidetaan tai mistä löytyy tietty käytäntö, hänen ei tarvitse enää kysellä ympäriinsä. He vain etsivät sen Ziikistä", Sini huudahtaa. Tämä ei ainoastaan vähennä keskeytyksiä, vaan auttaa työntekijöitä tuntemaan itsensä itsenäisemmiksi ja kykenevämmiksi työssään.

Puhtaampi viestintä

Siirtymällä pois Slackista, WhatsAppista ja sähköpostiviesteistä Blue Lagoon kommunikoi nyt tarkoituksenmukaisesti ja vähemmällä melulla. Kuten Sini Virtinanen selittää: "Se on ollut valtava helpotus, rehellisesti sanottuna. Slackin kanssa asiat saattoivat kadota. Nyt Ziikin avulla ihmiset näkevät vain sen, mikä on heille tärkeää. He voivat luottaa siihen, että heidän saamansa tieto on tietoa, jota he tarvitsevat ja haluavat nähdä." Jokaisella viestillä on selkeä yleisö, jokaisella asiakirjalla selkeä koti, ja lukukuitit vahvistavat, että viesti on vastaanotettu.

Vahvempi yhteenkuuluvuuden tunne

Ehkä tärkeintä on, että Ziikistä on tullut osa Blue Lagoon Beautyn kulttuuria, joka auttaa tiimejä tuntemaan itsensä yhtenäisiksi ja yhteenkuuluviksi silloinkin, kun ne eivät ole fyysisesti yhdessä. "Uskon, että ihmiset tuntevat olonsa turvallisemmaksi ja yhteenkuuluvammaksi nyt. He tietävät aina, mitä on tekeillä, he tietävät, mistä asiat löytyvät, eikä heitä jätetä arvaamatta. Se lisää luottamusta, ja se näkyy myös siinä, miten he työskentelevät asiakkaiden kanssa", Sini Virtanen sanoo.