Én sandhedskilde: Sådan bruger Wonderfield kommunikation som et strategisk driftsværktøj

Om Wonderfield Group

Wonderfield Group er en international fødevarevirksomhed med aktiviteter på tværs af flere kanaler, herunder restauranter, kiosker, produktion og franchising. I Storbritannien og Irland omfatter virksomheden 33 YO! Sushi-restauranter og mere end 550 kiosker fordelt på mærker som YO! Sushi, Panku, Bento, Sushi Circle og UZUZU. Mens restauranterne ledes centralt, drives ca. 95 % af kioskerne af franchisepartnere. 

Dette skaber et meget mangfoldigt driftsmiljø. Virksomhedens restaurantteams, franchisepartnere, kolleger i marken og centrale supportfunktioner har alle brug for adgang til information, men deres behov er ofte forskellige. Det er derfor afgørende for den driftsmæssige succes at levere målrettet og relevant kommunikation og samtidig sikre ensartethed på tværs af organisationen.

Udfordringer før Ziik

Udvikling ud over traditionel informationsudveksling

Ligesom mange andre organisationer har Wonderfield historisk set benyttet sig af en kombination af systemer, herunder SharePoint, et virksomhedsintranet og Ziik. I takt med at virksomheden udviklede sig, og driften af kioskerne skiftede fra primært virksomhedsejede lokationer til en overvejende franchisedrevet model, blev kommunikationsbehovene stadig mere komplekse. 

Udfordringen bestod ikke længere blot i at offentliggøre oplysninger. Virksomheden havde brug for en måde at:

• Kommunikér effektivt med forskellige målgrupper.
• Sørg for, at oplysningerne forbliver relevante og målrettede.
• Giv franchisepartnerne adgang til det indhold, de havde brug for.
• Beskyt dem mod irrelevante virksomhedsoplysninger.
• Skab ensartethed på tværs af organisationen.

For at løse dette problem gennemførte Wonderfield en omfattende gennemgang af, hvordan Ziik var opbygget, styret og administreret. Under ledelse af det centrale driftsteam blev platformen omlagt, så den bedre kunne imødekomme brugernes mangeartede behov. 

I dag fungerer Ziik som et centralt informationsknudepunkt for både virksomhedens teams og franchisepartnere, hvor adgangsrettigheder og indholdsstrukturer er tilrettelagt med udgangspunkt i den operationelle relevans.

»Takket være hierarkiet og den måde, platformen administreres på, kan vi sikre, at folk får de oplysninger, de rent faktisk har brug for. Vi overbelaster hverken franchisepartnerne med oplysninger om restauranterne eller restauranterne med oplysninger om detailhandlen. Det er oplysninger, der er relevante for deres specifikke rolle.«

Krav til en ny løsning

Oprettelse af en selvbetjeningsplatform

Wonderfields ambition rækker ud over traditionel intern kommunikation. Målet er at skabe et selvbetjeningsmiljø, hvor teams hurtigt kan finde svar på driftsmæssige spørgsmål uden at være afhængige af e-mails eller at skulle eskalere rutinespørgsmål gennem ledelseskanalerne. 

Uanset om man har brug for at finde et planogram, forstå en igangværende kampagne, finde hjælp til vedligeholdelse, ansætte en medarbejder eller løse et IT-problem, bør platformen give en enkel vej til det rigtige svar. 

Denne tilgang giver fordele, der rækker ud over den praktiske bekvemmelighed. Ved at mindske antallet af gentagne henvendelser til supportafdelingerne kan de centrale teams bruge en større del af deres tid på strategisk support og forretningsforbedringer.

»Hvis en afdeling får stillet det samme spørgsmål 50 gange, siger jeg: Lad os gøre noget ved det. Uanset om det drejer sig om at udarbejde indhold, forbedre søgefunktionerne eller opdatere FAQ’en. Det betyder, at vi udnytter vores tid mere effektivt og støtter franchisepartnere og restauranter på en bedre måde.« 

Resultater

En version af sandheden

Kernen i Wonderfields kommunikationsstrategi er et simpelt princip: at skabe én enkelt, pålidelig informationskilde. 

I stedet for at informationerne bliver gemt på individuelle drev, deles uformelt eller fortolkes forskelligt fra sted til sted, er Ziik ved at blive det sted, hvor teams ved, at de kan finde de nyeste og mest præcise retningslinjer. 

Afdelingssiderne følger en ensartet struktur, uanset om brugerne besøger siderne for Økonomi, Rekruttering, IT, Drift eller en anden afdeling. Standardiserede layouts, ofte stillede spørgsmål, hurtiglinks og kontaktoplysninger hjælper brugerne med at navigere mere effektivt i indholdet og skaber en genkendelig oplevelse på tværs af platformen. 

»Én version af sandheden. Der er ét svar, ikke flere forskellige svar.«

Fremme af selvbetjening gennem AI

Indførelsen af AI-baseret søgning udgør næste fase i Wonderfields digitale kommunikationsstrategi. I stedet for manuelt at søge gennem dokumenter eller afdelingssider kan brugerne blot stille et spørgsmål og få et øjeblikkeligt svar baseret på det indhold, der er tilgængeligt på hele platformen. 

Teknologien forbedrer ikke blot adgangen til information, men fremhæver også muligheder for løbende forbedringer. Hvis brugerne ikke kan finde et svar, giver det anledning til at undersøge, om det nødvendige indhold findes, eller om det skal opdateres. 

»Den AI-baserede søgemaskine vil gøre livet betydeligt nemmere for alle. Hvis man blot kan skrive det, man har brug for, og straks få svaret, er det en kæmpe fordel. Det sparer tid og hjælper vores teams med at finde de rigtige oplysninger.« 

For Wonderfield er det lige så vigtigt at sikre informationskvaliteten som at gøre informationen søgbar.

»Platformen skal opdateres, så der tilføjes nye oplysninger og forældede oplysninger fjernes, samtidig med at der indarbejdes forslag fra vores teams, der kan hjælpe dem med at udføre deres opgaver«. 

Udviklet til at understøtte vækst

Skalerbarhed er blevet endnu en væsentlig fordel.

I takt med at virksomheden vokser, kan platformen automatisk tilknytte brugere til de rette grupper, regioner og afdelingsstrukturer. Nye lokationer kan hurtigt integreres, mens nedlagte lokationer kan fjernes uden omfattende administrativt arbejde. 

Disse funktioner bidrager til at sikre, at styringen forbliver ensartet i takt med organisationens vækst, hvilket mindsker den manuelle arbejdsbyrde og samtidig forbedrer brugeroplevelsen. 

Succesen med implementeringen i Storbritannien og Irland bidrager nu til at fremme en bredere udbredelse i hele Wonderfield-koncernen. Erfaringerne deles med Sushi Take-forretningen i Spanien, mens der samtidig undersøges yderligere muligheder i andre dele af organisationen.

»Det handler om, at vi som franchisegiver skal blive bedre, så vi kan gøre livet lettere for franchisetagerne.« 

Et partnerskab med fokus på løbende forbedringer

For Graeme Barnes rækker samarbejdet med Ziik ud over en ren teknologiplatform. Efter at have tilbragt mere end to årtier i ledende stillinger inden for hotel- og restaurationsbranchen anerkender han værdien af at samarbejde med leverandører, der sætter spørgsmålstegn ved gængse antagelser og bidrager til at løse problemer effektivt. 

Forholdet mellem Wonderfield og Ziik har udviklet sig til et partnerskab, der er centreret om løbende forbedringer, innovation og brugerfeedback. Idéer fra franchisepartnere, restaurantteams og supportafdelinger er ofte med til at forme fremtidige udviklinger og forbedringer. 

»Wonderfield og Ziik har et fantastisk samarbejde. Vi arbejder sammen om at gøre platformen så god som muligt for vores teams. Vi kan fremsætte udviklingsforslag på baggrund af den feedback, vi modtager fra vores medarbejdere.« 

Favoritfunktioner

Søgefunktion med AI

Brugerne kan stille spørgsmål direkte og få svar baseret på oplysninger fra hele platformen, hvilket gør det nemmere at få adgang til og navigere i det operationelle indhold. 

Målrettede tilladelser og brugergrupper

Indholdet kan tilpasses til franchisepartnere, restauranter, afdelinger og andre målgrupper, så brugerne kun modtager oplysninger, der er relevante for dem. 

Tv-kanaler

Vigtige driftsopdateringer kan offentliggøres i kontrollerede kanaler, hvilket forhindrer, at værdifulde oplysninger går tabt i bredere diskussioner. 

Brugsanalyse og læsbekræftelser

Rapporteringsværktøjer hjælper Wonderfield med at få indsigt i engagementet, overvåge anvendelsen og finde muligheder for at forbedre kommunikationens effektivitet.