Det kan være ensomt at drive en virksomhed. Med Ziik behøver det ikke at være sådan, når man skal opbygge et netværk.

Om virksomheden

Trafalgar Education er moderselskabet bag to internationale mærker inden for uddannelse i scenekunst: Stagecoach Performing Arts og Drama Kids. 

Stagecoach blev grundlagt i Storbritannien i 1987 og tilbyder fritidsundervisning i sang, skuespil og dans for børn i alderen 3 til 18 år. Lisa var selv en af de første elever, inden hun senere skabte sig en karriere inden for franchising og til sidst blev administrerende direktør. 

Drama Kids stammer fra Australien og bruger teater til at hjælpe børn med at udvikle deres sprogfærdigheder, selvtillid og kommunikationsevner. Tilsammen når de to mærker ud til mere end 170.000 elever i flere lande. Undervisningen foregår gennem omfattende franchisenetværk, hvor ejerne driver uafhængige lokale virksomheder under de to etablerede mærker.

Udfordringer før Ziik

Franchisenetværket kommunikerede allerede før Ziik, men samtalerne var spredte. Der var e-mails, individuelle kontakter og adskillige WhatsApp-grupper. Nogle franchisetagere var med i flere grupper på samme tid og diskuterede ofte lignende emner med lidt forskellige sammensætninger af deltagere.

»En franchisetager fortalte mig, at hun var med i syv forskellige WhatsApp-grupper,« husker Lisa Stead. »De diskuterede ofte de samme emner, men med forskellige deltagere i hver gruppe.«

Det var ikke løsningen blot at samle dem i én stor chat. Franchisetagerne ønskede separate rum til forskellige samtaler – lige fra at udvide virksomheden og øge omsætningen til de udfordringer, der følger med at blive forælder for første gang eller at gå gennem overgangsalderen.

»De ønskede alle disse samtaler,« forklarer Lisa Stead. »De ville bare ikke have, at de var spredt ud over syv forskellige steder.«

Trafalgar Education havde brug for én platform, der kunne samle netværket uden at fjerne de mindre fællesskaber og de målrettede samtaler, som franchisetagerne satte pris på.

Krav til en ny løsning

Platformen skulle understøtte to separate mærker, der hver havde sin egen identitet, tone og brugergruppe. Den skulle desuden:

• intuitivt nok til at kunne bruges uden formel uddannelse
• tilgængelig på tværs af lande og tidszoner
• egnet til både opbygning af fællesskab og formel kommunikation fra hovedkontoret
• kan håndtere manualer, overholdelsesdokumenter og vigtige dokumenter
• fleksibel nok til at kunne tilbyde forskellige adgangsniveauer i takt med, at brugerbasen vokser.

Ziik tilbød Trafalgar Education den usædvanlige kombination af ét grundlæggende system og to forskellige brandede miljøer.

»Drama Kids-platformen føles som Drama Kids, og Stagecoach-platformen føles som Stagecoach,« siger Lisa Stead. »Men på hovedkontoret behøver vi kun at sætte os ind i og administrere ét system.«

Resultater

Franchisetagere behøver ikke længere at drive deres virksomheder alene

Ziik giver franchisetagerne et fælles forum, hvor de kan stille spørgsmål, drøfte udfordringer og lære af hinanden. Nogle gange er det hovedkontoret, der kommer med svaret. Andre gange har en anden franchisetager måske allerede stået over for det samme problem og kan give øjeblikkelig rådgivning.

»De opmuntrer hinanden, motiverer hinanden og deler de ting, de er stolte af,« siger Lisa Stead.»Nogen lægger måske et indlæg om en præstation, som deres elever har opnået, og så reagerer folk, lykønsker dem og spørger, hvordan de har gjort det.«

Denne gensidige støtte har bidraget til at skabe en bredere følelse af fællesskab på tværs af lande og tidszoner.

Ét netværk med plads til forskellige samtaler

I stedet for en lang række uafhængige WhatsApp-grupper har franchisetagerne nu ét sted, hvor samtalerne stadig kan struktureres efter forskellige interesser og behov. Platformen virker genkendelig, fordi den fungerer på samme måde som de sociale medier, som folk allerede kender, men den forbliver et privat, arbejdsfokuseret miljø.

»Det er farverigt, lyst og interaktivt,« siger Lisa Stead. »Det virker som noget, folk har lyst til at bruge. Det føles ikke som arbejde.«

For hovedkontoret udgør det desuden en klar kanal til meddelelser, nyheder og vigtige opdateringer.

Viden er tilgængelig, når der er brug for den

Begge mærker har lagt deres driftsvejledninger og supportoplysninger ind i Ziik. I stedet for at skulle bladre gennem mapper eller vente på svar fra hovedkontoret kan franchisetagerne søge efter de oplysninger, de har brug for, når spørgsmålet opstår – selv uden for normal kontortid.

»Hvis de arbejder klokken ti om aftenen, behøver vi ikke at gøre det,« siger Lisa Stead. »Appen klarer arbejdet for os.«

De søgbare vejledninger omhandler både driftsmæssige spørgsmål og vigtige kontaktoplysninger inden for områder som beskyttelse, trivsel og støtte til børn med særlige pædagogiske behov.

Det er nemmere at sikre overholdelse af reglerne

Franchisetagere skal føre dokumentation, der dækker områder som forsikring, baggrundstjek, sundheds- og sikkerhedspolitikker samt risikovurderinger. Nogle dokumenter skal fornyes årligt, mens andre følger andre tidsplaner. Tidligere blev meget af dette håndteret via e-mail, hvor anmodninger og påmindelser let kunne forsvinde blandt henvendelser fra potentielle studerende. Med Ziik modtager franchisetagere tydelige påmindelser og kan udføre de nødvendige opgaver direkte fra deres mobiltelefoner.

»Når det hele først er programmeret, tager det stort set hånd om processen for dig,« forklarer Lisa Stead.

Ved særligt vigtige opdateringer kan hovedkontoret kræve, at brugerne læser hele meddelelsen og bekræfter, at de har set den. Teamet kan derefter følge op direkte hos dem, der ikke har svaret.

Hurtig implementering uden en langvarig udrulning

Lisa Stead stiftede første gang bekendtskab med Ziik på International Franchise Show, hvor hun indvilligede i en ti minutters demonstration, efter at hun i første omgang havde insisteret på, at hun ikke ønskede at få solgt noget.

»I løbet af de ti minutter kunne jeg se, hvor enkelt og nemt det var,« siger hun. »Jeg tænkte: Det er lige det, vi har brug for.«

Implementeringen bekræftede dette indtryk. Efter at have været igennem andre systemimplementeringer, der havde taget måneder, oplevede Lisa Stead, at Ziiks onboarding var usædvanligt ligetil. Allerede inden for den første måned havde omkring 80 % af Stagecoach-franchisenetværket logget ind, uden incitamenter eller et omfattende uddannelsesprogram.

»Vi viste dem blot, hvor det var, og hvordan de skulle oprette en adgangskode,« siger hun . »De kunne straks se fordelen ved det.«

Favoritfunktioner

Nyheder

For franchisetagere udgør nyhedsfeeden omdrejningspunktet i fællesskabet. Her finder de et velkendt forum, hvor de kan stille spørgsmål, fejre elevernes præstationer, udveksle ideer og bede deres kolleger om råd. Da samtalerne forbliver synlige for hele netværket, kan et svar komme langt flere til gode end blot den person, der oprindeligt stillede spørgsmålet.

»Det giver alle mulighed for at træde til og hjælpe, uanset om det er en fra hovedkontoret eller en anden franchisetager.«

Søgbare driftsvejledninger

Driftsvejledningerne giver franchisetagerne adgang til support, når de har brug for det. I stedet for at lede i mapper eller kontakte hovedkontoret kan de indtaste et spørgsmål og hurtigt finde det relevante afsnit. Det er især en stor fordel i et globalt netværk, hvor franchisetagerne måske arbejder længe efter, at hovedkontoret i Storbritannien har lukket.

Værktøjer og påmindelser til overholdelse af reglerne

Ziik giver Trafalgar Education ét samlet sted til at administrere tilbagevendende dokumentations- og compliancekrav. Automatiske påmindelser mindsker den administrative byrde for både hovedkontoret og franchisetagerne, mens muligheden for at se, hvad der er afsluttet, gør opfølgningen mere målrettet og effektiv.

Roller og adgangskontrol

I takt med at Trafalgar Education forbereder sig på at ansætte driftschefer, skoleledere og lærere, vil muligheden for at definere roller og adgangsrettigheder blive stadig vigtigere. De enkelte franchisetagere kan give teammedlemmerne adgang til de oplysninger, de har brug for, uden at videregive fortrolige eller irrelevante oplysninger. Samtidig bevarer hovedkontoret den centrale kontrol og kan straks inddrage adgangen, hvis det bliver nødvendigt.

Læs bekræftelser

Når der er tale om vigtige oplysninger, kan Trafalgar Education kræve, at franchisetagerne læser en opdatering i sin helhed og bekræfter, at de har gjort det. Dette giver hovedkontoret et klart overblik over, hvem der har modtaget vigtige oplysninger, og gør det muligt at følge op direkte på det relativt lille antal, der ikke har gjort det.