En gruppe til hvert projekt: Sådan bruger Sandøy Byggservice Ziik på byggepladsen

Om virksomheden

Sandøy Byggservice er et norsk byggefirma, der har specialiseret sig i nybyggeri, renovering og tilbygninger. Virksomheden varetager alt fra grundarbejde til færdige boliger, ofte som totalentreprenør på tværs af alle fagområder. Virksomheden har omkring 18 medarbejdere, herunder tømrere, ingeniører og administrativt personale. På ethvert givet tidspunkt har de typisk mellem fem og otte byggeprojekter i gang sideløbende. Som en del af Mesterhus-kæden drager de også fordel af fælles tekniske ressourcer, markedsføringsstøtte og adgang til færdigdesignede boligkoncepter, samtidig med at de opererer som en selvstændig virksomhed.

Udfordringer før Ziik

Inden Sandøy Byggservice begyndte at bruge Ziik, benyttede virksomheden Telegram som sit primære kommunikationsværktøj.

»Det fungerede, men det var ikke ideelt,« forklarer Erlend Sandøy.

Han fremhæver to hovedbekymringer: »Jeg har altid været lidt skeptisk over for sikkerheden,« siger han.»Og den havde ikke alle de funktioner, vi havde brug for.«

Da der kørte flere projekter på samme tid, og teams arbejdede på tværs af forskellige lokationer, var det nødvendigt, at kommunikationen var både pålidelig og velstruktureret, og det var noget, de følte, at deres tidligere løsning ikke fuldt ud understøttede.

Krav til en ny løsning

Sandøy Byggservice vidste, at de ikke havde brug for et kompliceret system. Det, de havde brug for, var noget, der kunne forbedre deres daglige kommunikation. Men det behøvede ikke at erstatte det obligatoriske system til dokumentation og kvalitetssikring af byggeprojekter, som de allerede havde på plads. 

Kort sagt søgte de en løsning, der:

- følte sig mere tryg

- bød på bedre funktionalitet

- kommunikationsstøtte på tværs af projekter

- kan nemt bruges af alle i virksomheden

Resultater

Et fælles område til hvert projekt 

Den vigtigste ændring har været den måde, kommunikationen foregår på i projekterne. For hvert nyt projekt oprettes der en dedikeret gruppe i Ziik, hvor alle involverede kan kommunikere.

»Hvis nogen er ude på byggepladsen og har et spørgsmål, kan de tage et billede, skrive en kort besked og lægge den op i projektgruppen,« siger Erlend Sandøy.

Det betyder færre afbrydelser og mere overskuelig kommunikation: »Man behøver ikke ringe til nogen og forklare det hele. Man kan bare vise det.«

Bedre overblik på tværs af flere lokationer 

Når der kører flere projekter på samme tid, gør det en stor forskel at have en struktureret måde at kommunikere på. Alle samtaler vedrørende et projekt samles ét sted, hvilket gør det nemmere at holde styr på beslutninger og følge med i det igangværende arbejde.

En nem måde at holde alle opdateret på

Sandøy Byggservice bruger også Ziik til intern kommunikation. Hver fredag sender Erlend en ugentlig opdatering ud til alle medarbejdere.

»Jeg deler planen for den kommende uge, så alle ved, hvor de andre skal arbejde. Og nogle gange tilføjer jeg lidt information om den forgangne uge,« forklarer Erlend Sandøy.

Det giver alle et klart overblik og gør det lettere at koordinere arbejdet på tværs af projekterne.

Fungerer på tværs af forskellige aldersgrupper

Sandøy Byggservice har medarbejdere i alderen fra teenageårene til 60-årsalderen. Det er ikke alle, der bruger systemet på samme måde.

»Nogle af de ældre foretrækker stadig at ringe,« siger Erlend Sandøy. »De svarer måske ikke altid i appen.«

 Men alligevel kommer budskabet frem: »De ser beskederne, og det kan vi se, for arbejdet bliver udført.«

Favoritfunktioner

Projektgrupper for kommunikation på byggepladsen

Ved at oprette en gruppe til hvert projekt kan teams kommunikere hurtigt og tydeligt.

”Du kan bare tage et billede og lægge det op. Så er det meget nemmere at forklare tingene.”

Opdateringer for hele virksomheden 

De ugentlige opdateringer giver alle medarbejdere et klart overblik over det kommende arbejde og de seneste udviklinger.

”Det er en nem måde at holde alle opdateret på.”

Vejledninger og ofte stillede spørgsmål

Ziik bruges til at gemme medarbejderhåndbøger og praktiske oplysninger, herunder regler, rutiner og ofte stillede spørgsmål.

»Det er godt, at man nemt kan få fat i den information.«

Genveje til værktøjer og tjenester

Links til eksterne systemer, såsom interne tjenester eller eksterne udbydere, er samlet ét sted.

»Det fungerer rigtig godt for os,« konkluderer Erlend Sandøy.