De rigtige oplysninger, uanset hvor arbejdet foregår: Sådan forbinder Hurtigruta Carglass® sine teams i marken

Om virksomheden

Hurtigruta Carglass®, der er en del af Belron-koncernen, er en af Norges førende specialister inden for reparation og udskiftning af bilruder. Virksomheden har 370 medarbejdere fordelt på over 100 afdelinger i hele Norge, fra Alta helt oppe i nord til Kristiansand i syd.

En stor del af virksomhedens medarbejderstab består af teknikere, hvis arbejdsdag går med at yde hjælp til kunder og køretøjer ude på vejene. Derfor er mobil adgang til virksomhedens oplysninger særligt vigtig.

Udfordringer før Ziik

Den største udfordring inden for intern kommunikation for Hurtigruta Carglass® var at nå ud til de medarbejdere, der ikke sidder foran en computer hver dag. Der var derfor behov for en ny kanal, hvor vigtige oplysninger var let tilgængelige og umiddelbart til rådighed for alle, uanset hvor, hvornår eller hvordan de arbejdede.

Tidligere var det Workplace, der varetog denne kanal. Men da det stod klart, at tjenesten ville blive nedlagt, var der brug for en ny løsning. Denne gang var prioriteringen klar for ledelsen: Vigtige oplysninger skulle nå ud til de medarbejdere, som de var relevante for, herunder teknikere, der arbejder uden for kontoret.

Krav til en ny løsning

Den nye platform skulle være brugervenlig og mobilorienteret, så det blev nemt at nå ud til medarbejderne i hele organisationen. Den skulle desuden gøre det nemt at målrette information efter region, afdeling og fagområde i stedet for at sende alt til alle. Derudover var der behov for en funktion, der kunne give indsigt i, om særligt vigtige oplysninger rent faktisk var blevet læst.

Men deres vigtigste krav var at finde en partner, ikke blot en teknisk platform. Under udvælgelsesprocessen førte virksomheden samtaler med flere leverandører. Ziik skilte sig ud på grund af sin tætte og personlige tilgang.

»Vi havde indtryk af, at vores kontakter hos Ziik virkelig ønskede at forstå vores organisation og vores behov,« siger Bente Birkeland. »De havde fokus på at hjælpe os med at opnå succes, ikke blot på at levere en platform.«

Resultater med højdepunkter

Vigtige oplysninger sendes til teknikerne på deres mobiltelefoner

Den vigtigste ændring er ganske enkel: Teknikerne kan nu modtage oplysninger fra virksomheden direkte på deres mobiltelefoner. De behøver ikke at sidde ved en computer for at holde sig opdateret. Det gør kommunikationen langt mere tilgængelig for de medarbejdere, der bruger deres arbejdsdag på at reparere og udskifte bilruder i stedet for at tjekke e-mails ved et skrivebord.

Kommunikationen kan målrettes mod de rette medarbejdere

Hurtigruta Carglass® har oprettet en overskuelig gruppestruktur i Ziik. Der findes grupper for regioner og centrale funktioner samt specialområder, herunder HR, IT, drift, HSE, økonomi, salg og markedsføring. Dette gør det muligt at dele information med de medarbejdere, som den rent faktisk er relevant for, samtidig med at virksomhedsomspændende kommunikation stadig kan nå ud til alle, når det er nødvendigt.

Læsebekræftelser giver værdifuld indsigt

Ved vigtige meddelelser kan Hurtigruta Carglass® aktivere læsebekræftelser. Dette giver organisationen et overblik over, hvor mange medarbejdere der har set oplysningerne, og – når det er nødvendigt – hvem der har læst dem. For en medarbejderstab, hvor mange medarbejdere ikke arbejder ved en computer, er denne indsigt særligt værdifuld. Det bidrager til, at kommunikation ikke blot handler om at offentliggøre oplysninger, men også om at vide, om budskabet rent faktisk er nået frem til modtagerne.

Flere dele af organisationen bliver aktive kommunikatører

Efter cirka et år med Ziik har Hurtigruta Carglass® også sat fokus på at få de centrale afdelinger til at bruge platformen mere aktivt. HR, IT, driften og andre afdelinger opfordres i stigende grad til at offentliggøre relevante oplysninger direkte til medarbejderne. Dette arbejde har understreget en vigtig erkendelse: God intern kommunikation kræver løbende opmærksomhed. Ziik har støttet denne udvikling med praktisk træning, herunder direkte samarbejde med de centrale afdelinger for at vise, hvordan platformen kan bruges i praksis.

»Jo mere relevant og nyttigt indhold der offentliggøres, desto større værdi har Ziik for vores medarbejdere,« siger Bente Birkeland.

Favoritfunktioner

Mobilapp

For teknikere og andre medarbejdere, der ikke sidder ved en computer hver dag, er mobil adgang af afgørende betydning. Appen bringer virksomhedsoplysningerne direkte ind på den enhed, som medarbejderne alligevel har med sig.

‍Grupper

Grupper gør det muligt for Hurtigruta Carglass® at strukturere kommunikationen efter regioner, centrale funktioner og fagområder. Det bidrager til at gøre kommunikationen mere relevant og undgår, at hver eneste besked unødigt sendes til hele organisationen.

‍Læs bekræftelser

Læsebekræftelser giver Hurtigruta Carglass® mulighed for at se, om vigtige oplysninger rent faktisk er blevet læst. Dette er især nyttigt i forbindelse med kommunikation, hvor det ikke er nok blot at offentliggøre meddelelsen.

‍Chat

Chatten er meget udbredt i hele organisationen og giver medarbejderne en hurtig og enkel måde at kommunikere på tværs af teams og lokationer.