En mere smidig start med Ziik

Om virksomheden

Petrowsky Gruppen er en dansk, familieejet installations- og servicevirksomhed med speciale i vand, luft og energi. Virksomheden blev grundlagt i Vejle i 1973 og har udviklet sig fra en traditionel VVS-virksomhed til en specialiseret leverandør af tekniske installationer og serviceydelser. I dag har koncernen afdelinger i Vejle, Horsens og Kolding og beskæftiger omkring 65 montører, teknikere, lærlinge, projektledere, ingeniører og administrative medarbejdere. For Petrowsky Gruppen har denne vækst også medført en kommunikationsmæssig udfordring.

»Vi er sjældent alle sammen på én gang,« forklarer Anne Lyngholm Trant. »Vi har tre forskellige afdelinger, og vores montører tager ofte direkte ud til kunden. Vi støder ikke ind i hinanden i gangen eller mødes ved kaffemaskinen.«

Udfordringer før Ziik

At finde en bedre måde at nå ud til alle på

Petrowsky Gruppen havde allerede en digital medarbejderside på sin hjemmeside, hvor medarbejderne kunne få adgang til nyheder, medarbejderhåndbøger, sikkerhedsoplysninger og andre dokumenter. Problemet var at få folk til at bruge den. For en montør eller tekniker, der arbejder ude i felten, udgjorde det en unødvendig hindring at skulle besøge hjemmesiden og logge ind på medarbejderområdet via en mobiltelefon.

»Vi havde en fornemmelse af, at vores meddelelser ikke blev læst, og at medarbejdersiden ikke blev besøgt nok,« siger Anne Lyngholm Trant.

Det var desuden i høj grad en ensrettet kommunikation. Petrowsky Gruppen kunne offentliggøre oplysninger, men medarbejderne kunne ikke uden videre interagere med dem eller svare kolleger på tværs af organisationen. Og i takt med at virksomheden fortsatte med at vokse, ønskede Petrowsky Gruppen noget mere direkte: en app, der kunne nå ud til medarbejderne, uanset hvor de arbejdede, og samtidig skabe et stærkere digitalt fællesskab på tværs af lokationerne.

»For mange af vores montører og teknikere er telefonen deres vigtigste redskab – bortset fra en rørnøgle og hvad de ellers har i hænderne.«

Valg af Ziik

Petrowsky Gruppen gennemgik flere løsninger, inden man valgte Ziik. Kravene var klare: Platformen skulle fungere som en app, kunne sende notifikationer, være intuitiv at bruge og give virksomheden mulighed for at kommunikere både på tværs af hele organisationen og med enkelte afdelinger eller grupper. Bekræftelser på, at beskederne var læst, var et andet vigtigt krav.

»Det giver os stor tryghed at vide, at folk har fået de rigtige oplysninger på det rigtige tidspunkt,« siger Anne Lyngholm Trant.

Den velkendte brugergrænseflade spillede også en rolle. For medarbejdere, der ikke sidder ved en computer hele dagen, skulle platformen føles umiddelbart tilgængelig og ikke som endnu et IT-system, de skulle lære at bruge.

Krav til en ny løsning

At opdele et stort projekt i overskuelige trin

For Anne Lyngholm Trant har et af de stærkeste aspekter ved Ziik-indkøringen været dens struktur. At tage en ny kommunikationsplatform i brug sideløbende med det daglige arbejde kunne let blive overvældende. I stedet blev processen opdelt i en række klare, overskuelige trin. Hvert online-møde havde en dagsorden. Petrowskys Ziik-implementeringsteam vidste, hvad der skulle forberedes inden det næste møde, og teamet vendte gentagne gange tilbage til platformen for at sikre sig, at alt føltes velkendt, før man gik videre.

»Det har været en meget velstruktureret proces,« siger Anne Lyngholm Trant. »Det har altid stået klart, hvad vi skulle gøre, og hvad vi skulle have klar til det næste møde.«

Hvis noget ikke var helt klart, vendte de blot tilbage til det.

»Vi kunne selv afprøve forskellige ting, vende tilbage til det næste møde og vurdere, hvordan det var gået. Vi har følt os støttet gennem hele forløbet.«

Ikke gået i stå trods alt det hårde arbejde

Opsætningen af platformen indebar også, at en betydelig mængde eksisterende information skulle flyttes. Petrowsky Gruppen råder over omfattende medarbejder- og sikkerhedshåndbøger, retningslinjer og beskrivelser af arbejdsprocedurer. I stedet for at overlade det til virksomheden selv at overføre og organisere alt dette indhold, hjalp Ziik med at opdele materialet i kapitler og uploade det i en struktur, der er udformet med henblik på at gøre det lettere for medarbejderne at finde rundt.

»Vi har ikke været overladt til os selv til at finde ud af tingene eller kæmpe med det på egen hånd,« siger Anne Lyngholm Trant. »Hele forløbet er blevet styret godt lige fra starten.«

At have den samme Ziik-kontaktperson gennem hele onboarding-forløbet har også været med til at opbygge et forhold og gjort det nemt at få hjælp, når noget har forsinket processen.

Forberedelse af medarbejderne

I takt med at den tekniske og indholdsmæssige opsætning er skredet frem, er Petrowsky Gruppen begyndt at introducere Ziik for medarbejderne sted for sted. I stedet for blot at sende et downloadlink til alle via e-mail samler virksomheden medarbejderne på hvert sted til en uformel præsentation om eftermiddagen. Medarbejderne installerer appen på stedet, så Petrowsky kan sikre sig, at alle kommer i gang og får mulighed for at afprøve den, og de første reaktioner har været opmuntrende.

»Jeg tror, de kan se pointen i det,« siger Anne Lyngholm Trant. »Det er nemt at bruge, de får notifikationer, og det føles genkendeligt, fordi det fungerer ligesom andre apps, de allerede bruger.«

Muligheden for at kommunikere på tværs af organisationen har også vakt interesse. Det er vigtigt for Petrowsky Gruppen, fordi målet ikke blot er at formidle information mere effektivt. Det handler også om at hjælpe medarbejdere på tværs af forskellige stillinger og lokationer med at føle sig som en del af den samme virksomhed.

»Når man ikke nødvendigvis ser sine kolleger hver dag, kan man miste noget af den følelse af samhørighed,« siger Anne Lyngholm Trant. »Det er vigtigt for os, at alle føler sig som en del af et fællesskab og en del af én organisation.«

Klar til første dag

Når Ziik går i luften, vil Petrowsky Gruppens medarbejdere have adgang til virksomhedsnyheder, medarbejderhåndbøger, sikkerhedsvejledninger og andre vigtige oplysninger direkte på deres mobiltelefoner. Anne Lyngholm Trant ser også frem til at afprøve Ziiks AI-baserede søgefunktion, som giver medarbejderne mulighed for at stille spørgsmål på tværs af de uploadede dokumenter og blive henvist tilbage til kildematerialet. For en medarbejderstab, der har brug for hurtig adgang til omfattende sikkerhedsretningslinjer og praktisk information, mens de arbejder i marken, ser hun et betydeligt potentiale.

»Vi har opbygget et godt og tillidsfuldt forhold, og forløbet har været professionelt, velstruktureret og betryggende,« siger Anne Lyngholm Trant. »Det giver os tillid til det kommende samarbejde og glæder os til at komme i gang med at bruge platformen. Når vi sætter noget i drift, skal det simpelthen bare fungere. Vi føler os godt forberedte på det, fordi onboarding-forløbet har været så godt.«

Favoritfunktioner

Det, Petrowsky Gruppen især værdsætter ved introduktionsforløbet:

En klar og struktureret proces

Hvert møde har haft et klart formål, med overskuelige opgaver mellem møderne og en gennemsigtig plan frem mod lanceringen.

Praktisk hjælp til indholdet

Ziik hjalp med at organisere og uploade Petrowskys omfattende håndbøger og retningslinjer, hvilket mindskede arbejdsbyrden for det interne projektteam.

Kontinuitet og personlig støtte

Det faktum, at Petrowsky har haft den samme kontaktperson gennem hele forløbet, har gjort det muligt for ham at opbygge et godt forhold og få hurtig hjælp, når der er opstået spørgsmål.

Tid til at få selvtillid

I stedet for blot at overdrage platformen har introduktionsforløbet omfattet flere lejligheder til at gennemgå funktionerne igen, afprøve dem og drøfte oplevelsen ved det næste møde.