Én organisation, mange lokationer: Sådan skabte West Iceland Health Services et sted, hvor man kan mødes

Om virksomheden

West Iceland Health Services er en offentlig sundhedsorganisation, der leverer sundhedsydelser i hele det vestlige Island. Organisationen har mere end 600 medarbejdere fordelt på otte lokationer, herunder hovedhospitalet i Akranes samt sundhedscentre, plejehjem og andre tjenester i hele regionen. De store geografiske afstande og en mangfoldig medarbejderstab, der omfatter læger, sygeplejersker, ambulancepersonale, administrative medarbejdere, rengøringspersonale og andre faggrupper, gør intern kommunikation særligt vigtig. Medarbejderne skal føle, at de er en del af den samme organisation, men de har ikke nødvendigvis brug for adgang til nøjagtig de samme oplysninger.

Udfordringer før Ziik

Før Ziik anvendte West Iceland Health Services Workplace til intern kommunikation. Da det stod klart, at Workplace ville blive udfaset, begyndte organisationen at se nærmere på, hvad der havde fungeret, og hvad den ønskede at forbedre. En af de største udfordringer var den store mængde manuelt arbejde, der var forbundet med at vedligeholde kommunikationsstrukturen: Når en ny medarbejder blev ansat, skulle vedkommende manuelt placeres i de relevante grupper. Med mange forskellige lokationer, afdelinger og faglige roller krævede det løbende administration at holde strukturen i tråd med organisationen.

Samtidig ønskede man at forbedre den måde, hvorpå medarbejderne modtog information. Nogle meddelelser skulle nå ud til alle. Andre oplysninger var måske kun relevante for sygeplejersker, ambulancepersonale, ledere, en bestemt afdeling på hospitalet eller medarbejdere på en bestemt lokation. Organisationen ønskede også mere end blot en informationskanal: Fællesskab og medarbejderinddragelse var vigtige elementer fra starten. Da medarbejderne var spredt over et stort geografisk område, var der behov for et fælles rum, hvor folk også kunne opleve den sociale side af at tilhøre den samme organisation.

Krav til en ny løsning

Et centralt krav var, at den nye platform skulle afspejle den måde, organisationen rent faktisk er opbygget på. Afdelinger og stillingsbetegnelser fandtes allerede i organisationens HR-system, og målet var at skabe den samme struktur i Ziik, så medarbejderne automatisk kunne blive en del af det rette kommunikationsmiljø.

»Det var nok det vigtigste, vi gjorde i starten,« siger Sigurður Þór Sigursteinsson.

Organisationen ønskede desuden at kunne kommunikere på forskellige niveauer: på tværs af hele organisationen, efter lokation, efter afdeling og efter faglig rolle. Samtidig skulle platformen understøtte den oprindelige ambition om at skabe et fællesskab.

»Da vi skulle beslutte, hvad vi ville, var en af de ting, vi lagde vægt på, at vi ønskede at opbygge et fællesskab,« siger Sigurður Þór Sigursteinsson. »Vi ønskede noget socialt og et sted, hvor vi kunne mødes på tværs af forskellige lokationer.«

Resultater

Mere relevant kommunikation

Ziik giver Sundhedstjenesterne i Vestisland mulighed for at målrette information efter geografisk placering, afdeling og faglig rolle. For eksempel er der mere end 90 sygeplejersker registreret under én rolle i systemet. Hvis en oplysning specifikt vedrører sygeplejersker, kan organisationen kommunikere direkte med denne gruppe i stedet for at sende beskeden til alle.

Den samme fremgangsmåde kan anvendes inden for andre erhverv. Hvis der arrangeres en uddannelse specifikt for ambulancepersonale, kan der hurtigt oprettes en gruppe for de relevante medarbejdere, hvor de kan modtage information, dele filer og drøfte uddannelsen. Princippet er enkelt: Kun de personer, der har brug for informationen, modtager den.

Enklere onboarding og mindre manuel administration

West Iceland Health Services har indrettet Ziik, så det afspejler organisationens struktur i HR-systemet.

Tidligere skulle nye medarbejdere tilføjes manuelt til de relevante Workplace-grupper. I dag kan nye medarbejdere oprettes automatisk i Ziik som en del af onboarding-processen. Det betyder, at kommunikationsstrukturen er langt mere systematisk og nemmere at vedligeholde, når medarbejdere ansættes i organisationen eller skifter mellem forskellige roller.

Ét fælles mødested fordelt på otte steder

Selvom kommunikationen kan være meget målrettet, er medarbejderne stadig forbundet via et fælles virksomhedsfeed. Dette giver organisationen et fælles rum til information, der vedrører hele organisationen, samt til de mere sociale aspekter af arbejdslivet.

Ziik bruges for eksempel i forbindelse med medarbejderarrangementer og -aktiviteter, hvor det bidrager til at skabe forventning og engagement på tværs af organisationen. For West Iceland Health er denne kombination vigtig: Medarbejderne kan modtage oplysninger, der er relevante for deres eget arbejde, samtidig med at de føler sig som en del af et større fællesskab.

»Det skaber en rigtig positiv stemning,« siger Sigurður Þór Sigursteinsson.

‍Bedre indsigt i medarbejdernes anvendelse af løsningen

Indførelsen af en ny platform betyder ikke automatisk, at alle ændrer deres vaner fra den ene dag til den anden. På tidspunktet for interviewet havde omkring tre fjerdedele af medarbejderne hos West Iceland Health Services downloadet Ziik-appen, men udbredelsen varierede mellem de forskellige afdelinger og lokationer. Ziiks statistikker giver Sigurður Þór Sigursteinsson indsigt i, hvor platformen bruges aktivt, og hvor der muligvis er behov for yderligere støtte. Baseret på disse indsigter har han besøgt forskellige afdelinger, talt med medarbejderne og samarbejdet med de lokale ledere for at forstå, hvad der kan afholde folk fra at bruge platformen. Dette er med til at fremme brugen. I en hospitalsafdeling med omkring 45 medarbejdere er brugen nået op på over 90 procent.

»Det er meget vigtigt, at vi taler med de ansvarlige på lokalt plan og forklarer dem, hvorfor de bør bruge det,« siger Sigurður Þór Sigursteinsson. »Når de tager initiativet og begynder at bruge det, fungerer det rigtig godt.«

Favoritfunktioner

Grupper og roller

Grupper og roller giver West Iceland Health Services mulighed for at strukturere kommunikationen internt i organisationen. Medarbejderne kan kontaktes efter arbejdssted, afdeling eller faglig rolle, hvilket gør det nemmere at formidle relevante oplysninger uden at skulle sende hver eneste besked til hele organisationen.

Statistik

Brugerstatistikkerne hjælper Sigurður Þór Sigursteinsson med at få et overblik over, hvordan Ziik bliver taget i brug på tværs af forskellige lokationer og afdelinger. Det gør det muligt at identificere, hvor brugen er stor, og hvor ledere eller medarbejdere muligvis har brug for yderligere støtte.

Filer og genveje

Ziik fungerer også som et praktisk udgangspunkt for at finde arbejdsrelaterede oplysninger.

Sundhedstjenesterne i Vestisland har et eksisterende intranet og specialsystemer, og ikke alt er flyttet over til Ziik. I stedet hjælper filer og genveje medarbejderne med at finde de oplysninger og systemer, de har brug for. Sigurður Þór Sigursteinsson beskriver Ziik som et brugervenligt, mobilt kommunikationslag oven på det eksisterende intranet.

Chat

Sigurður Þór Sigursteinsson bruger chat i vid udstrækning i sit eget HR-relaterede arbejde. Det giver en nem måde at kommunikere direkte med medarbejdere og ledere på tværs af organisationen, uanset hvor de befinder sig.