Når din virksomhed vokser, skal kommunikationen også udvikle sig

Om virksomheden

Tor Dental blev grundlagt i 2023 af to tandlæger og tidligere klassekammerater, der begge havde opnået erfaring i udlandet, inden de besluttede sig for at starte deres egne klinikker sammen. Siden da er Tor Dental vokset hurtigt fra en enkelt klinik i Uppsala til tre klinikker i Stockholm-Uppsala-regionen.

Klinikken har specialiseret sig i almindelig tandpleje, tandregulering og implantatbehandling, med stort fokus på patientpleje og på at skabe en indbydende atmosfære, især for patienter med tandlægeskræk.

I dag arbejder der omkring 15 medarbejdere fordelt på de tre klinikker, hvor tandlægerne jævnligt skifter mellem de forskellige afdelinger for at støtte patienter og kolleger.

Udfordringer før Ziik

I starten var kommunikationen ikke noget problem. Da der kun var to stiftere og et lille team, vidste alle, hvad de andre havde fået at vide. Men i takt med at virksomheden voksede, ændrede det sig hurtigt.

"Det blev svært at holde styr på, hvem der havde modtaget hvilke oplysninger," forklarer Mira Florin.

Samtidig var dokumenterne spredt ud over forskellige platforme.

"Vi havde lidt Dropbox her, lidt Drive der, vi sendte sms'er, e-mails..."

Den voksende organisation havde brug for en mere struktureret måde at dele arbejdsgange, dokumenter og vigtige opdateringer på, samt en måde at sikre, at alle arbejdede ud fra de samme oplysninger.

Krav til en ny løsning

Tor Dental var ikke på udkig efter et kompliceret IT-system. Det eneste, de ønskede, var én platform, hvor de kunne:

• indsamle dokumenter og rutiner
• kommunikere med alle medarbejdere på tværs af de tre klinikker
• kontrollere, hvem der havde adgang til forskellige oplysninger
• Erstat flere separate værktøjer med én enkel løsning

Brugervenligheden var særligt vigtig, og det er en af de vigtigste grunde til, at de valgte Ziik.

»Det mindede os lidt om Facebook,« siger Mira Florin. »Og folk vidste allerede, hvordan man brugte sådan noget.«

Resultater

Et sted til alt

I dag har Tor Dental én fælles platform i stedet for flere uafhængige platforme. Dokumenter, chats, grupper, medarbejderoplysninger og intern kommunikation findes alle på ét og samme sted. Dette overblik er blevet stadig mere værdifuldt i takt med, at virksomheden fortsætter med at vokse.

"Det erstatter e-mails, Dropbox, Drive og en række andre værktøjer."

At sikre, at alle får de samme oplysninger

For Mira Florin er en af de største fordele konsistensen. I stedet for at spekulere på, hvem der har fået hvad at vide, kan vigtige oplysninger nu deles én gang, og alle modtager den samme besked. Platformen gør det også nemt at se, hvem der har læst vigtige opdateringer.

"Det giver os en langt bedre mulighed for at standardisere vores rutiner."

Både en social platform og et arbejdsværktøj

Selvom Ziik først og fremmest er en arbejdsplatform, er den også blevet en del af Tor Dentals kultur. Medarbejderne lykønsker hinanden med fødselsdage, deler billeder fra arrangementer og holder kontakten på tværs af klinikkerne.

»Jeg synes faktisk også, at det er en vigtig del af et arbejdsredskab,« siger Mira Florin. »Det skaber engagement og bidrager til en god stemning.«

Nem fra første dag

Det viste sig at være nemmere end forventet at komme i gang: I samarbejde med Ziik importerede Tor Dental sin medarbejderhåndbog og eksisterende rutiner til platformen, hvilket gjorde det muligt at begynde at bruge systemet uden at skulle opbygge det hele fra bunden.

"Det gjorde det virkelig nemmere at komme i gang."

Favoritfunktioner

Grupper og chats

Tor Dental bruger hver dag både gruppechats og individuelle chats, hvilket gør det nemt at kommunikere med alle eller kun med de personer, der har brug for specifikke oplysninger.

Dokumenter og tilladelser

Medarbejderhåndbøger, arbejdsgange, kontrakter og interne dokumenter er samlet ét sted, og takket være adgangsrettigheder sikres det, at medarbejderne kun kan se de oplysninger, der er relevante for dem.

"Alt er samlet ét sted."

Nyheder

Feedet bruges både til daglig kommunikation og til at dele opdateringer fra det sociale liv, hvilket hjælper kollegerne på de tre klinikker med at holde kontakten.

"Det tilskynder folk til at deltage."

Brugervenligt design

En af de vigtigste årsager til, at Tor Dental valgte Ziik, var platformens velkendte og intuitive brugergrænseflade. Da medarbejderne allerede vidste, hvordan platformen fungerede, gik indførelsen hurtigt i hele organisationen.